دفعۀ بعدی یا هر زمانی که برای جلسه‌ای برنامه‌ریزی می‌کنید، برای بیشترین بهره‌وری از جلسه، کار ساده‌ای را انجام بدهید.
حتی اگر سال‌هاست که جلسه برگزار می‌کنید شاید این قدم ساده را ندانید و درنتیجه در جلسات همیشه به موقعیت‌های ناخوشایندی برسید.
این خاطره از یک مدیر پروژۀ موفق بیانگر این نکتۀ ساده است:
«جلسۀ پروژه‌ای داشتم که که مدیر آن به سخت‌گیری مشهور بود. از تیمش انتظارات بالایی داشت و آوازه‌اش را همه شنیده بودند. من قبلاً او را ندیده بودم و می‌خواستم تمام تلاشم را بکنم که در سطح استانداردهای بالای او باشم.
تلاش زیادی کردم که دستورجلسه را با دقت آماده کنم و مطمئن شوم که تمام شرکت‌کنندگان اصلی شرکت می‌کنند. در روز جلسه بسیار مضطرب بودم؛ البته مطمئن بودم که هر کار ممکنی را برای برگزاری کامل جلسه انجام داده‌ام.
همین‌که شرکت‌کنندگان چند دقیقه قبل از شروع جلسه می‌رسیدند به هم نزدیک شدیم و صحبت کوتاهی در کنار میز کردیم.
به ساعت نگاه کردم و جلسه را فوراً در زمان تعیین‌شده شروع کردم. توجه همه را به اولین مورد دستورجلسه جلب کردم. فوراً مدیر صحبت من را قطع کرد و گفت: «ببخشید» تمام چشم‌ها به سوی او چرخید. سپس به‌آرامی گفت: «قبل از شروع، مایلم که هدف پروژه را بدانم.»
به خودم گفتم: «چی؟ انتظار این سؤال را نداشتم!»
همه چشم‌ها ازسوی او به من برگشت و همه منتظر شنیدن پاسخ من بودند.
ناگهان خشکم زد. انگار زمان کش می‌آمد. همان‌طور که آنجا خشکم زده بود و نشسته بودم متوجه شدم که نمی‌توانم جواب واضحی بدهم. خواستم که به دستورجلسه یک اشاره‌ای کنم و بگویم «آهان پیداش کردم!» اما فقط چند تا نکتۀ بولت‌دار روی صفحه بود، نه یک هدف شفاف و مشخص از جلسه.
با لکنت زبان چند کلمه صحبت کردم و توانستم چند جمله را سرهم‌بندی کنم که کلاً خلاصه‌ای از علت حضور ما در جلسه باشد. اما واضح بود که تمرکز مشخصی نداشتم. بعدازآن وقت جلسه را صرف بحث دربارۀ اهداف و مقصد جلسه کردیم. پس از این بحث بود که توانستیم به بقیۀ دستورجلسه برسیم.
بهترین نمایشم را به اجرا نگذاشتم اما آخر کار خوب از آب در آمد.
و البته درس باارزشی را آموختم که هیچ‌گاه فراموش نمی‌کنم. از آن زمان به بعد، هیچ‌وقت جلسه‌ای را بدون مشخص کردن هدف آن برنامه‌ریزی نمی‌کنم.»
این قدم ساده جلسات او را واقعاً بهبود داد. هرگاه تصمیم دارید جلسه‌ای برگزار کنید، ابتدا
هدف جلسۀ خود را مشخص کنید.
سپس هدف جلسه را در بالای دستور‌جلسۀ خود قرار بدهید تا حتماً همه بدانند که هدف از جلسه چیست.
چطور هدف جلسه را شناسایی کنیم؟
معمولاً شناسایی هدف جلسه آسان است. اما اگر سختتان است، فقط از خودتان بپرسید که تا آخر جلسه قصد به‌انجام رساندن چه کاری را دارید.
تا آخر جلسه به چه دست می‌یابیم؟
یا این جمله را کامل کنید:
تا آخر این جلسه، به … می‌رسیم.
به‌این‌ترتیب تمرکز خود را به تشخیص هدفتان از جلسه معطوف می‌کنید. این قدم ساده چند فایده دارد:
مزایای تشخیص هدف جلسه
- بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا نیاز به جلسه هست یا خیر. اگر هدف شما اشتراک وضعیت اخیر باشد و نیازی به بحث نباشد، پس می‌توانید با ارسال یک گزارش به این هدف دست بیابید.
- بهتر می‌توانید بررسی کنید که چه کسانی باید شرکت کنند. مثلاً اگر هدف اتخاذ تصمیم نهایی دربارۀ یک فروشندۀ نرم‌افزار یا اخذ موافقت برای یک فرایند است، می‌فهمید که نیاز به دعوت تصمیم‌گیران کلیدی دارید.
- می‌توانید دستور‌جلسه‌ای ایجاد کنید که از این هدف پشتیبانی می‌کند.
- می‌توانید آن را به دیگران انتقال بدهید تا در جلسه آماده حاضر شوند.
- می‌توانید جلسۀ خود را با یادآوری هدف به شرکت‌کنندگان آغاز کنید. به‌این‌شیوه وقتی به دستورجلسه می‌رسید، همه بر هدف اصلی متمرکز هستند.
وقتی این کار را آغاز کردید، بعد از مدتی تبدیل به یک عادت می‌شود. این کار بسیار ساده جلسۀ شما را بسیار بهتر می‌کند.
