چگونه مدیران پروژه می‌توانند در تغییر و تحول استاد شوند
اگرچه مدیریت تحول و مدیریت پروژه می‌تواند دو مسئله‌ی کاملاً متقابل و منحصر از هم باشند، اما ترکیبی از این دو می‌تواند یک ابزار قدرتمند برای ایجاد تغییر و تحول باشد که به تولید نتایج تجاری موفق‌تر بیانجامد.
قبل از این‌که شما بتوانید مدیریت تغییر را اجرا کنید، نیاز دارید به درک درستی از این عبارت پرکاربرد در مدیریت پروژه دست‌یابید. مدیریت تغییر توانایی است که اجازه می‌دهد تجارت و تغییرات سندی پیش‌بینی‌شده به‌طور دقیق و مؤثر مشخص شود، و تأثیر جریان کاری افراد و تغییر آن بر فرایند را نشان می‌دهد. همچنین در آماده کردن افراد برای این تغییرات به سمت بهترین عکس‌العمل در فرایندهای جدید و بهبود مستمر، کمک می‌کند.
چرا مدیریت تغییر در طول چرخه عمر یک پروژه لازم است
وقتی پروژه‌ای را بر عهده بگیرید، هم‌راستایی استراتژیک بسیار تحت تأثیر است. تغییر در پروژه‌ها اجتناب‌ناپذیر، نیاز تأثیر مدیریت تغییر در فرایندها، افراد و استفاده از تکنولوژی‌ها احساس می‌شود. این تغییرات بر چگونگی دستیابی کسب‌وکار شما به اهداف عملیاتی، مالی، تکنولوژیکی تأثیر می‌گذارد و ممکن است بر مسئولیت‌های قانونی نیز مؤثر باشد.
تأمین انتظارات ذی‌نفعان ممکن است در اثر تغییرات در طول کار، پروژه را دچار اشکالاتی کند. در اکثر کارها زمانی که مشتری خارج از سازمان برای کاری وجود دارد این مسئله لمس می‌شود، درحالی‌که ممکن است ذی‌نفعان داخلی، نادیده گرفته شوند. بااین‌وجود، انتظارات ذی‌نفعان همیشه باید در درجه‌ی اول باشد، به‌دقت شناخته شود و به آن‌ها عمل شود.
شکست فرایندها و ناکارآمدی در رساندن محصولات با در نظر نگرفتن مدیریت تغییرات به حقیقت تبدیل می‌شوند. تمام‌کارهای مربوط به محصولات، خدمات، یا حمایت‌ها باید در مراحل اولیه تحلیل شوند تا اطمینان حاصل شود که مشکلی پیش نخواهد آمد. جزئیات ساده نیز اگر جا بیافتند تأثیرات بزرگی درنهایت خواهند داشت.
سه سطح از مدیریت تغییر
مدیریت تغییرات فردی، اساسی‌ترین سطحی است که در آن تغییرات می‌توانند تأثیرات مخربی بر هر فرد در یک سازمان بگذارند. وقتی پروژه دچار تغییر می‌شود، بعضی با انعطاف‌پذیری به‌سرعت خود را وفق می‌دهند، درحالی‌که دیگران، ممکن است با ترس، عصبانیت و مقاومت عکس‌العمل نشان دهند. این ممکن است محدوده‌ی سختی برای جهت‌یابی باشد ازآنجایی‌که تأثیرات بر هر فرد می‌تواند متفاوت باشد. این موقعیت‌ها نیازمند ارتباطات مناسب، تمرین و راهنمایی است.
مدیریت تغییرات سازمانی زمانی است که تیم، اداره یا گروهی از افراد خاصی تحت تأثیر تغییرات پیش‌آمده قرار می‌گیرند. رهبران راحت‌تر می‌توانند با گروه‌ها ارتباط برقرار کنند، برایشان برنامه‌ریزی کنند و آن‌ها را در موقعیت‌های متفاوت، راهنمایی کنند. حرکت دادن تیم‌ها به سمت پیشرفت و فرایندهای جدید می‌توانند به آن‌ها در سازگاری با تغییرات کمک کند. افراد تیم نیز در این شرایط می‌توانند با کمک، آموزش و حمایت یکدیگر در این تلاش شریک شوند.
مدیریت تحول سطح بالاتری از مدیریت تغییر است و شامل شناخت تأثیر بر استراتژی کلی، ارگانیزه کردن، ارتباطات، رهبری و عملکرد می‌باشد. تمام موارد آغازین و تأثیر آن‌ها بر جنبه‌های مختلف اهداف شرکت باید سنجیده شود.
خبره و ماهرشدن در مدیریت تحول
استخدام یک کارشناس مدیریت تغییر
یک متخصص مدیریت تغییر از ابتدا باید با تیم پروژه و ذی‌نفعان کار کند تا فرایندها و تغییرات را شناسایی و ثبت کند. این متخصصین مانند یک جفت چشم دیگر که بر کار شما متمرکزند می‌مانند و کارایی عملیاتی را از دیدگاهی خارج از دیدگاه مدیریت پروژه نگاه می‌کنند. انجام این کار باعث استحکام تصمیماتی که بر شرکت تأثیر می‌گذارد می‌شود. این برای یک کمپانی مهم است که نقاط قوت و ضعف خود را بشناسند، و از کمک کارشناس مدیریت تغییر برای بهبود مراحل استراتژیک ابتدایی استفاده کنند.
شناخت چالش‌های موجود برای پروژه و رهبران شرکت
تغییرات همیشه عدم اطمینان، ترس، عدم امنیت، مقاومت و احتمال از بین رفتن تمام تلاش‌ها توسط افراد را به همراه دارد؛ این مسئله با این‌که عمدی نیست، اما وجود دارد. این‌ها مسائلی نیستند که بتوان از کنار آن‌ها به‌سادگی عبور کرد. پروژه، پورتفولیو و موفقیت استراتژیک بسیار تحت تأثیر این است که ارتباطات و تعاملات انسانی، تا چه حد مؤثر و مناسب مدیریت شود.
کار کردن به سمت نشان دادن عکس‌العمل انسان به تغییر
ارتباطات واضح، به‌موقع و شفاف، در مدیریت تغییرات در داخل و خارج از پروژه بسیار حیاتی است. رهبران باید تغییرات و عکس‌العمل‌های پیش‌بینی‌شده را در نظر بگیرند و آن‌ها را به‌سرعت نشان دهند. بدون این کار، ریسک عکس‌العمل نامناسب که پروژه، پورتفولیو و موفقیت شرکت را به خطر بیندازد بالاست. جایی برای دست‌کم گرفتن عمل و عکس‌العمل افراد وجود ندارد. دقیق و منصف باشید.
زمانی کافی را به شناسایی، برنامه‌ریزی و تحلیل اختصاص دهید
اگر به میزان تأثیر در سطح استراتژیک فکر کنید، متوجه خواهید شد که دلیلی برای عجله وجود ندارد. از زمان خود برای شناسایی ورودی کار و جوانب مختلف تجارت استفاده کنید و از همان ابتدا از یک کارشناس مدیریت تغییر کمک بگیرید. این به شما در مدیریت ریسک و شناسایی تمام چاله‌های راه کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که شما به‌اندازه کافی درباره این مشکلات احتمالی شناخت و آمادگی دارید.
