راهنمای قدم‌به‌قدم برنامه‌ریزی پروژه
کلید یک برنامۀ موفق برنامه‌ریزی است. وقتی پروژه‌ای را می‌پذیرید اولین کار لازم برنامه‌ریزی پروژه است.
غالباً برنامه‌ریزی پروژه نادیده گرفته می‌شود تا کار زودتر انجام بشود. اما واقعاً ارزش برنامه‌ریزی پروژه در حفظ زمان و پول و روبه‌رویی با مشکلات دست‌کم گرفته شده است.
در این مقاله با یک روش کاربردی و ساده به برنامه‌ریزی پروژه می‌نگریم. بعد از تکمیل این راهنما یک روش کامل برنامه‌ریزی پروژه آموخته‌اید که می‌توانید در پروژه‌های آیندۀ خود به‌کار بگیرید.
قدم اول: اهداف پروژه
وقتی که یک پروژه بتواند نیازمندی‌های ذی‌نفعان را برآورده سازد یک پروژۀ موفق است.
ذی‌نفع به کسی می‌گویند که مستقیم یا غیرمستقیم متأثر از پروژه است.
در اولین قدم باید ذی‌نفعان پروژه را شناخت. همیشه شناسایی ذی‌نفعان پروژه آسان نیست، خصوصاً آن ذی‌نفعانی که پروژه غیرمستقیم بر آن‌ها اثر دارد. نمونه‌های ذی‌نفعان عبارت‌اند از:
- حامی مالی (اسپانسر) پروژه
- مشتری تحویل‌گیرندۀ اقلام تحویلی
- کاربران خروجی پروژه
- مدیر پروژه و تیم پروژه
وقتی ذی‌نفعان را شناختید، قدم بعدی پیدا کردن نیازهای آن‌هاست. بهترین کار برای انجام آن مصاحبه و گفت‌وگو با ذی‌نفعان است. حینِ مصاحبه زمان صرف کنید تا نیازمندی‌هایی که مزیت‌های واقعی ایجاد می‌کنند شناسایی کنید. گاهی ذی‌نفعان دربارۀ نیازهایی صحبت می‌کنند که مربوط نیستند و مزیت‌هایی ایجاد نمی‌کنند. می‌توان آن‌ها را ثبت کرد و به‌عنوان اولویت پایین مشخص کرد.
قدم بعدی، وقتی که تمام مصاحبه‌ها را انجام دادید و لیست کاملی از نیازمندی‌ها تهیه کردید، اولویت‌بندی آن‌هاست. از این لیست اولویت‌بندی‌شده مجموعه‌ای از اهدافی را که به آسانی قابل‌سنجش هستند تعیین کنید. یک تکنیک خوب برای انجام این کار بررسی آن‌ها با اصول SMART است. به این شیوه، شناسایی هدف آسان خواهد شد.
وقتی یک مجموعۀ واضحی از اهداف را تعیین کردید، باید در برنامۀ پروژه ثبت شود. همچنین خوب است نیازها و انتظارات ذی‌نفعانتان را نیز اضافه کنید.
حال که سخت‌ترین بخش برنامه‌ریزی پروژه را تکمیل کردید زمان آن رسیده است که به اقلام‌تحویلی پروژه بنگرید.
قدم دوم: اقلام تحویلی پروژه
از اهدافی که در قدم اول تعریف کردید استفاده کنید؛ لیستی از کارهایی را که پروژه قرار است برای دستیابی به این اهداف تحویل بدهد تهیه کنید. مشخص کنید که هر مورد چه‌موقع و چگونه باید تعیین شود.
اقلام تحویلی را با تاریخ تحویل تخمینی‌شان به برنامۀ پروژه اضافه کنید. تاریخ‌های دقیق‌تر را طی فاز زمان‌بندی پروژه تعیین می‌کنید؛ که قدم بعدی است.
قدم سوم: زمان‌بندی پروژه
لیستی از وظایفی که باید برای هر اقلام تحویلیِ معلوم‌شده در قدم دوم انجام شود بنویسید. برای هر وظیفه موارد زیر را درنظر بگیرید:
- میزان زمان موردنیاز، به ساعت یا روز برای تکمیل وظیفه
- منبعی که وظیفه را انجام می‌دهد
وقتی که میزان تلاش برای هر وظیفه را تعیین کردید، می‌توانید تلاش موردنیاز برای هریک از اقلام تحویلی و یک تاریخ تحویل دقیق‌تر تعیین کنید. بخش اقلام تحویلی‌تان را با تاریخ‌های دقیق‌تر تحویل به‌روزرسانی کنید.
