ضرورت مدیریت پروژه در خدمات عمومی
میتوان مدیریت پروژه را هنر مدیریت کردن یک پروژه و اقلام تحویلی آن، با هدف تولید خدمات یا محصولات تکمیلشده تعریف کرد. پروژه را میتوان به راههای بسیاری اجرا کرد و راهی که یک پروژه با آن اجرا میشود «مدیریت پروژه» است.
مدیریت پروژه شامل تشخیص نیازمندیها، تعیین اهداف شفاف و قابلدستیابی، توازن تقاضاهای رقابتی ذینفعان مختلف و اطمینان از دستیابی به هدف است. واضح است که درصورتی که یک رویکرد علمی و ساختاریافته به روش مدیریت پروژه نداشته باشیم، سازمانها خودشان را در اقیانوس توسعۀ سازمانی غرقشده میبینند و درنتیجه توانایی روبهرویی با چالشهایی را که عصر مدرن برای آنها به ارمغان آورده است ندارند. بنابراین اهمیت مدیریت پروژه برای سازمانها بیشازاین نیاز به تأکید ندارد.
بدون یک رویکرد ساختاریافته و علمی به وظیفۀ مدیریت پروژهها و دستیابی به اهداف آنها، برای سازمانها بسیار دشوار است که پروژهها را با موفقیت و طبق زمان و محدوده و کیفیت تعریفشده اجرا کنند و نتیجۀ درخواستشده را تحویل بدهند. بهعبارتدیگر باید یک چارچوب و شیوۀ تعریفشدهای برای انجام امور وجود داشته باشد تا قطعاً ساختاری برای هنر مدیریت پروژه موجود باشد.
ازاینرو موضوع مدیریت پروژه ایجاد ساختار پروژه و مدیریت تعهدات آن و تحویل نتایج توافقشده است. سازمانها با روشهایی از مدیریت پروژه که بهطور سنتی مستدل و اثباتشده هستند، میتوانند بر محیط پروژه و اطمینان از مدیریت اقلام تحویلی سیطره داشته باشند. مدیران با «محدودیت سهگانه» [۱] روبهرو شدهاند که متشکل از تقاضای رقابتی زمان، محدوده و کیفیت است که لیست کارهای مدیر پروژه را تحتالشعاع قرار میدهد؛ مدیریت درست این محدودیتها بسیار در موفقیت پروژه تأثیرگذار است. بدون مدیریت پروژه مدیران و سازمانها گرفتار محیطی پرهرچومرج و پیشبینیناپذیر میشوند که قدرت تسلطی بر آن ندارند. بنابراین مدیریت پروژه برای هدایت پروژه هم لازم و هم ضروری است.
درواقع مدیریت پروژه بسیار وسیعتر از آن است که بتوان با یک دورۀ آموزشی برای یک سازمان خدمات عمومی آن را فراگرفت؛ با نهایت تلاش برای چنین دورۀ آموزشیای، میتوان بینشی از مهارتهای فوری را انتقال داد که نهایتاً به کارکنان سازمانهای خدمات عمومی کمک میکند که وظایف را خودکار کنند و مؤثرتر و کارآمدتر «تحویل مزیت» کنند [۲] ، به اهداف تعیینشده دست یابند، و چارچوبی فراهم آورند که عملکردهای بعدی سازمان در آن صورت بگیرد.
با تمام آنچه ذکر شد، باید بدانیم که چرا تمام سازمانهای خدمات عمومی باید پذیرای اصول مدیریت پروژه باشند. مدیریت پروژه زمینهای درحالرشد در کسبوکارها با ابعاد مختلف است و ازآنجهت که کارآفرینان و مدیران ارشد شرکت به مسئولیتهای روزانۀ مدیریت سازمان مشغول هستند، بهکارگیری مدیران پروژهای که خود را وقف نظارت بر صحت پیشروی پروژه از مرحلۀ مفهوم تا تکمیل آن میکنند ضرورت مییابد. درک فنون مؤثر مدیریت پروژه به سازمانها کمک میکند که پروژههای بزرگمقیاس را بهموقع و در محدودۀ بودجه و با حداقل اختلال در مابقی سازمان اجرا کنند.
