دفتر مدیریت پروژهکنترل و مدیریت پروژهمدیریت تغییراتمدیریت ریسک
سرسام گرفته‌اید؟ زمانتان را مدیریت کنید
آیا حس می‌کنید سرسام گرفته‌اید؟ آیا کار زیادی برای انجام دادن دارید اما زمانتان برای انجام آن کم است؟ پروژه‌های زیادی هستند که باید مدیریتشان کنید و افرادی که باید با آن‌ها سخن بگویید. چه خوب بود اگر می‌توانستید زمان مناسبی به خانه برسید و دوستان و خانوادۀ خود را ببینید. شاید تصمیم گرفته‌اید که دیگر این‌قدر برنامۀ زندگی‌تان به‌هم‌ریخته نباشد و زمان کمتری را در اداره بگذرانید.
برای اینکه کمتر سرسام بگیرید و بر کارهایتان تسلط داشته باشید، چند تغییر ساده و سریع زیر را ایجاد کنید.
- بدانید که چگونه زمانتان را سپری می‌کنید. منظور این نیست که دست از کار کردن بکشید، بلکه ببینید که زمانتان صرف چه می‌شود. در غیر این صورت، اولین کاری که باید انجام بدهید یافتن راه آسان و دقیقی است که بتوانید زمانتان را دستتان بگیرید سپس آگاه بمانید که چه چیز بیشتر از همه وقت شما را در روز می‌گیرد.
- زمانتان را همین‌الان صرف کنید. به عبارت دیگر، آیا واقعاً زمانتان را برحسب اولویت‌های واقعی و مسیر بحرانی تمام وظایف تعیین‌شده سپری می‌کنید؟ در این صورت، مرحلۀ ۳ را انجام بدهید. در غیر این صورت، زمان آن رسیده که یک قدم عقب بگذارید و دوباره ارزیابی کنید که چرا درحال انجام این کار هستید. چرا در زمان موردنظر بر مهمترین اولویت‌ها کار نمی‌کنید؟ قطعاً باید کار خود را با آنچه مهم است هم‌راستا کنید. مشغول بودن کافی نیست؛ باید در زمان مناسب مشغول کار مناسب باشید.
- غیرمعقول نباشید. آیا همیشه از خودتان انتظار تکمیل کار ناممکنی را دارید؟ اگر هر روز و هر هفته لیست وظایف شما به روز بعدی و هفتۀ بعدی منتقل می‌شود احتمالاً انتظار بیش از توان خود را دارید. فقط ۲۴ ساعت در روز وجود دارد و نیاز دارید که بخوابید و بخورید. باید بار کار خود را مجدداً ارزیابی کنید. برخی از موارد را از لیست وظایف خود حذف کنید. آیا تمام کارهایی که در لیست شما هست ارزش می‌افزاید؟ کار غیرضروری را متوقف کنید.
- مواردی را که بر لیست وظایفتان هست واگذار کنید یا از میزان آن بکاهید. مواردی هستند که اولویت دارند و ارزش می‌افزایند اما لازم نیست اکنون انجام بشوند. به این دلیل تیم دارید که برخی از کارها را بتوانید واگذار کنید.
- یک برنامه داشته باشید. برای کار‌تان یک برنامه و یک زمان‌بندی دارید درست است؟ باید یک برنامه نیز برای خودتان داشته باشید. آیا اولویت‌های این هفته را می‌دانید، اولویت‌های ماه را چطور؟ فصل و سال؟ حتماً مایلستون‌های مهم حرفه‌ای و شخصی‌تان را پیگیری کنید. بهدلیل مشغولیت بیش‌ازحد به کار، برنامۀ حرفه‌ای و شغلی خود را تحت شعاع قرار ندهید.
- از برنامۀ خود استفاده کنید. قبل از تکمیل روز، آیا برنامه‌هایتان را بازبینی می‌کنید و به تمام ناهمخوانی‌ها توجه می‌کنید؟ آیا دوباره بررسی می‌کنید که فردا باید چه کاری انجام شود؟ از آن دسته افراد نباشید که همیشه در راهرو می‌دوند که به جلسه برسند، زیرا فراموش می‌کنند که برنامۀ بعدازظهر خود را چک کنند.
- یک تقویم داشته باشید. این روزها هماهنگی تقویم‌ها بسیار آسان است. وقتی تقویمی برای خانه دارید و تقویمی برای کار و تقویمی برای دیگر فعالیت‌هایتان، به خودتان بیش‌ازحد وظیفه تخصیص می‌دهید.
- استراحت کنید. بله، درست خواندید، وقتی احساس سرسام می‌کنید استراحت کنید. منظور این نیست که با خیال راحت کار را سرسری بگیرید. اما تلاش نکنید که سریع‌تر و سخت‌تر کار کنید و کارهای بیشتری انجام بدهید. زمانی را برای شفاف کردن ذهنتان سپری کنید. اطراف اداره قدم بزنید. به رایانه‌تان پشت کنید. کمی آرامش حال شما را بسیار بهتر می‌کند.
واقعاً احساس سرسام می‌کنید؟ صادقانه نگاهی بیندازید که چگونه زمانتان را مدیریت کنید و به این راهنمایی‌ها عمل کنید. نظر خود را با ما به‌اشتراک بگذارید. در چنین شرایطی شما چه می‌کنید؟
