در مقالۀ قبل دیدیم که چرا مهارت‌های اساسی مدیریت پروژه برای سازمان‌های خدمات عمومی اهمیت دارد. در این مقاله 10 مهارت اساسی مدیریت پروژه را بررسی می‌کنیم.
مدیریت بودجه: برای طبق برنامه پیش بردن یک پروژه، مدیر پروژه باید درک کامل و عمیقی از اصول اساسی محاسبه داشته باشد و باید دائماً از اجرای پروژه طبق بودجه اطلاع کامل داشته باشد. به‌این‌ترتیب با تشخیص واریانس‌ها یا اختلافات به محض وقوع آن‌ها می‌توان از غافلگیری‌های ناخوشایند در ادامۀ راه مصون ماند.
مدیریت محدوده: مدیران پروژه باید در ابتدای پروژه شناخت فراگیری ازاینکه محدودۀ پروژه چه هست و چه نیست داشته باشند. وقتی نیاز به تغییر محدودۀ پروژه است، مدیر پروژه باید مطمئن باشد که تغییر را به‌طور مناسبی مستند کرده است و یک رد ممیزی شفافی ایجاد کند و تأثیرات را بر بودجه‌ها و جدول‌های زمانی به تمام ذی‌نفعان انتقال دهد.
رفع تعارض‌ها: هرچه پروژه‌ها بزرگتر باشند، خطرها و احتمال سر برآوردن تعارضات بیشتر می‌شود. چه نبودِ توافق بین اعضای یک تیم باشد و چه بین فروشنده و مشتری و چه بین هر گروهی از ذی‌نفعان، یک مدیر پروژۀ خوب می‌داند که چگونه تنش را آرام کند و راهی برای پیشبرد بیابد. تعریف انتظارات و شفاف‌سازی درحین چرخه‌های پروژه می‌تواند تعارض‌ها را جداً کاهش بدهد و همۀ امور را به‌پیش ببرد.
آماده کردن ارائه‌ها: حتی اگر کسی یک نویسندۀ بااستعداد و یک سخنران جاذب باشد، یک ارائۀ مؤثر به مهارت بخصوصی نیاز دارد که مستلزم تمرین است. مدیران پروژه باید بدانند که چگونه از نرم‌افزارهای ارائه و برنامه‌های صوتی-تصویری برای گرفتن پیام‌های مهم استفاده کنند. (نکاتی برای ابزار مدیریت پروژه)
مدیریت زمان: بیشتر کار یک مدیر پروژه تعیین و اعلام این است که افراد وقت خود را صرف چه کنند، اما آگاه ماندن از مدیریت زمان نیز همان‌قدر اهمیت دارد. مدیران پروژه می‌توانند با واگذاری مسئولیت‌ها، چندوظیفه‌ای بودن و زمان‌بندی مجدد، فرصت‌هایی برای تأثیرگذاری بیشتر بیابید.
مذاکره: بحث برای بودجه‌ها، تخصیص منابع و جدول‌های زمانی اگر با درایت صورت نگیرد، ممکن است توأم با خصومت یا مانع باروری باشد. مدیران پروژۀ موفق می‌دانند چگونه تا جایی که ممکن است توافق‌هایی را بیابند و موقعیت را طوری حفظ کنند که به روابط کاری‌شان آسیبی وارد نشود. (چرا یک مدیر پروژه به مهارت داستان‌سرایی نیاز دارد؟)
مدیریت روابط: مدیران پروژۀ شایسته می‌توانند تلاش آگاهانه‌ای برای ایجاد اعتماد مشتریان، فروشندگان و اعضای داخلی تیم داشته باشند. روابط مؤثر کاری هنگام بروز اختلاف‌ها و دیگر موقعیت‌های دشوار مذاکره را آسان‌تر می‌کنند. (چرا مدیران پروژه به مهارت‌های نرم نیاز دارند؟)
مدیریت ریسک: وقتی در پروژه مشکلی ایجاد می‌شود، تمام چشم‌ها به مدیر پروژه است. صرف‌نظر از موقعیت، هرکسی قضاوت می‌کند که آیا مدیر می‌توانست زودتر متوجه مشکل شود و از آن ممانعت کند. توانایی پیشبینی مسائل و پیشبرد جلوتر راهکار شانس موفقیت را بسیار بهبود می‌دهد. (دربارۀ مدیریت ریسک بیشتر بخوانید.)
حفظ روابط: در مدیریت پروژۀ سنتی، خط متمایزی بین در جریان نگه داشتن افراد و سرازیر کردن سیلابی از ایمیل‌ها و دعوت‌های جلسات به تیم است. کم کردن جلسات وضعیت و ایمیل‌ها درحین در جریان نگه داشتن افراد با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه که تمام اطلاعات در آن قابل‌دستیابی است امکان‌پذیر است.
استفاده از فناوری مؤثر: نرم‌افزار مدیریت پروژه به‌طور چشم‌گیری در سال‌های اخیر تکامل یافته است و فرصت‌های جدیدی را برای همکاری، مدیریت داده‌ها، ارتباطات و گزارش‌دهی فراهم کرده است. استفاده از آخرین ابزار شما را قادر می‌سازد که مؤثرتر کار کنید و میزان تأثیرگذاری‌تان را در تمام جوانب یک پروژه افزایش بدهید. (راهنمایی فوری برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه)
درآخر با چند نقل‌قول جالب دربارۀ ارزش مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی همراه ما باشید:
«چه خوب است که نگرانی زودهنگام ما منجر به برنامه‌ریزی و تفکر زودهنگام ما شود.» وینستون چرچیل
«یک برنامۀ نامناسب ظرفیت اصلاحات را ندارد.» پوبلیلیوس سیروس
«برنامه‌ها بی‌ارزش‌اند، برنامه‌ریزی‌ها اهمیت دارند.» دوایت دی آیزنهاور
«انتظار بهترین را داشته باش، برای بدترین برنامه‌ریزی کن، و آمادگی غافلگیر شدن را داشته باش.» دنیس وایتلی
«برنامه‌ها جز مقاصد خوب نیستند، مگر اینکه فوراً به کار سخت بدل شوند.» پیتر دراکر
«یک برنامۀ خوبِ امروز بهتر از یک برنامۀ عالیِ فرداست.» ضرب‌المثل
«ابتدا یک ایدئال عملی شفاف و قطعی داشته باش، یک هدف یا مقصد. سپس ابزار لازم را برای دستیابی به حد اعلای خود را داشته باش، مثل خرد، پول، مصالح و روش. سوم تمام ابزار خود را برای آن حداعلا به‌کار بگیر.» ارسطو
«آن‌هایی که برنامه‌ریزی می‌کنند از کسانی که برنامه‌ریزی نمی‌کنند عملکرد بهتری دارند، حتی اگر چندان به برنامه‌هایشان پای‌بند نباشند.» وینستون چرچیل
«اگر نمی‌دانید کجا می‌روید انتظار دارید که کجا برسید؟» بازیل اس. والش
در خط دید بخوانید:
