چگونه به یک مدیر پروژه‌ی چالش‌برانگیزتر تبدیل شویم؟
اگر شما می‌خواهید به یک مدیر پروژه و رهبر قوی تبدیل شوید، باید بدانید چگونه افراد تیم خود را به یک اندازه حمایت کنید و به چالش بکشید. به عبارتی شما باید اهداف مشخصی برای تیم خود مشخص کنید که در حین اینکه نیاز به تلاش برای رسیدن به آن رادارند، از آن‌ها نیز در این راه حمایت شود. البته دقت کنید این موضوع بااینکه به‌صورت تئوری ساده به نظر می‌رسد، در عمل این کار بسیار سخت است.
چرا تیم شما نیاز به چالش دارد
شما باید بدانید که با مسئول قرار ندادن افراد در برابر نتایج، کاری اشتباه انجام داده‌اید و به آن‌ها اجازه فرار کردن از نتایج ضعیفی که حاصل کرده‌اند را داده‌اید.
در اکثر موارد، تیم شما این مسئله که شما به‌عنوان مدیرشان از آن‌ها درخواست بهترین عملکرد را داشته باشید را مشوق و انگیزه دهنده خواهند یافت. علاوه بر این، افراد احساس اعتمادبه‌نفس بیشتری می‌کنند وقتی بدانند توانایی‌ها، مهارت‌ها و عملکردشان از هم‌رده‌های خود بهتر است.
اگر شما افراد را با به چالش کشیدن به سمت خارج از منطقه‌ی امنشان حرکت دهید، شما به آن‌ها در زمینه‌ی شغلی کمک کرده‌اید. چیزی که باید به یاد داشته باشید، این است که با حمایت مداوم از افراد تیمتان، آن‌ها به برآورده کردن انتظارات شما نزدیک‌تر خواهند شد.
انتظارات خود را تعیین کنید
یک نکته‌ی بزرگ که امیدوارم به شما در تغییر مناسب تیمتان کمک کند، این است که شما باید قبل از شروع کاربر روی حد خاصی از عملکرد مورد انتظار توافق کنید. این تقریباً غیرممکن است که بدون شفاف‌سازی در مورد سطح انتظارات، بتوان مسئولیت کاری را به فردی سپرد. این امری ضروری است که دو طرف بر سطح مناسبی از انتظارات توافق کنند. اگر این سطح انتظارات یک‌طرفه از جانب شما باشد، فرد موردنظر در درون آن را قبول نخواهد کرد و شما عملکرد مناسبی از او نخواهید دید.
اما چگونه بر سطح عملکردی به توافق برسید که در بهتر به چالش کشیدن افراد تیمتان به شما کمک کند؟ بیایید نگاهی به یک مثال بیندازیم.
مثلاً شما از یکی افراد تیمتان می‌خواهید در جلسه‌ی آغاز پروژه، ارائه‌ای داشته باشد. همان‌طور که شما کار را به او محول می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که شما و این عضو تیمتان متقابلاً در پاسخ به پرسش‌های زیر به توافق رسیده‌اید:
- هدف پروژه چیست؟ اولین سؤالی که شما باید به آن پاسخ دهید، این است که در پایان زمان مقرر، این فرد از تیم شما چه چیزی را باید به شما تحویل داده و این چیز به چه نحوی “خوب” خواهد بود. برای کمک در شفاف‌سازی انتظارات از ارائه‌ی گفته‌شده، از روش MoSCoW استفاده کنید. در این مورد، ارائه باید در پاورپوینت باشد، باید ۸ تا ۱۰ اسلاید داشته باشد و در حدود ۲۰ تا ۳۰ دقیقه قابلیت ارائه داشته باشد. هر اسلاید باید یک المان بصری داشته باشد که حاوی پیام شفافی در رابطه با موضوع ارائه باشد. این ارائه می‌تواند برای هر یک از افراد حاضر پرینت شود، اما به‌صورت فرمت الکترونیکی در دسترس نخواهد بود.
