طرح پیشنهادی پروژه یک سند اساسی است که به شما در فروش یک پروژه بالقوه به حامیان مالی و ذینفعان کمک میکند. طرح پیشنهادی برای هر پروژه یکتا است اما فرمت این طرحهای پیشنهادی اساساً یکی است. ما (نویسندگان مقاله) حتی یک قالب پیشنهادی پروژه رایگان ایجاد کردهایم تا به شما در ساختن سند خود کمک کند بنابراین لازم نیست هر بار که پیشنویس پیشنهادی خود را تهیه میکنید، بهاصطلاح چرخ را دوباره اختراع کنید. این کار به شما کمک میکند تا ضمن استفاده از یک طرح پیشنهادی آسان برای دنبال کردن، بر محتوای برنامه پیشنهادی تمرکز کنید. اما قبل از شروع باید در ذهن افرادی که درگیر کار هستند، باشید. آنها سؤالات بسیاری خواهند داشت و شما میخواهید مطمئن شوید که همه این سؤالات در سند پیشنهادی پروژه شما پاسخ داده میشوند. سؤالهایی از قبیل:
- مشکلی که میخواهید حل کنید چیست؟
- چگونه پروژه با اهداف استراتژیک سازمان شما مطابقت دارد؟
- مزایا برای کاربر چه هستند؟
- برای اندازهگیری موفقیت از چه معیارهایی استفاده خواهید کرد؟
- تحویل دادنیها چه هستند؟
- بازههای زمانی چه هستند؟ مهلتهای زمانی چه هستند و چگونه میخواهید آنها را بیابید؟
- منابعی که برای انجام بهموقع پروژه لازم دارید چیست؟
- بودجه پروژه چقدر است؟
- خطرات و مشکلات چه هستند؟
- افراد مسئول پروژه چه کسانی هستند و نقش آنها چیست؟
- پروژه چگونه گزارش خواهد شد؟
بیشتر پیشنهادها پروژه بهگونهای طراحیشدهاند که در تکمیل سند به همه سؤالات شما پاسخ میدهند. بهعنوانمثال قالب word طرح پیشنهادی پروژه ما (نویسندگان مقاله) به این شش بخش اساسی تقسیمشده است:
- خلاصه اجرایی: به این مورد بهمانند اتاق آسانسور فکر کنید. پروژه را به روشی برای جذب حامی مالی تبدیل کنید.
- تاریخچه: پروژه را در متن قرار دهید. به موارد قبلی توجه داشته باشید و اینکه چگونه میتوانند به موفقیت پروژه کمک کنند یا به آن آسیب برسانند.
- الزامات: مشکل کسبوکار و راهحلهای پروژه را با جزییات شرح میدهد یا اینکه پروژه از چه موقعیتهایی بهره میبرد.
- راهحل: برنامهای را برای حل مشکل یا بهره بردن از فرصت شرح میدهد.
- مجوز: در سراسر پروژه افرادی را که مجوز دارند، یادداشت کنید.
- ضمایم: در اینجا اوراقی را که از طرح پیشنهادی شما پشتیبانی میکند، الحاق میکنید.
البته اینها حداقل کارهایی است که باید انجام شود. نوشتن یک طرح پیشنهادی اولین قدم برای برآورد کلی از این است که پروژه برای رسیدن به چه دستاوردی طراحیشده است و قالب ما به شما کمک میکند تا تمام نگرانیها و سؤالات مخاطبان خود را برطرف کنید. اما روشهای بسیار دیگری وجود دارد که میتوانید طرح پیشنهادی خود را برای اثربخشیِ بیشتر آن اجرا کنید. این پنج نکته را عملی کنید و هر بار یک طرح پیشنهادی انتخابشده و برتر خواهید داشت. اول به این طرح پیشنهادی بهخودیخود بهعنوان یک پروژه فکر کنید. (البته یک پروژه کوچک) تمام مهارتهای مدیریت پروژه و تجربیاتی که در مورد تعیین مراحل مربوط به ایجاد طرح پیشنهادی پروژه ارائه میدهید، اعمال کنید، ازجمله اینکه پروژه چه مدت طول میکشد و از چه منابعی برای تحقق آن استفاده خواهید کرد.
بهترین طرحهای پیشنهادی آنهایی هستند که بهخوبی موردتحقیق قرارگرفتهاند. منجمله زمان صرف شده برای تحقیق و البته برخی از شناوریها را برای تأخیر در درخواستهای دادهها در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که برای زمانی که واقعاً ارائه دارید برنامه میریزید. برای این احتمال آمادهباشید که وقتی ایدهای را جلوی حامیان مالی یا مدیران برای بحث در جلسه ملاقات مطرح میکنید، واقعاً برخی جزییات پروژه در آن زمان را با جزییات برای آنها مطرح کنید. بعضی از افرادِ کنجکاو ممکن است درجایی که شما سعی میکنید جلسه را خیلی ساده جلو ببرید، سؤالاتی از شما بپرسند. بنابراین حتماً کارهای اولیه را روی طرح پیشنهادی انجام دهید، در همان حد حداقلی، تا بتوانید هوشمندانه راجع به آن صحبت کنید. شما نمیخواهید که حامیان مالی ایده را قبل از اینکه خوب در موردش بشنوند، رد کنند.
در آخر، در حین اینکه طرح پیشنهادی را با پیشنویس توسعه میدهید و جلو میبرید، برای دریافت بازخورد همتایان، یا حتی مربی و حامیان مالی به خودتان فرصت دهید. از مشاوران معتبر بخواهید تا ایده و پیشنویسهای شما را مرور کنند و همچنین در مورد ارائه تمرینی بازخورد بدهند. حتماً وقت خود را برای دخیل کردن بازخوردها تنظیم کنید.
