جلسات مجازی به این زودی‌ها منقرض نمی‌شوند! بلکه بیشتر و بیشتر باب شده‌اند. وضعیت جهانی به شیوه‌ای است که باید هزینه‌ها را کاهش بدهیم، پس با هزینۀ سفرهای کاری خداحافظی کنید! همه، در سرتاسر سیاره، از ویدئوکنفرانس‌ها استفاده می‌کنند. مثل هر مجله‌ای که به‌خوبی برگزار می‌شود، نیاز است که آماده شوید، دستورجلسه داشته باشید، باید مشارکت قوی و مدیریت کاملی داشته باشید. همچنین می‌توانید این تجربه را شخصی کنید تا همه احساس نکنیم که یک مشت ربات هستیم. علاوه بر راهنمایی‌های عمومی، برای جلسات مجازی این ترفندها را نیز درنظر بگیرید:
- خوب باشید. منظور این نیست که وقتی رودررو هستید بد هستید! بلکه منظور این است که وقتی ارتباط مجازی دارید همه‌چیز ترجمه و انتقال داده نمی‌شود. ممکن است چهرۀ هم‌دیگر را داشته باشیم یا نداشته باشیم پس صدا و گپ‌های ما لحن ما را انتقال می‌دهد. این یعنی چیزی که برای شما بدون شک یک شوخی است، ممکن است به احساسات همکارانتان آسیب برساند. برای همین باید بیشتر خوب باشید!
- تلفن بزنید. تصمیم بگیرید گاهی تلفن بزنید. قبول کنید که گاهی گپ‌ها و صداها و حتی ابزار وبینار ما جای این را نمی‌گیرد که تلفن را بردارید و با کسی مکالمه‌ای داشته باشید. وقت نمی‌توانید یکدیگر را رودرو ملاقات کنید، مکالمۀ تلفنی دومین ابزار برای کمک به جلسات مجازی است.
- تمرکز کنید. بد نیست که وقتی یک تماس کنفرانسی دارید، پشتتان را به رایانه‌تان بکنید. چرا؟ زیرا وقتی که تماس طولانی است نگاه کردن به ایمیل‌ها و پیام‌ها و کارها حواس شما را پرت می‌کند. وقتی شما و تیمتان برای جلسه تمرکز نمی‌کنید، اطلاعات گم می‌شود. شاید فکر کنید که سکوت به این معناست که تیم به شما گوش می‌دهد و منظور شما را فهمیده است؛ اما معنای آن این است که به شما توجه نمی‌کند. به فکر تعیین چند قانون اصلی برای جلسات مجازی خود باشید تا افراد را به این وادارید که به هم‌دیگر توجه کنند و حواسشان به ایمیلشان نباشد.
- رودرو ملاقات کنید. یعنی چه؟! قرار است که یک جلسۀ مجازی موفق داشته باشید، قرار نیست که آپولو هوا کنید! منظور این است که وقتی فرصت دارید که اعضای تیم را رودررو ملاقات کنید، روابط کاری سریع‌تر شکل می‌گیرد. یکی از مواردی که در یک محیط مجازی زمان ما را می‌گیرد پیوند با تیم است. منظور این نیست که پیوند با تیم اتلاف وقت است، بلکه به این معناست که زمان بیشتری می‌گیرد که بین افرادی که یکدیگر را نمی‌بینند پیوندهای منسجمی ایجاد شود.
