اقدامات بسیاری وجود دارد که فقط برای تصویب یک پروژه انجام می‌شود. این پروژه باید دارای یک هدف و سپس معیاری برای تعیین موفقیت آن باشد. اما وقتی پروژه را با یک پرونده تجاری و ارائه قوی به سرمایه‌گذاران فروختید، تفریح و سرگرمی واقعی تازه شروع می‌شود، به این دلیل که از الآن تازه برنامه‌ریزی شروع می‌شود. ایده‌ها عالی هستند، اما بدون نقشه راه عملی که نشان دهد چگونه می‌توانید از مفهوم به خلقت برسید، فقط چرخ‌های خود را چرخانده‌اید بدون اینکه حرکت کنید. هنوز هیچ طرحی به‌طور کامل روی میز شما قرار نگرفته است، اگر اصلاً چنین طرحی وجود داشته باشد. آنچه شما نیاز دارید نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه است که به شما ابزار جمع‌آوری و سازمان‌دهی کلیه اطلاعات پراکنده موردنیاز برای مدیریت پروژه را می‌دهد. اما بیایید ساده شروع کنیم و راه خود را پیش ببریم.
چه چیزی باعث ایجاد یک پروژه می‌شود؟
چه تاکنون پروژه‌های بسیاری را هدایت کرده باشید یا اولین بارتان باشد، یادآوری اصول هیچ ضرری ندارد. بیایید لحظه‌ای تأمل‌کنیم و ببینیم برنامه پروژه از چه ساخته‌شده است. اول اینکه برنامه (طرح) پروژه، فعالیت‌ها، وظایف و منابعی است که می‌خواهید برای تحقق پروژه خود از آن‌ها استفاده کنید. خبر خوب این است که بخش اعظم ضربه‌های ناگهانی که در پروژه می‌تواند اتفاق بیفتد، قبلاً در پرونده تجاری شما مشخص‌شده است. جایی که شما این پروژه را پیشنهاد کرده‌اید و سودتجاری مورد انتظار آن را توضیح داده‌اید. اما اکنون شما باید این فرآیند واقعی را توصیف کنید که به چه طریقی قصد دارید پروژه را به موفقیت برسانید.
نمونه طرح پروژه
فازهای مهم پروژه را شرح دهید. لازم است برنامه شامل کلیه قسمت‌های پروژه باشد که به شرح زیر است:
• مفهوم و آغاز: این تکرار همان پرونده تجاری است. جایی که شما ایده پشت پروژه و سود آن را برای سازمان شرح داده‌اید. شما قبلاً این موضوع را کاوش کرده‌اید و در پرونده تجاری مشخص کرده‌اید که چگونه می‌توان پروژه را تکمیل کرد. شما اکنون می‌خواهید آن ایده‌ها را گسترش دهید و مفهوم پروژه را بیرون بکشید و اینکه چگونه می‌خواهید آن خواسته‌ها را برآورده کنید.
• تعریف و برنامه‌ریزی: اکنون شما با تمرکز بر دامنه پروژه و کارهایی که باید انجام شود، برنامه را به شکل کتبی درآورده‌اید. اینجاست که وظایف را در اولویت قرار داده و بودجه و برنامه خود را محاسبه می‌کنید. تمام وظایف خود را به ترتیب اهمیت لیست کنید و از آن لیست تخمین بزنید که برای تکمیل پروژه چقدر پول و زمان لازم خواهد بود.
• راه‌اندازی: اجرای طرحی که شما ابداع کردید با اختصاص منابع و وظایف به تیم شما که از وظایف خود مطلع شده است، آغاز می‌شود. این شروع کار واقعی است، البته به این معنی نیست که برنامه کنار گذاشته‌شده است. همیشه تغییراتی رخ خواهد داد که شما مجبورید با آن وفق پیدا کنید.
• عملکرد و کنترل: صحبت از تغییرات شد، حین انجام پروژه، نظارت بر میزان رسیدن به پیشرفت تخمین زده‌شده از برنامه (طرح) پروژه با پیشرفت واقعی حاصل‌شده که توسط به‌روزرسانی‌های وضعیت، توسط تیم شما ثبت می‌شود، حیاتی است. این زمانی است که شما برای اختصاص دوباره منابع در جایی که لازم است در مسیر درست بمانید، به برنامه رجوع می‌کنید. هر چه بهتر بتوانید پیشرفت پروژه را دنبال کنید، در حالت ایده‌آل و در زمان واقعی تصویر دقیق‌تری از محل پروژه خود و آنچه برای در مسیر ماندن لازم است خواهید داشت.
