لیستی از سؤال‌های مصاحبه برای سمت مدیریت پروژه: اثبات کنید که متقاضی ایدئالی برای کار هستید (قسمت اول)
وقتی برای یک جایگاه فوق‌العادۀ مدیریت پروژه مصاحبه می‌شوید باید آمادگی داشته باشید. رقابتی بین شما و چندین متقاضی دیگر هست و می‌خواهید خودتان را بهترین انتخاب نشان بدهید. اگر رزومۀ کاملی نوشته باشید و در مصاحبه خوش‌درخشیده باشید، همین برای آمادگی کافی نیست. لازم است که تک‌خال‌تان را در مصاحبه رو کنید.
این دو سناریو را تصور کنید:
روبهروی میز فرد مصاحبه‌کننده نشسته‌اید. چندان خودتان را آماده نکرده‌اید، چون فکر می‌کنید به‌اندازۀ کافی کارتان را خوب انجام می‌دهید. مصاحبه‌کننده از شما می‌پرسد که اگر پروژه‌تان شکست بخورد چه کاری انجام می‌دهید. به سقف نگاهی می‌کنید و می‌گویید: «ممم… اجازه بدهید فکر کنم…» درحالی که سعی می‌کنید راه‌حلی را پیدا کنید، هردو در سکوت همچنان نشسته‌اید. نمی‌توانید به چیزی فکر کنید زیرا عصبی و مضطرب شده‌اید. می‌فهمید که زیادی سکوت ادامه پیدا کرده است. بر مصاحبه‌کننده معلوم می‌شود که شما آمادگی ندارید؛ تحت‌فشار استرس پیدا می‌کنید. او می‌فهمد که متقاضی مناسبی برای کار نیستید.
حال دوباره تصور کنید که روبهروی میز مصاحبه‌کننده نشسته‌اید اما در این سناریو شما ازقبل برای آماده شدن و تمرین پاسخ‌هایتان وقت گذاشته‌اید. از شما می‌پرسد که هنگام شکست پروژۀ خود چه می‌کنید. داستانی دربارۀ پروژه و چالش‌هایی که تیم با آن روبه‌روست تعریف می‌کنید. توضیح می‌دهید چه چیزی موجب شکست پروژه شده است. توضیح می‌دهید که چگونه به این موقعیت رسیدگی می‌کنید و با تیم کار می‌کنید. سپس می‌گویید که از این تجربه چه آموختید. می‌گویید باید چه کار کنید که در آینده از همین اشتباهات جلوگیری شود. آرام و بااعتمادبه‌نفس هستید. مصاحبه‌کننده می‌تواند ببیند که بامسئولیت رفتار می‌کنید، دیگران را سرزنش نمی‌کنید، و طرزتفکر شما مبتنی بر رشد است. او تحت‌تأثیر قرار می‌گیرد.
سؤال‌های مصاحبه برای سمت مدیریت پروژه
درطی مصاحبۀ شغلی، مصاحبه‌کننده شما را ارزیابی می‌کند که آیا متقاضی مناسبی برای این کار هستید. او باید بداند که آیا ویژگی‌های موردنیاز برای جایگاه شغلی را دارید یا خیر؛ آیا ویژگی‌های شما نشانگر این است که بهترین گزینه برای تیم هستید؟
با آمادگی قبلی بینش بهتری از نحوۀ مدیریت موقعیت‌های مختلف می‌یابید تا با نشان دادن خصوصیات واقعی خود اثبات کنید که از دیگران متمایز هستید. لیست سؤال‌های زیر به شما کمک می‌کند که برای مصاحبه آماده باشید. اما ابتدا باید ضرورت هدف از آماده‌سازی قبل از مصاحبه را به‌خوبی درک کنید.
سؤال‌های مصاحبه برای سمت مدیریت پروژه چه هستند؟
این سؤال‌ها برمبنای تجربه‌های قدیمی شما هستند. مصاحبه‌کننده می‌خواهد بداند که چگونه موقعیت‌ها را مدیریت می‌کنید بنابراین می‌توانید ایده‌ای از نحوۀ عملکرد شما در تیمشان داشته باشد و اینکه در آینده چگونه چالش‌های معین را مدیریت می‌کنید.