- چه مقدار تلاش برای کار صرف خواهد شد؟ برآورد میزان تلاش لازم برای ساخت این ارائه، حال که سطح انتظارات معلوم شده است، بسیار ساده‌تر است. قدم بعدی کمک به فرد تیمتان برای پیش‌بینی بهترین و بدترین حالت‌ها برای دستیابی به یک ارزیابی واقع بینانه، است. برآورد زحمت کار را برای فرد انجام ندهید، اما سؤال‌هایی از او بپرسید که بری او به‌اندازه کافی شفاف‌سازی کند.
- چه زمانی کار باید تحویل داده شود؟ این مهم است که شما ضرب العجل تعیین نکنید و به فرد تیم خود مالکیت زمان پایان کار را بدهید. کاری که می‌توانید انجام دهید این است که به افراد کمک کنید به تمام‌کارهایی که باید انجام شود، تمام چیزهای که ممکن است سرعت را کم کنند و اینکه بر اساس این اطلاعات چه زمانی برای تحویل کار منطقی است، فکر کنند. وقتی افراد تیم خودشان ضرب العجل را تعیین کنند، بیشتر تمایل به بر عهده گرفتن مسئولیت کار و انجام دادن به‌موقع آن دارند.
- چه اشکالاتی ممکن است به وجود بیاید؟ قبل از اینکه تاریخ تحویل را نهایی کنید، از افراد تیم خود بپرسید که چه چیزهایی ممکن است در مسیر قرار گیرد و شمار را دچار مشکلاتی کند که تاریخ تحویل را به عقب بیندازد. هرکسی توانایی فکر منطقی درباره‌ی ریسک‌هایی که کار را تهدید می‌کند ندارد، بنابراین از مهارت‌های خود استفاده کنید تا به آن‌ها در سازمان‌بندی کارها استفاده کنید.
- چه حمایت‌هایی نیاز دارید؟ حال که متوجه شدید چه‌کاری باید انجام شود، کی باید انجام شود و موانع احتمالی را مشخص کردید، خوب است که از فرد منتخب تیمتان بپرسید که به چه حمایت‌هایی از طرف شما نیازمند است. شاید او نیازمند چراغ سبزی از طرف شما برای پرسیدن نظر همکاران خود است. اگر شما فرد منتخب تیم خود را مسئول می‌دانید باید مطمئن شوید که هر کاری که می‌توانستید برای موفقیت او انجام داده‌اید. بنابراین از او بپرسید که به چه حمایتی از سمت شما یا افراد دیگر نیاز دارد.
- چگونه و چقدر او را بررسی می‌کنید؟ آخرین سؤال این است که چگونه شما میزان پیشرفت او را در پروسه بررسی می‌کنید. بررسی‌های یک‌به‌یک معمول به او اجازه می‌دهد که از شما راهنمایی، بازخورد و حمایت دریافت کند. شما نباید در جزئیات ریز دخالت کنید؛ در موعدهای مقرر منتظر اوباشید و بیش از کنکاش نکنید.
برای مثال شما می‌توانید روزانه از طریق تلفن باهم در ارتباط باشید یا هفتگی همدیگر را ملاقات کنید و گزارش پیشرفت او را دریافت کنید. به شرایطی که هر دو با آن موافق هستید برسید و با یکدیگر به همان صورت کارکنید.
با این طریق از تبادل انتظارات شما مطمئن خواهید بود که تمام امکانات لازم برای موفقیت این فرد از تیمتان و ارائه‌ای او فراهم کرده‌اید. اگر او نتواند چیزی که مقرر کردید تحویل دهد، شما می‌توانید او را مسئول برای این فریمورک بدانید.
تفاوت بزرگ در یک مدیر چالش گر مؤثر بودن این است که شما با افراد خود بر استانداردهایی که آن را قبول دارید توافق کرده‌اید. درواقع اکثر افراد دوست دارند به خاطر کاری که تحویل می‌دهند و موفقیتی که به دست می‌آورند مسئول دانسته شوند.
