برنامهریزی منابع چیست؟ پاسخ کوتاه: برنامهریزی منابع قدمی از برنامهریزی تجاری است که در آن تمام منابع در پروژۀ پیشنهادی شناسایی میشوند.
پاسخ سادهای است. اما برای ارائۀ نمایی از مدیریت بارکار، باید نگاهی جامع و فراگیر داشت تا تمام منابع موردنیاز برای تکمیل پروژه بهوضوح شناسایی شوند. در ادامه با راهکارهایی برای جلب پشتیبانی حامی مالی آشنا میشوید.
منابع چیست؟
منابع را میتوان هر چیزی از تجهیزات و محل کار پروژه، تا افراد در نظر گرفت. در ادامه شاهد لیست برخی از منابع هستید که در برنامهریزی پروژه خود باید شناسایی کنید:
- نوع تیمی که نیاز دارید.
- نقشها و مسئولیتهای کلیدی برای هر عضو تیم.
- تعداد افراد موردنیاز برای پرکردن هر نقش.
- تجهیزاتی که نیاز خواهید داشت و هدف از این تجهیزات.
- مکانهای کاری و اتاقهای جلسات موردنیاز.
- انواع و تعداد تجهیزات موردنیاز.
- مقدار کلی مواد موردنیاز.
چطور یک برنامه منابع ایجاد کنیم؟
در برنامه منابع باید:
- تاریخهای بهکارگیری منابع برنامهریزیشده زمانبندی شود. این زمانبندی شامل زمان و طولمدت بهکارگیری افراد در تیم، کرایه تجهیزات، کرایه محل پروژهها و هر چیز دیگر است.
- میزان منبع موردنیاز را به ازای هر فعالیت پروژه شناسایی کنید. هر روز از منابع بسیاری استفاده میکنید. در این بخش برنامه به جزئیات روزانه این منابع میپردازید.
- یک زمانبندی با جزئیات برای استفاده منابع ایجاد کنید. سپس طولمدتها و مقادیر تعیینشده را در نظر بگیرید و در یک تقویم یا گاهشمار جمع کنید تا مطمئن شوید منابع را بهدرستی تخصیص دادهاید.
برای لحاظ تمام این اطلاعات باید درست پردازش کنید. اساساً این پردازش از سه مرحله ایجاد لیست، تخمین و ساخت تشکیل شده است. در ادامه هرکدام از این مراحل را با جزئیات بیشتری بررسی میکنیم.
مرحله1: لیست منابع
با یک لیست شروع کنید. تمام منابع مختلف موردنیاز خود را بنویسید. از بولت برای ساختاربندی نکات استفاده کنید. وظایف پروژه را برای چه کسانی تعیین میکنید؟ تمام نقشها را شناسایی کنید، چه نقشهای تماموقت و نیمهوقت، و چه پیمانکاران.
در مورد تجهیزات چطور؟ مثل تخصیص کار، تمام تجهیزاتی را که برای تکمیل پروژه نیاز دارید شناسایی کنید. این لیست نیز باید شامل تمام تجهیزات باشد، از رایانه، دستگاه فتوکپی و سایر وسایل گرفته تا دستگاههای مخابراتی و ماشینآلات.
مورد بعدی در لیست، مواد است. مواد غیرمصرفی موردنیاز برای تکمیل فعالیتهای پروژه چیست؟ شاید به این مواد برای ساخت اقلام تحویلی فیزیکی نیاز باشد، مانند چوب، فولاد و بتن.
مرحله 2: تخمین تعداد منابع
در این مرحله تا جایی که ممکن است تخمین بزنید چه تعداد از منابع لیستشده در چرخه حیاتی پروژه نیاز است. بهطور مثال، چند ساعت از تیمتان را نیاز خواهید داشت؟ این ساعتها را به ازای هر نقش تقسیم کنید. برای تجهیزات هم همین کار را کنید. چقدر تجهیزات لازم خواهد بود؟
در مورد مواد نیز به همین ترتیب. مقدار مواد موردنیاز برای پروژه را برحسب فوت (یا متر) مربع، تعداد واحدها و غیره برآورد کنید. چه مقدار سختافزار باید خریداری شود و آیا نیاز به لایسنس کردن نرمافزاری هست؟
تا جایی که میتوانید با دقت تخمین بزنید. اگر ممکن است، سعی کنید تاریخی را که به منابع نیاز است و نرخ مصرف روزانه، هفتگی و ماهانه را یادداشت کنید. هرچه دادههای بیشتری داشته باشید تخصیص منابع را بهتر انجام میدهید.
