همواره موجی از محصولات جدید که قول تغییر جهان را می‌دهند، در حال سرازیر شدن هستند. به بررسی دلایلی که چرا فقط بعضی از آن‌ها این شانس را به دست می‌آورند می‌پردازیم.
ایمیل برای خارج شدن از صحنه‌ی ارتباطات بیش‌ازپیش تثبیت‌شده و ریشه دوانده است.
چه شما Microsoft Outlook را دوست داشته باشید یا نه، این نرم‌افزار به‌عنوان مرکز دنیای ایمیل باقی خواهد ماند و جایگزین‌های دیگری که می‌خواهند موفق باشند، باید در این قالب خود را بگنجانند. همان‌طور که Apple Mail و Samsung Mail مشغول به این کارند و Google Gmail نیز به‌صورت روزافزون در حال پیشرفت در این زمینه است.
اما قسمت‌های طبیعی نیز برای کار گروهی وجود دارد. به همین خاطر است که ابزارهایی مانند Jira محصول شرکت Atlassian به‌سرعت در این میان ریشه دوانده است. بدین‌صورت ابزاری دقیق و مبتنی بر مستند مانند Jira رونق پیدا می‌کند حتی اگر کارهای گروهیِ عمومی ( بر پایه‌ی پیام‌رسانی) توسط ابزارهای خوش ساختی مانند Slack یا حتی HipChat که محصول همان شرکت Atlassian است، صورت بگیرد. درواقع این مسئله برای سازمان‌ها منطقی است که هم از Jira و هم از Slack یا HipChat استفاده کنند. این مانند استفاده از Excel و یک نرم‌افزار پایگاه داده‌ها به‌طور همزمان است؛ که نیازهای متفاوتی را باوجود بعضی همپوشانی‌ها برآورده می‌کنند.
جریان دیگری که مشاهده می‌شود، کار گروهی به سبک “همه‌چیز” در یکجا در یک ابزار است. در بهترین حالت این یک دستورالعمل برای سردرگمی است. ما در محل کار خود خوشه‌بندی‌های طبیعی راداریم (که به آن‌ها ادارات و واحدهای تجاری می‌گوییم) و حتی این خوشه‌ها نیز زیرشاخه‌هایی دارند ( گروه‌ها و گروه‌های مسئول). ابزار کار گروهیِ عمیق برای این خوشه‌ها و زیرمجموعه‌ها مورداستفاده است.
زمانی که کار گروهی به‌صورت خارجی باشد ( خارج کمپانی)، بحث در مورد پیام‌رسانی است. کار گروهیِ خارجی درواقع شامل اطلاع‌رسانی‌ها و شاید بعضی قابلیت‌های پاسخ‌دهی و بحث و گفت‌وگو باشد. ایمیل از پس این مسئولیت به‌خوبی برمی‌آید؛ اما اگر ما از ابزارهای پیام محوری مانند Slack، HipChat، و یا نرم‌افزار Yammer محصول مایکروسافت استفاده می‌کنید که به‌صورت عمده برای بحث‌ها بین گروه‌ها استفاده می‌شوند، می‌توانید از تمام امکانات برای اطلاع‌رسانی استفاده کنید.
این مسئله هنگام کار گروهی حول محصولات واقعی کار حتی سخت‌تر نیز می‌شود. این‌یک محدوده‌ی دیگری است که بسیاری از نرم‌افزارها در آن ناموفق بوده‌اند.
برای اسناد معمول، گوگل این نوع کار گروهی را در بهترین حالت میسر می‌کند. کار با ابزارهای به اشتراک‌گذاری و ویرایش مشترک گوگل Apps برای مدت زیادی در دسترس و تسهیل‌کننده بوده است. مایکروسافت برای معرفی همچنین روش‌هایی در Office و SharePoint تلاش کرد، اما این ابزارها برای مؤثر بودن بیش‌ازحد پیچیده بودند. ( اگرچه آخرین نسخه‌های Office 365 و OneDrive، درنهایت به سرمایه‌گذاران، جایگزینی واقعی برای گوگل اپس داده است.)
اشتباهی که فروشندگان تکنولوژی همواره تکرار می‌کنند این است که فرض می‌کنند همه می‌توانند و باید در محصولات کار به یک اندازه شریک باشند. سلسله‌مراتب هم درست و هم مهم است زیرا اگر درست انجام شود باعث انتقال و حتی تحمیل مسئولیت و تجربه می‌شود.
الزام چندین نفر که به‌طور همزمان بر روی نوشتن طرح پیشنهادی، گزارش کار یا گزارش بودجه تمرکز کنند، یک دستورالعمل برای هرج‌ومرج است. لازمه‌ی کار اولویت‌بندی این است که چه‌کارهایی انجام شوند و چه‌کارهایی انجام نشوند، چه چیزهایی توضیح داده شوند و چه چیزهایی توضیح داده نشوند، چه چیزهایی قبول شوند و چه چیزهایی قبول نشوند. اگر همه‌ی افراد به‌طور همزمان بخواهند رانندگی یک اتومبیل مشترک را بر عهده گیرند هیچ‌وقت به مقصد نمی‌رسید.
ما همیشه می‌توانیم از تکنولوژی‌های کار گروهیِ بهتری استفاده کنیم اما این تکنولوژی‌ها واقعاً باید برای موقعیت‌هایی که در آن استفاده می‌شوند مناسب باشند. موقعیت‌های این‌چنینی بسیارند، بنابراین فضا برای محصولات و رویه‌های متنوع وجود دارد، اما نه به‌صورت تعداد نامحدودی از تغییرات. ما همچنان درنهایت با تعداد انگشت‌شماری از ابزار در هر سازمانی مواجه هستیم. ابزاری که تابه‌حال ساخته‌شده، دست بالا را در اختیاردارند اما فضا برای ابزار جدید تا راهی از این میان بیابند و فعالیتی واقعاً مفید انجام دهند نیز وجود دارد.
هنگامی‌که تن به ابزارهای کار گروهیِ جدید می‌دهید، به خاطر داشته باشید؛ آن‌هایی که بر اساس فاکتورهای احساسی ( “ما دوست داریم به این شیوه کارکنیم” یا ” دوست نداریم به آن شیوه کارکنیم”) یا قسمت‌های ساختگی (“همکاری برای نسل جدید”، “همکاری برای عکس‌ها” یا “همکاری برای کاربران مک”)، ساخته می‌شوند، معمولاً کمترین شانس رسیدن به نتیجه رادارند. آن‌هایی که صرفاً تغییرات ساده و جزئی از ابزارهای موجود دارند ( که درنهایت ایده‌های کوچک خوبی پیدا می‌کنند) شانس کمی برای محبوبیت دارند.
