بهترین روشها برای مدیریت محدوده
حوزۀ دانش مدیریت محدوده تماماً به این معناست که مطمئن شویم تمام امور لازم برای تکمیل پروژه را لحاظ کردهایم. برای مؤثر بودن در مدیریت محدوده باید بیاموزید که چهچیز را در محدوۀ پروژه کنترل کنید و چهچیز را کنترل نکنید. در این مقاله چند روش برای مدیریت موفق محدوده پیشنهاد میشود.
- نیازمندیهای پروژه را جمع کنید؛
- محدوده را تعریف کنید؛
- یک ساختار شکست کار ایجاد کنید؛
- محدوده را بررسی کنید و فیدبک بگیرید.
- نیازمندیهای پروژه را جمعآوری کنید
تعریف و سپس کنترل مؤثر محدودۀ پروژه مستقیماً از اهداف و نیازمندیهای پروژه متأثر است. به این دلیل باید اطلاعات لازم را جلوتر جمع کنید، حتی قبل از شروع پروژه. با درک واضح نیازهای ذینفعان و قابلیتها و محدودیتهای منابعتان، شانس بیشتری برای موفقیت دارید.
سادهترین راه برای جمعآوری نیازمندیها مصاحبه و صحبت با ذینفعان کلیدی است. تصورشان را از محصول تکمیلشده، اقلام تحویلیای که انتظار دریافت آن را دارند و زمانبندی پروژه جویا شوید. وقتی که اطلاعات موردنیاز را فهمیدید باید یک برنامۀ مدیریت محدوده تنظیم کنید که فرایندی را تعریف میکند که متشکل از تعریف محدوده، مستند کردن محدوده، بررسی و پذیرش محدوده و مدیریت درخواستهای تغییر است.
- محدوده را تعریف کنید
محدودۀ پروژه معمولاً شامل مجموعهای از اقلامتحویلی، یک بودجۀ معین، و زمان موردانتظار ختم پروژه است. با جمعآوری نیازمندیهای پروژه در مرحلۀ قبل میتوانید محدوده را تعریف کنید. حتماً بنویسید که پروژه دقیقاً شامل چیست و شامل چه نیست. هر نوع تغییری در محدودۀ پروژه میتواند بر زمانبندی پروژه، بودجه، و درنهایت بر موفقیت پروژه تأثیر بگذارد. با داشتن یک تعریف دقیق و شفاف از محدوده میتوانید تغییرات را هنگام وقوعشان مدیریت کنید. اگر تعریف دقیقی از محدوده داشته باشید میتوانید بهسادگی بپرسید: «آیا این تغییرات در محدودۀ پروژه خواهد بود؟» اگر پاسخ بله است، تغییر را بررسی و تأیید میکنید. اگر جواب منفی است، آن را درنظر داشته باشید و برای زمان یا پروژۀ دیگری نگه دارید.
- یک ساختار شکست کار بسازید
ساختار شکست کار یا WBS یک ارائۀ گرافیکی از سلسلهمراتب پروژه است. WBS تیم پروژه را مجبور میکند که تمام سطوح پروژه را بفهمند و وظایف اصلی را که برای تکمیل بهموقع پروژه لازم است شناسایی کنند. با شروع از هدف انتهایی و سپس تقسیم فرعی آن به مراحل یا مؤلفههای قابلمدیریت ازلحاظ اندازه، مدت و مسئولیت، ساختار شکست کار نمای کاملی از کل پروژه فراهم میکند. بهعلاوه این چارچوب برنامهریزی و کنترل محدودۀ پروژه را آسانتر میکند زیرا یک نمودار گرافیکی دارید که برای انجام وظایف و وظایف فرعی هر فاز پروژه میتوانید به آن رجوع کنید. این یک قانونی عمومی است که هیچ وظیفهای در ساختار شکست کار نباید از ۸ ساعت کمتر یا از ۸۰ ساعت بیشتر باشد.
۴. محدوده را بررسی کنید و بازخورد (فیدبک) بگیرید
به دلیل اینکه انتظار میرود که پروژهها موعدهای تحویل سختگیرانهای داشته باشند، بررسی محدوده پروژه قبل و طی سیکل پروژه حیاتی است. تأیید محدوده را میتوان بعد از اینکه هر وظیفۀ اصلی یا فاز کامل شد، یا اگر پروژه کوچکتر است، بعد از تکمیل پروژه انجام داد. برای بررسی محدوده، مشتری پروژه یا ذینفع آن را ملاقات کنید. از آنها بخواهید که رسماً اقلام تحویلی پروژه را تأیید کنند. این شامل یک تأییدیۀ کتبی از دریافت اقلام تحویلی و درخواست فیدبک دربارۀ کار انجامشده است.
فیدبک گرفتن از مشتری راه فوقالعادهای است برای بهبود فرایندها و اطمینان از اینکه مشتری از کار شما و وضعیت پروژه راضی است. مهمترین نکته در این خصوص ارتباط مناسب و پردفعات است. بررسی محدوده و بازخورد گرفتن به شما کمک میکند که بتوانید مشتری را به محدودۀ تعریفشدۀ پروژه، کنترل کیفیت، و پذیرش کار اجراشده معطوف کنید.
- پروژه را کنترل و نظارت کنید
حال که محدوده بهوضوح تعریف شده و یک ساختار شکست کار سازماندهی شده، و مشتری رسماً محدودۀ پروژه را پذیرفته، زمان آن رسیده که محدودۀ پروژه را مدیریت و کنترل کنید تا از خزش محدوده اجتناب کنید. خزش محدوده به افزایش اضافی محدودۀ پروژه اشاره دارد که شامل نیازمندیهاست و نیازمندیهایی را تعریف میکند که میتواند بخشی از فازهای اولیه برنامهریزی باشد؛ اما به پروژۀ اصلی زمان و هزینه میافزاید.
برای نظارت و کنترل مؤثر پروژه حتماً روند معینی برای مدیریت تغییرات درخواست داشته باشید. هر درخواست یا تمام درخواستها باید، قبل از اینکه به پروژه اعمال شود، بررسی و تأیید شود. بودجه و زمانبندی پروژه باید برحسب تغییرات جدید تغییر کنند و این تغییرات را منعکس کنند. این تغییرات، قبل از پیشروی، باید رسماً توسط مشتری یا ذینفع کلیدی تأیید شود. حتماً محدوده را از نزدیک نظارت و کنترل میکنید تا با مشتریان ناراضی، هزینههای بیش از انتظار و پروژههایی که بهموقع تکمیل نمیشوند مواجه نشوید.
