مورد تجاری و مدیریت پروژه
همه می‌دانیم که مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه مستلزم تحویل به‌موقع پروژه طبق بودجه و مشخصات است.
اما بسیاری فراموش می‌کنند که تحویل مزایای تجاری به مشتری نیز اهمیت دارد. اگر پروژه منجر به مزایای تجاری وعده‌شده نشود، سرمایه‌گذاری مشتری موجب بازگشت سرمایه به او، مطابق انتظارش، نمی‌شود و همین بر میزان موفقیت پروژه تأثیرگذار است.
چگونه می‌توان مطمئن شد که پروژه موجب مزایای تجاری موردانتظار مشتری می‌شود؟ با ایجاد یک «مورد تجاری» [1] برای هر پروژه می‌توان چنین کرد. هدف از مورد تجاری توجیه شروع پروژه و تعیین شفاف مزایای تجاری حاصل از پروژه است.
اولین قدم در ایجاد یک مورد تجاری، تشخیص مسئلۀ تجاری (یا فرصت تجاری) است که نیاز به یک پروژۀ جدید را توجیه می‌کند. سپس راه‌های چاره، شناسایی می‌شود و برمبنای ارزش هرکدام از راهکارها، یکی از راهکارهای مطلوب پیشنهاد می‌شود. آخرین قدم در ایجاد یک مورد تجاری تعریف برنامه‌ای برای پیاده‌سازی راهکار پیشنهادشده است. در ادامه، هر قدم را با جزئیات بیشتری شرح می‌دهیم.
قدم اول: شناسایی مسئلۀ تجاری
پروژه‌ها معمولاً برای حل یک مسئلۀ تجاری معین یا ایجاد یک فرصت تجاری بخصوص اجرا می‌شوند. ازاین‌رو ضروری است که قبل از تلاش برای یافتن راه‌حل، برای بررسی مسئلۀ تجاری زمانی را صرف کنید. ابتدا لازم است که علت ریشه‌ای مسئله را با تجزیه‌وتحلیل محیطی که مشکل در آن پیش آمده تعیین کنید. به‌طورمثال علت ریشه‌ای مشکل می‌تواند چنین باشد:
- تغییرات در اهداف، راهبرد یا بینش تجاری؛
- فرایندها یا محصولات رقیب جدیدی که تازه شناسایی شده‌اند؛
- فرصت‌های حاصله از فناوری‌های جدید؛
- گرایش‌های تجاری‌ای که محرک تغییرات تجاری هستند؛
- تغییرات قانونی یا دیگر عوامل محیطی.
وقتی که این علت‌ها شناسایی شدند، مسئله باید با توجه به دلایل وقوع و تأثیر مسئله بر کسب‌وکار و چارچوب زمانیای که باید در آن حل شود، تشریح شود.
قدم دوم: شناسایی راه‌های چاره
حال که مسئلۀ تجاری را با تمام جزئیاتش شناختید، زمان شناسایی یک راهکار مناسب است. برای هر مسئلۀ تجاریِ تشخیص‌داده‌شده احتمالاً می‌توان راه‌های چاره متنوعی را به‌کار گرفت. انتخاب یک راهکار مناسب همواره یک چالش است. برای اینکه واقعاً بهترین راهکار ممکن انتخاب شود، مرحله‌های زیر دنبال شود:
- شناسایی تمام راه‌های چاره موجود؛
- سنجش کمّی مزایای اجرای هر راهکار؛
- پیش‌بینی هزینه‌های پیاده‌سازی هر راهکار؛
- ارزیابی امکان‌پذیری اجرای هر راهکار؛
- شناسایی ریسک‌ها و مسائل مربوط به هر راهکار.
قدم سوم: پیشنهاد یک راهکار مناسب
با توجه به راه‌های چاره شناسایی‌شده، قدم بعدی در ایجاد یک مورد تجاری انتخاب یک راهکار مناسب و پیشنهاد آن است. برای انتخاب آن راهکار مناسب نیاز است که مجموعه‌ای از معیارهایی را که راهکارها برحسب آن ارزیابی می‌شوند تعریف کنید.
سپس باید سازوکاری را برای امتیاز دادن به هر راهکار ثانوی شناسایی کرد. به‌طورمثال می‌توان به‌سادگی به راهکارها از 1-10 امتیاز داد یا سازوکار پیچیده‌تری را انتخاب کرد؛ مثلاً وزن میعنی را برحسب مهمترین معیار تعیین کرد.
بعد از تعریف معیار ارزیابی‌تان و سازوکار امتیازدهی، هر راه‌چاره را درنظر بگیرید و برحسب انطباقش با مجموعۀ معیارها به آن امتیاز بدهید. سپس امتیاز به تمام معیارها را خلاصه کنید تا امتیاز کل برای هر راه‌چاره را شناسایی کنید. راهکاری که بالاترین امتیاز کل را دارد راهکار مناسبی است که باید اجرا شود.
قدم 4 : رویکرد اجرایی را شرح بدهید
تا این قدم یک راهکار مناسب انتخاب می‌شود و مزایای اجرای آن به‌طور کمّی سنجیده می‌شود. قدم آخر برای ایجاد یک مورد تجاری متقاعد کردن حامیان مالی است که نقشۀ اجرای راهکار شما کاملاً بررسی‌شده است. برای این منظور، نحوۀ شروع، برنامه‌ریزی، اجرا و بستن مؤثر پروژه را با جزئیات شرح بدهید.
- شروع: قدم‌هایی را که مربوط به شروع پروژه است لیست کنید، مانند تعریف «شرایط کار» [2]، استخدام تیم و تأسیس یک دفتر پروژه.
- برنامه‌ریزی: مراحل اجرای پروژه را با جزئیات تشریح کنید. به‌این‌ترتیب نه‌تنها یک برنامۀ پروژه حاصل می‌شود بلکه لیستی از برنامه‌های موردنیاز برای نظارت و کنترل منابع، امور مالی، کیفیت، ریسک‌ها، کارپردازان و ارتباطات به‌دست می‌آید.
- اجرا: رویکردی را که باید برای ساخت اقلام تحویلی فیزیکی پروژه و پذیرش مشتری برای هر اقلام تحویلی تولیدشده درنظر گرفت به‌تصویر بکشید.
- بستن: فعالیت‌های موردنیاز را برای تحویل راهکار نهایی به مشتری، ترخیص کارکنان، بستن ادارۀ پروژه و بررسیِ پس‌ازاجرای پروژه (PIR) [3] شناسایی کنید.
آنچه موردنیاز است همین است.
اگر هریک از مراحل فوق تکمیل شوند، سپس می‌توانید یک موردتجاری ثابت برای هر پروژه ایجاد کنید و به‌طور مداوم مزایای موردتجاری را به مشتری خود تحویل بدهید.
[1] Business case
[2] Term of Reference
[3] Post-Implementation Review
