از حواس‌پرتی‌ها دوری کنید
گفتن اجتناب از حواس‌پرتی آسان‌تر از عمل به آن است. زیرا زندگی مدرن به یک جریان ثابت از حواس‌پرتی تبدیل‌شده است. برای شروع اطمینان حاصل کنید که فضای کاری شما تمییز، به‌خوبی سازمان‌یافته و در حد امکان ساکت است. به‌عنوان‌مثال تلفن خود را خاموش کنید. از پست صوتی استفاده کنید و همه هشدارها را کاملاً قطع کنید. خواه رسانه‌های اجتماعی باشند یا حتی مرتبط به کار باشند. شما میخواهید وارد آن قلمرو شوید. همیشه می‌توانید بعداً زمانی را برای استراحت و پاسخ به تماس‌ها و پیام‌ها اختصاص دهید. اگر روی رایانه کار می‌کنید تمام صفحات غیر مرتبط با کاری که در دست دارید ببندید. هیچ دلیلی وجود ندارد که شما پیوسته اخبار را در پس‌زمینه داشته باشید و آن دام کلیکی می‌تواند در حالت صبر بماند. کنترل مواجهه شما با این حواس‌پرتی‌های فنی یکی از کلیدهای تکنیک‌های مدیریت مدرن زمان است.
چندوظیفه‌ای نکنید
هنگامیکه کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد شما به‌احتمال‌زیاد دو واکنش خواهید داشت: از آن اجتناب کنید یا همه کارها را بهیک‌باره حل کنید. بهترین توصیه این است که هیچ‌کدام را انجام ندهید. اجتناب از آن یعنی عقب انداختن و عقب انداختن فقط سطح استرس گسترده‌تری برای مهلت‌های زمانی شما به وجود می‌آورد. انجام همه کارها در ابتدا ممکن است ایده خوبی به نظر برسد. غرق یا شنا، درست است؟ کمی از این، کمی از آن. اسمش را دوباره بگویید، چه بود؟ آها بله، چندوظیفه‌ای! اگرچه ممکن است چندوظیفه‌ای یک گام منطقی برای کم کردن وزن کار شما باشد، اما این‌طور نیست. تحقیقات انجمن روانشناسی آمریکا نشان داده است که انجام بیش از یک کار در یک‌زمان، به‌ویژه اگر این کارها کارهای پیچیده‌ای باشند، بهره‌وری را از بین میبرد. شما زمان را ذخیره نمی‌کنید. وقتی از کاری به کار دیگر می‌روید، زمان تلف می‌شود. در حقیقت اگر شما معمولاً از چندوظیفه‌ای استفاده می‌کنید تمرکز کردن و حفظ آن برای شما سخت‌تر می‌شود. به حواس‌پرتی بیشتری منجر می‌شود. به همین دلیل است که میخواهید یک وظیفه را به بهترین شکل در یک‌زمان انجام دهید و به بهترین شکل ممکن به آن توجه کنید. با توجه به این گفته شما میخواهید محدودیت زمانی روی وظایف خود طبق جدول زمانی اعمال کنید. با این روش زمان زیادی روی یک وظیفه صرف نخواهید کرد که اگر استراحت کنید و چشمانی تازه به آن بازگردید ممکن است نتیجه بهتری بگیرید.
گردش کاری خود را درک کنید
بخش مهمی از تکنیک‌های مدیریت زمانِ خود، شامل شناخت جریان کاری و سبک کاری شما می‌شود. برخی افراد سحرخیز و برخی افراد شب‌بیدار هستند. مهم است که بتوانید جریان کاری خود را درک کنید و بفهمید که چه زمانی در هوشیارترین حالت قرار دارید و در صورت امکان برنامه‌ریزی روزانه خود را در همان بازه زمانی قرار دهید.
به‌عنوان‌مثال اگر فرد سحرخیزی هستید، وظایف بزرگ را در ابتدای صبح بچینید. اما اگر فردی هستید که زمان زیادی طول می‌کشد تا از خواب بیدار شوید، شاید باید از صبح استفاده کنید تاکمی از بار مشغله‌های روزانه شما کم شود. سپس می‌توانید مغز خود را بعداً روی مسائل پیچیده بپیچید. موضوع دیگری که باید تشخیص داد زمان‌های قله‌ها و دره‌های روزانه شما است. به‌عنوان‌مثال اغلب افراد بعد از ناهار در بازده دچار سکون می‌شوند. ساعت درونی خود را بشناسید و با آن نجنگید. از ریتم طبیعی بدن خود به‌طور مؤثر استفاده کنید. هنگامیکه به استراحت نیاز دارید، این زمان را به شارژ مجدد اختصاص دهید.
اکنون زمانش است
تا حالا چند بار پیش‌آمده که گفته باشید کاری را بعد از پاک کردن ظروف و وقت پیدا کردن برایش انجام می‌دهید؟ یا شما از آن دسته افرادی هستید که منتظر الهه شعر و موسیقی می‌ماند تا خودش را نشان داده و الهام‌بخش آن‌ها باشد؟ این فقط تعلل است. داشتن وقت آزاد برای اختصاص کامل خود به چیزی و ایجاد انگیزه با الهام گرفتن بسیار عالی است اما این وقت‌ها هم کمیاب هستند. اگر میخواهید بنشینید تا همه‌چیز روبه‌راه شود، مدت‌زمان طولانی باید بنشینید. بهتر است شروع به کار کرد. حالا. دلیلی برای انتظار وجود ندارد. شما می‌توانید از تمام تکنیک‌ها و ترفندهای مدیریت زمان استفاده کنید اما انجام واقعیِ کار، الهام‌بخش خواهد بود. بودن در فرآیند انجام یک کار، زمانی است که ایده‌ها در جریان باشند و همچنان که کار می‌کنید یعنی در حال پاک کردن ظرف هستید به‌جای آنکه منتظر باشید تا ظرف‌ها به شکل معجزه‌وار خودشان پاک شوند. بسیاری از افراد خود را با این راه مسدود می‌کنند یا بدتر از آن می‌خواهند اطمینان حاصل کنند که همه‌چیز کامل است. هیچ‌چیز کاملی وجود ندارد، بنابراین اینیک کار بی‌دلیل است و واقعاً راه دیگری برای هدر دادن روز. بله ممکن است شما کامل نباشید. بله ممکن است شکست بخورید. اما از طریق شکست است که ما یاد می‌گیریم و موفق می‌شویم.