مرحله 3: ایجاد زمانبندی منابع
برای ایجاد یک زمانبندی دقیق منابع از اطلاعاتی که در دو مرحله قبلی جمع کردید استفاده کنید. لازم است که منابع موردنیاز برای تکمیل پروژه، چارچوبهای زمانی برای مصرف هرکدام از این منابع و زمان کمّی موردنیاز برای منابع در هر ماه و/یا هر هفته تعیین شوند.
سپس باید کل مقادیر مصرفی هفتگی و/یا ماهانه را جمع ببندید. فراموش نکنید لازم است که محدودیتها و موارد فرضی را، که شاید در طول چرخه حیاتی پروژه پیش آیند، شناسایی کنید.
کمک گرفتن از ابزار مدیریت پروژه
برنامهریزی منابع فقط شروع کار شما است. در طول اجرای پروژه باید بر منابع نظارت کنید و مطمئن شوید که در چارچوب زمانبندی و بودجه است. امور در طول چرخه حیاتی، پروژه تغییر میکند، همین شما را برای تغییر برنامه منابعتان تحتفشار میگذارد.
اما منابع محدودند. پس راهحل چیست؟
ابزار مدیریت پروژه اینجا به کار میآیند. نرمافزارهایی هستند که برای مدیریت آسانتر پروژه طراحی شدهاند و تصویر دقیقی از پیشرفت پروژه ارائه میدهند، بنابراین میتوانید منابع را طوری تخصیص کنید که مانعی برای اعضای تیم ایجاد نشود یا زمانبندی و برنامه بودجه متوقف نشود.
با کمک ابزار مدیریت پروژه:
- تیم خود را بهتر مدیریت میکنید.
- تصمیمگیریهای دادهمحور آسانتر میشود.
- بهینهسازی بلادرنگ منابع ممکن میشود.
مشاهده کنید منابع شما کجا تخصیص داده میشوند.
با نرمافزار مدیریت پروژه میتوانید تمام کار تیم خود را یکجا و بر یک صفحه مشاهده کنید. با یک نمای بزرگ از زمانبندی میتوانید ببیند هر کس در تیم چه انجام میدهد، پس میتوانید جلوتر زمانبندی کنید و مقدار مناسبی از کار را در زمان مناسب به آنها محول کنید.
بدین ترتیب اگر نیاز به تخصیص کار بیشتر یا کمتری به عضوی از تیم باشد، با یک ضربه بر صفحهکلید بهآسانی چنین میکنید. کافی است روزی را که دوباره وظیفه برای آن تعیینشده انتخاب کنید و تعداد ساعات لازم برای آن وظیفه را تخصیص و تعیین کنید. بدین ترتیب پیچیدگی تغییر زمانبندی از میان میرود و میتوانید پروژه را طبق برنامه بهپیش ببرید.
در برنامهریزی منابع، با رنگ کدگذاری کنید.
با کدگذاری رنگی بر تقویم میتوانید با یک نگاه ببینید که کدامیک از منابع شما بیشازحد تخصیص داده شدهاند و چه کسی عملکرد مناسبی ندارد. همچنین با یک رنگ میتوانید نشان بدهید که یک تعطیلی در راه است. بدین ترتیب این اطلاعات را دمِدست دارید بنابراین میتوانید جلوتر برنامهریزی کنید و منابعتان را مؤثرتر تخصیص بدهید.
«بلادرنگ» نظارت کنید.
وقتی تیم شما وضعیت وظیفه خود را با درصد تکمیل بهروز میکند یا وظایفی را که انجام داده علامت میزند، این دادهها فوراً به داشبورد اعمال میشود و به شما تصویر دقیقی از پروژه تا تاریخ فعلی را ارائه میدهد.
با نمای بارکار تیم خود بر داشبورد بررسی میکنید که آیا منابع شما بهطور مناسبی تخصیص یافتهاند؟ این نشانهای از توازن بارکار است بنابراین مانع دیگران یا موجب عدم کارایی آنها نمیشوید.
اشتراکگذاری آسان است.
منابع را در خلأ مدیریت قرار ندهید. لازم است که دادهها را هم با تیم و هم با حامیان مالی به اشتراک بگذارید. با یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین به صفحه اجتماعی مشترکی دسترسی دارید که تمام اعضای تیم میتوانند در آن مکالمه کنند و فایلهای مربوط به پروژه را ضمیمه کنند. یا میتوانید فقط اسناد را برای ایمیل ضمیمه کنید.