در این مرحله از برنامه‌ریزی می‌توانید از یک بسته نرم‌افزاری مانند Microsoft Project استفاده کنید که زمان‌بندی شما را ایجاد کند. درغیراین‌صورت از یکی از پیش‌الگوها (تمپلت‌های) بسیاری که موجودند استفاده کنید. تمام اقلام‌تحویلی، وظایف، طول‌مدت‌ها و منابعی که آن وظایف را تکمیل می‌کنند مشخص کنید.
یک مشکل معمول در این نقطه این است که تاریخ‌های تحویلی که در دست دارید از حامی مالی است که ممکن است برحسب تخمین‌های شما واقع‌بینانه نباشند. دراین‌صورت باید سریعاً با حامی مالی تماس بگیرید. گزینه‌هایی که در این موقعیت‌ها دارید عبارت‌اند از:
- دوباره دربارۀ موعد تحویل مذاکره کنید (تأخیر پروژه)؛
- منابع بیشتری را به‌کار بگیرید (هزینۀ اضافی)؛
- از محدودۀ پروژه بکاهید (تحویل کمتر).
از زمان‌بندی پروژه برای توجیه یکی از این گزینه‌های فوق استفاده کنید.
قدم 4 : برنامه‌های پشتیبانی
در این بخش با برنامه‌هایی سروکار دارید که بخشی از روند برنامه‌ریزی شماست. این بخش را مستقیماً می‌توان وارد برنامه کرد.
برنامۀ منابع انسانی
اسم اشخاص و سازمان‌هایی را که یک نقش هدایت‌کننده در پروژه دارند مشخص کنید. نقش‌ها و مسئولیت‌های هرکدام را در پروژه تعیین کنید.
سپس تعداد و نوع افراد موردنیاز برای اجرای پروژه را مشخص کنید. برای هر منبع، تاریخ‌ها، طول‌مدت تخمین‌شدۀ به‌کارگیری آن‌ها و روش به‌کارگیری آن منبع را مشخص کنید.
برای ثبت این اطلاعات یک برگۀ جدا درنظر بگیرید.
برنامۀ ارتباطات
مستندی را بسازید که نشان می‌دهد که چه کسی باید دربارۀ پروژه مطلع بماند و چگونه اطلاعات را دریافت کند. رایج‌ترین سازوکار برای برنامۀ ارتباطی، گزارش هفتگی وضعیت پروژه است، که مشخص می‌کند اجرای پروژه چگونه بوده، چقدر به رویدادگاه‌ها (مایلستون‌ها) رسیده‌ایم و برای دورۀ بعدی چه کاری برنامه‌ریزی می‌شود.
برنامۀ مدیریت ریسک
مدیریت ریسک یک بخش مهم از مدیریت پروژه است. هرچند اغلب، اهمیت آن نادیده گرفته می‌شود، باید تا جایی که می‌توانید برای پروژۀ خود ریسک‌ها را تشخیص بدهید و اگر اتفاق بدی افتاد آماده باشید.
چند نمونه از ریسکهای معمول پروژه عبارت‌اند از:
- تخمین بیش‌ازحد خوش‌بینانۀ زمان و هزینه
- کند بودن چرخۀ بازخوردی (فیدبکی) و بازبینی مشتری
- کم کردن ناگهانی بودجه
- نقش‌ها و مسئولیت‌های ناشفاف
- عدم دریافت ورودی از ذی‌نفع
- درک ناشفاف نیازهای ذی‌نفع
- تغییر پیدا کردن نیازمندی‌های ذی‌نفعان بعد از شروع پروژه
- افزودن نیازمندی‌های جدید به پروژه بعد از شروع پروژه
- ارتباطات ناکارآمد که موجب عدم تفاهم، مشکلات کیفی و دوباره‌کاری می‌شود
- کمبود تعهد منابع
ریسک‌ها را می‌توان با یک لاگ سادۀ ریسک پیگیری کرد. هر ریسک ممکن را به لاگ ریسک (risk log) خود اضافه کنید؛ بنویسید درصورتی که آن رویداد اتفاق بیفتد چه می‌کنید، و برای اتفاق نیفتادن آن چه می‌کنید. ریسک لاگ خود را پیوسته بررسی کنید، ریسکهای جدید را هنگام حیات پروژه اضافه کنید. به‌یاد داشته باشید که اگر ریسک‌ها را انکار کنید، ازبین نمی‌رود.
مبارک باشد! با دنبال کردن تمام قدم‌های فوق، می‌توانید یک برنامۀ پروژۀ خوب داشته باشید. فراموش نکنید که برنامه‌تان را با پیشروی پروژه به‌روزرسانی کنید و دائماً پیشروی را با برنامه بسنجید.