مهارتهای مدیریت پروژه به تحویل مخاطرههای منحصربهفرد و موقتی کمک میکند. درحالیکه سازمان یک عملیات پیوسته و ادامهدار است، پروژه یک مخاطرۀ موقتی است که هدف از آن ایجاد یک محصول، خدمات یا فرایند منحصربهفرد است. در بسیاری از موارد این منحصربهفردی به معنای این است که هیچ طرح اولیه یا مراحل آمادهای برای توسعه محصول نهایی وجود ندارد. تخصص و تجربۀ مدیران پروژه در برنامهریزی برای تحویل این موارد است. بهعلاوه مدیران پروژه منابع را در بخشهای یک سازمان یکپارچه میکنند، ارتباطات را بهکار میگیرند، برای تکمیل پروژهها مهارتها را برنامهریزی میکنند و به آنها بودجه تخصیص میدهند.
همچنین بسیاری از پروژههای سازمانی برنامهریزیهای بزرگمقیاسی دارند که بر تمام دپارتمانها تأثیر میگذارند. ممکن است پیادهسازی پروژه با محدودیتهایی در عرضه، بودجه و منابع انسانی همراه شود. مدیران بااعتبار پروژه از مهارت در فنون مدیریت پروژه که مختص پروژههای منحصربهفرد هستند برخوردارند. میتوانند برای مدیریت استقلال برنامهریزی کنند و تداخل منابع [۳] را مدیریت کنند. سازمانهایی که برای نظارت و کنترل فرایندها و زمانبندیها مدیریت پروژه را بهکار میگیرند، میتوانند پروژههایشان را بهموقع و طبق بودجه بهطور مؤثری تکمیل کنند.
پیشروی طبق جدولهای زمانی نیز دلیل دیگری برای اتخاذ روشهای مدیریت پروژه است. برای ایجاد جدول زمانی برای یک پروژه، به هماهنگی فعالیتهای آن پروژه در هر فاز پروژه و هدایت تیمها و اعضای کارکنان آنها برای اجرای هر فاز نیاز است. با کار در محدودۀ پارامترهای برنامۀ مدیریت پروژه، زمانبندی تاریخهای هدف برای تکمیل وظایف محدودۀ هر فاز رعایت میشود. جدول زمانی مستقیماً به محدودۀ پروژه همبستگی دارد.
روشهای مدیریت پروژه به تعریف محدودۀ پروژه کمک میکند. مدیریت پروژه برای سازمانهایی که پروژههای متنوع و فراگیر و در محدودۀ وسیع را پیادهسازی میکنند ضروری است. محدوده پهنای یک پروژه را مشخص میکند و اینکه چه مقدار از کسبوکار تحتتأثیر قرار میگیرد. هرچه پروژه بزرگتر باشد، به جزئیات بیشتر برای باروری موفقیتآمیز پروژه نیاز است. در اجرای یک کار تجاری بزرگمقیاس نیاز به هماهنگی دقیق است تا بودجۀ تخصیصداده شده به پروژه بر تولید و فروش جاری حداقلِ تأثیر را داشته باشد.
مدیریت و فرمولبندی بودجه بخش دیگری است که مهارتهای مدیریت پروژه را میطلبد. با مدیریت پروژه، پروژهها در محدودیت بودجه میمانند. در یک برنامۀ مناسب مدیریت پروژه، هزینههای موردانتظار زودتر شناسایی میشوند تا بودجۀ واقعبینانهای تخصیص داده شود.
با راهکارهای حل تداخلهای منابع، مدیران پروژه میتوانند با بهینهسازی تخصیص کارکنان، تأثیر تخصیص بودجه به یک پروژۀ جدید را بر سرمایۀ عملیاتی بهحداقل برسانند. هماهنگی وظایف و تعریف شفاف اهداف یا اقلام تحویلی در فازها موجب کاهش بهرهوری مدیریت زمان و درنتیجه مازاد بودجه میشود.
آموزش مدیریت پروژه در سازمانهای خدمات عمومی، باید بر محور شناسایی و آموزش مهارتهایی که برای موفقیت در مدیریت پروژه لازم است باشد. در مقالۀ بعدی ۱۰ مهارت اساسی مدیریت پروژه را شناسایی میکنیم.
[۱] Triple Constraint
[۲] Value delivery
[۳] Resource Conflict