سؤال‌های مصاحبه معمولاً شبیه یکی از این دو گزینه هستند:
- تجربه‌ای را تعریف کنید که …
- موقعیتی را شرح دهید که …
مصاحبه‌کننده می‌خواهد بداند که چطور رفتار می‌کنید و چه انجام می‌دهید. این سؤال‌های رفتارمحور به مصاحبه‌کننده فرصتی برای مشاهدۀ واکنش شما به چالش‌های واقعی خواهد داد. اطلاعات از نحوۀ حل مشکلات معین به شما ایدۀ بهتری از توانایی‌تان برای پیشروی می‌دهد. به‌علاوه به شما بینشی از نحوۀ تفکر و رویکردتان نسبت به چالش‌ها می‌دهد.
چگونه باید به سؤال‌های مصاحبه پاسخ داد- فن شروع
هنگام پاسخ به سؤال‌های مصاحبه برای مدیریت پروژه، خوب است که رویکرد START را اتخاذ کنیم. این فن به شما کمک می‌کند که پاسخ‌های خودتان را به شیوه‌ای ساختاربندی کنید که مطمئن شوید پاسخی که به مصاحبه‌کننده می‌دهید، همان پاسخی است که او انتظار شنیدنش را دارد.
Situation یا موقعیت– موقعیتی را که در آن بودید یا تجربه‌ای را که مدّنظر مصاحبه‌کننده است تشریح کنید.
Task یا وظیفه– از شما انتظار تکمیل چه وظیفه‌ای می‌رفت؟
ACTION یا عملکرد- چه کردید؟ چطور آن موقعیت را مدیریت کردید؟
RESULT یا اثرگذاری– نتیجه یا خروجی عمکلردهای شما چه بود؟ از این تجربه چه آموختید و آیا به‌هرترتیب موجب رشد شما شد؟ آیا توانستید آنچه آموختید را به کار بگیرید؟
داستان بسرایید
داستان‌سرایی راه فوق‌العاده‌ای برای پاسخ به سؤال‌هاست. داستان‌هایی دربارۀ نحوۀ مدیریت موقعیت خود بگویید و نقاط قوت خود را پررنگ کنید. توضیح بدهید که چگونه از مهارت‌های خود استفاده کردید و بر این چالش‌ها غلبه کردید.
پاسخ‌های شما باید به‌صورت داستانی با یک معرفی، یک داستان میانی و یک پایان مثبت گفته شود. در زمان پاسخ‌دهی، حتی اگر داستانی دربارۀ یک چالش یا دشواری یک موقعیت گفته شود، سعی کنید که آن را با یک یادداشت مثبت به‌پایان برسانید. دیگران را سرزنش و انتقاد نکنید. مصاحبه‌کنندگان می‌خواهند مسئولیت‌پذیری شما را ببینند.
نمونه‌ای از پاسخ به سؤال‌های مصاحبه برای سمت مدیریت پروژه
برای آنکه ایده‌ای داشته باشید که چگونه داستان‌های خود را بسازید، در ادامه نمونه‌هایی از ابتکار و حل مسئله و کار تیمی را مشاهده می‌کنید:
«در تیمی کار می‌کردم که یک منبع مشترک در چندین تیم پروژه داشتیم. این فرد تلفن‌هایVoIP را پیکربندی و نصب می‌کرد و تنها کسی در تیم بود که می‌توانست این کار را انجام بدهد. ما چند پروژۀ متوالی داشتیم که نیاز به این کار داشت. درنتیجه، دائماً تداخل زمانی داشتیم و فهمیدیم که همیشه هم‌زمان به این فرد نیاز می‌شود. این فرد ترسیده و ازپادرآمده بود و حتی تهدید کرد که شرکت را ترک می‌کند. به دلیل محدودیت منابع و تضادها ریسک عقب افتادن از زمان‌بندی پروژه وجود داشت. به‌علاوه به دلیل انتظاراتی که از او می‌رفت، رابطۀ شرکت با او تحت‌الشعاع قرار گرفته بود.