• بستن پروژه: وقتی کار تمام شد، درواقع هنوز تمام نشده است! اکنون باید تأیید مشتریان را به دست آورید. اطمینان حاصل کنید که تمام اسناد مربوط امضاشده است، پرداخت‌ها صورت گرفته است و … . هنوز کارهای رفع‌ورجوع بسیاری مانده که شما مسئول مدیریت آن هستید، از اعضای تیم جاری، تا پرداخت دستمزد تیم، فروشندگان، پیمانکاران و … .
بنابراین برنامه پروژه چیزی بیش از یک طرح برای چگونگی اجرای پروژه است و به یک تصویر لحظه‌ای از کلیت پروژه که قابل تخمین باشد، نزدیک‌تر است.
پرداختن به جزییات
فازهای لازم برای تجزیه پروژه به قسمت‌هایی که چرخه عمر آن را تشکیل می‌دهند، مهم است. اکنون شما باید درباره چگونگی حرکت از یک‌فاز به یک‌فاز دیگر فکر کنید.
• ساخت لیست وظایف: تسک‌ها کارهای کوچکی هستند که کل پروژه را تشکیل می‌دهند. شما می‌خواهید یک لیست با جزییات بسازید که هر قدم را در طول پروژه تعیین کند. کارهایی وجود خواهد داشت که برای پروژه بسیار مهم هستند و حتماً باید انجام شوند. اما مواردی هم وجود دارند که می‌توانید بدون تأثیرگذاری بر موفقیت کلی پروژه قربانی کنید.
• مدت‌زمان: پس از جمع‌آوری تمام کارهای لازم برای تکمیل پروژه، باید با بهره‌گیری از بهترین قابلیت خود پی ببرید که هر یک از آن‌ها چقدر طول می‌کشند. البته شما فقط می‌توانید تخمین بزنید اما باید از تجربیات گذشته و سایر عوامل در دسترس استفاده کنید تا این حدس‌ها را تا حد امکان دقیق انجام دهید.
• وابستگی‌ها: همه کارها به‌طور مساوی ایجاد نمی‌شوند، برخی از آن‌ها تا کار قبلی تمام نشده، نمی‌توانند شروع شوند. شما باید بدانید کدام کارها به یکدیگر وابسته هستند. یک کار وابسته می‌تواند یک عضو از یک تیم دیگر را به خود مشغول کند و کل پروژه را از مسیر خارج کند. بنابراین حتماً مواردی را که در برنامه پروژه خود دارید یادداشت کنید و آن‌ها را پیوند دهید تا شما و تیم، قبل از شروع دیگری از اهمیت تکمیل یکی آگاه باشید.
• منابع: قدم بعدی تصمیم‌گیری در مورد منابع موردنیاز برای انجام وظایف درزمانی که برای هرکدام اختصاص داده‌اید است. این می‌تواند شامل همه‌چیز از ابزار برنامه‌ریزی پروژه و اعضای تیم گرفته تا تجهیزات و فضای اداری باشد. شما باید این منابع را مدیریت کنید. بنابراین باید بدانید که آن‌ها چه هستند و طبق آن برنامه‌ریزی کنید.
اما هنوز موارد دیگری هستند که باید در برنامه پروژه لحاظ شوند.
• دامنه (حوزه): فعالیت‌ها و کارهایی که باید صورت گیرد تا پروژه شما با موفقیت انجام شود. شما باید اهداف این پروژه را از تحویل دادنی‌ها و وظایف گرفته تا هزینه‌ها و مهلت‌ها مستند کنید.
• مایلستون‌ها (نقاط عطف): این‌ها فازهای اصلی و رویدادهای پروژه شما هستند که برای تجزیه یکپارچه پروژه به قسمت‌های قابل‌هضم‌تر جمع‌آوری می‌شوند. در ادامه می‌توانید آن‌ها را به نمودار گانت اضافه کنید، با توضیحات و تاریخ جدول.
