دفتر مدیریت پروژهکنترل و مدیریت پروژهمدیریت ریسک
قبل از اینکه بپرسیم چگونه، برنامه‌ریزی پروژه را با ۵ سؤال دربارۀ چیستی پروژه شروع کنیم
با تمام ابزار، فنون و فرایندهایی که در حرفۀ خود داریم، گاهی‌اوقات حتی اصول ابتدایی مدیریت پروژه را درنظر نمی‌گیریم. اگر بتوانیم با نگاهی کودکانه رویکرد خود را ارزیابی کنیم، می‌توانیم از پیچیده کردن امور اجتناب کنیم.
در برنامه‌ریزی پروژه باید ۵ سؤال دربارۀ چیستی پروژه بپرسیم تا بتوانیم از زمینه و نمای جزئیات ریزی که در هر برنامۀ پروژه‌ای وجود دارند مطلع باشیم.
- چه هدفی؟ برای تعریف محدوده فی‌النفسه باید به این سؤال پاسخ داد که «چه می‌خواهیم انجام بدهیم؟» باورکردنی نیست که چه تعداد پروژه، بدون پاسخ واضحی به این سؤال، سرگردان‌اند و فقط منابع باارزش را هدر می‌دهند.
- چرا؟ (چرا؟ چرا؟ چرا؟!)– وقتی بزرگ می‌شویم کنجکاوی خود را برای آموختن چیزهای جدید ازدست می‌دهیم. شاید یک یا دوبار بپرسیم که «چرا این پروژه را انجام می‌دهیم؟» اما چند وقت یک‌بار واقعاً و عمیقاً انگیزه‌ها و مزایای مهم و اصلی این پروژه را کندوکاو می‌کنیم؟ پرسیدن «چرا» یک تکنیک متدوال برای بهبود عملکرد است؛ چرا که باید مطمئن شویم دلیل سرمایه‌گذاری ما در یک پروژه، یک انگیزۀ سطحی نیست.
- چه کسی؟- شاید پرسیدن دربارۀ هدف پروژه ماهیت پروژه را به‌کفایت برای ما معلوم نسازند و با تکیه به آن نتوانیم تمام مهارت‌ها و تخصص‌های لازم را شناسایی کنیم؛ اینکه چه کسی عهده‌دار نقش‌های کلیدی برای به‌انجام‌رساندن این هدف است نیز ضرورت دارد.
- چه‌موقع؟- چه‌موقع پاسخِ «چه می‌خواهیم» باید برای دستیابی به «چرا» به سازمان تحویل داده شود؟
- کجا؟- بهترین محل برای اجرای کار و رسیدن به پاسخ «چه خواهیم» کجاست؟
بعد از پرسیدن این پنج سؤال است که مدیر پروژه می‌تواند توجه خودش را به سؤالی که پیش‌ازاین ذهنش را مشغول خود می‌کرد معطوف کند: چگونه؟
اگر به این طریق عمل کنیم، به‌دلیل ندانستن ماهیت پروژه و سرگردانی در رویکردها و شیوه‌ها و روش‌شناسی‌ها، زمان زیادی هدر نمی‌شود.