مدیران پروژه جمع آمدند تا راهکاری برای حل این مسئله بیابند. همه برای رسیدن به یک راهکار همکاری کردند و تصمیم گرفتند که هر دوهفته یک‌بار برای بررسی زمان‌بندی پروژه و هماهنگی نیازمندی‌های آن طبق یک روالی با این فرد جلسه برگزار کنند. با این کار شفافیت بهتری نسبت به تداخل‌ها یافتیم و توانستیم برای زمان‌بندی مناسب وظایف او باهم کار کنیم. به‌علاوه این کار به او حس کنترل بیشتری بر زمانش و رویکردش نسبت به کار می‌داد. همچنین نامه‌ای به او ارسال کردیم و نوشتیم که او را یک عضو ارزشمند تیممان قلمداد می‌کنیم و برای او ارزش قائلیم. با جلسات توانستیم که زمان‌بندی او را تعدیل کنیم و استرس را بر همه کم کنیم. پروژه طبق زمان‌بندی پیش رفت و نیازمندی‌های همۀ افراد برطرف شد.
موضوعات مهمی که باید در پاسخ به سؤال‌های مصاحبه درنظر گرفت
برای اینکه بینش مناسبی از آنچه مصاحبه‌کننده باارزش می‌داند داشته باشید و بتوانید آن‌ها را هدف‌گیری کنید، این ویژگی‌های ارزشمند در هر نقشی را درنظر داشته باشید:
- حل‌مسئله
- ارتباطات
- توانایی کنترل استرس و حفظ آرامش
- مهارت‌های مذاکره
- انعطاف‌پذیری به تغییرات
- مسئولیت‌پذیری
- رهبری و ابتکار عمل داشتن
- تیم‌سازی
- مهارت‌های میان‌فردی
اگر راه‌هایی بیابید که نشان بدهد که شما این ویژگی‌ها را دارید به شما کمک می‌کند که متمایز باشید و مصاحبه‌کننده اعتماد بیشتری به شما پیدا می‌کند.
چگونه برای پاسخ به سؤال‌های مصاحبه برای سمت مدیریت پروژه آماده شوید
با پاسخ این سؤال‌هاست که معلوم می‌شود چقدر از ویژگی‌های فوق‌الذکر برخوردارید. بگویید که چگونه یک موقعیت چالش‌انگیز را کنترل می‌کنید. توضیح بدهید که چه یاد گرفتید و رشد حاصل از آن چالش چه کمکی برای بهبود عملکرد شما کرد. به چند چالشی که با آن روبه‌رو شدید فکر کنید و نمونه‌هایی از موفقیت‌هایی را که می‌توانید به‌اشتراک بگذارید، در ذهن داشته باشید. داستانی بنویسید که بر ویژگی‌های فوق‌الذکر تأکید کند.
- نمونه‌هایی از موفقیت‌های خود را در ذهن داشته باشید و اینکه چگونه مهارت‌های مدیریت پروژه و ابتکار را به‌کار گرفتید.
- نمونه‌هایی از چالش‌هایی را که نشانگر نحوۀ حل مسائل، غلبه بر مشکلات یا کار در محدودیت‌های دشوار است شناسایی کنید.
- چند داستان بنویسید که ویژگی‌هایی را که برای مدیران ارزش محسوب می‌شود به‌تصویر بکشد. توضیح بدهید که چگونه به آن چالش نزدیک شدید و آن را کاملاً حل کردید. توضیج بدهید که چگونه منطبق شدید و مسئله را حل کردید. حتی اگر یک موفقیت تمام‌وکمال نبوده باشد، بگویید چه آموختید و چه درسی را از آن به همراه خود دارید.
برای ادامۀ این مقاله با ما همراه باشید:
