10 نکته بیاموزید تا در مدیریت پروژه موفق شوید
به‌نظر ساده می‌رسد اما مملؤ است از مسئولیت‌های سرسام‌آوری که نیاز به رسیدگی دارند؛ بله، مدیریت پروژه هرچند ساده به‌نظر می‌رسد، اما برای کسانی که به آن مشغول‌اند ساده نیست.
مدیریت پروژه شامل شناسایی کار، برنامه‌ریزی، تنظیم راهبرد، و برقراری ارتباط با تیم و ذی‌نفعان است. وقتی برنامه‌ریزی و اجرا صورت گرفت، باید دقت کنید که کل فرایند به‌آرامی به‌پیش برود.
غرض اصلی از مدیریت پروژه به انجام رساندن پروژه با کمترین درگیری و استرس است و تحویل آن در محدودۀ زمان و بودجۀ تعیین‌شده.
- مبانی مدیریت پروژه
ببینید چه باید انجام شود، چه وظایف فرعی‌ای باید تکمیل شوند و برای تکمیل آن وظایف چقدر زمان تخمین می‌زنید.
برای منسجم ماندن برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی، شناخت چند کار مهم ضرورت دارد. باید از آنچه نیاز است انجام شود و وظایفی که باید لحاظ شوند درک مناسبی داشته باشید. بهترین راه برای کسب یک تصویر بهتر از پروژه، تقسیم اجزای بزرگ پروژه به مراحل کوچک‌تر کار است.
حتماً کارکنان و توانایی‌های قابل‌به‌کارگیری آن‌ها در پروژه را درنظر بگیرید.
به‌این‌ترتیب هرکسی می‌تواند بهتر تخمین بزند که چقدر زمان برای کارش نیاز دارد و احتمال اینکه کاری از چشم پنهان بماند کمتر است.
- تهیۀ یک زمان‌بندی
شناسایی یک تیم کارآمد و وظایف و وابستگی‌هایشان مهم‌ترین موضوع است.
مسئولیت‌های تعیین‌شده و زمانی را که برای تکمیل آن لازم است کاملاً بررسی کنید. به‌این‌ترتیب بهتر می‌توان زمان را تخمین زد و اطلاعات را از افرادی که مشغول به کارند جمع‌آوری کرد و چون افراد در ایجاد زمان‌بندی مشارکت دارند بهتر می‌توانند تاریخ‌های هدف را رعایت کنند. به‌این‌شیوه می‌توانید بر تیم تسلط داشته باشید.
- تعیین رویدادگاهها (مایلستون‌ها)
بعد از تنظیم زمان‌بندی، برای استمرار پروژه طبق برنامه، رویدادگاهها را، که اهداف دوره‌ای هستند، شناسایی کنید. رویدادگاهها یا مایلستون‌ها شاخص‌هایی هستند که برای پیگیری وضعیت پروژه به‌کار گرفته می‌شوند.
ممکن است مشتری طراحی‌شان کرده باشد یا به‌دلیل تمرکز بر تحویل شکل گرفته باشند. فقط برای پایان پروژه طراحی نشده‌اند، بلکه در سرتاسر برنامۀ زمانی پروژه حضور دارند و هدف از رویدادگاهها می‌تواند ارتباطات و یا نظارت بر وضعیت پروژه باشد.
- بودجه
قبل از شروع پروژه برنامه‌ریزی کنید و بودجه را تنظیم کنید؛ با این کار می‌توانید تصویر شفافی از پولی که صرف اجرای پروژه می‌شود بیابید.
لازم است دربارۀ بودجۀ تخصیص‌داده‌شده به پروژه دید شفافی داشت. اگر هزینه در ابتدا بالا زد، پیگیری و اجرای پروژه آسان‌تر خواهد بود و می‌توان مطمئن بود که چیزی ازدست نمی‌رود یا بیش از مقدار موردانتظار زمان صرفش نمی‌شود.
- تنظیم راهبرد دربارۀ ریسک‌های بالقوه
یک برنامه برای مدیریت ریسک‌های بالقوه، که ممکن است طی پروژه رخ بدهد، تنظیم کنید و آمادگیِ کنترل این ریسک‌ها را داشته باشید. از تجربیات قبلی در کنترل هر موقعیتی استفاده کنید. از تجربۀ تیم نیز می‌توان برای تنظیم یک برنامه و کنترل هر ریسکی که رخ می‌دهد استفاده کرد.
- اجرا
وقتی که وظیفه را به اهداف کوچک‌تر تقسیم می‌کنید، برای اجرای آن با تیم همکاری کنید. با تیم برای پیشروی امور ارتباط منظم داشته باشید و برای کمک به پیشروی تیم طبق برنامه، حتماً موانعشان را ازمیان بردارید.
- پیگیری
تصمیم‌گیری دربارۀ هر مؤلفه مهم است اما پیگیری هر مؤلفه نیز بسیار ضرورت دارد. بعید نیست که بارها امور دقیقاً طبق برنامه پیش نروند. به زمان‌هایی که برنامه از مسیرش خارج می‌شود توجه کنید. این کار به تنظیم پروژه‌های بعدی کمک می‌کند.
به‌علاوه به عواملی که برنامه را از مسیر خارج کرده نیز توجه کنید تا دفعۀ بعد که برنامه‌ریزی می‌کنید، این عوامل را درنظر داشته باشید.
- مدیریت ریسک
به بررسی برنامۀ مدیریت ریسک توأم با اجرای پروژه ادامه بدهید. با اعضای تیم دربارۀ ریسک‌های بالقوه‌ای که امکان وقوع دارند صحبت کنید و این ریسک‌ها را در مراحل اولیه شناسایی کنید. این کار از مهترین اموری است که حین مدیریت پروژه باید درنظر داشت. اگر هر ریسک بالقوه‌ای واقع شود، طبق برنامه‌ای که ابتدا تنظیم کردید عمل کنید.
- ارتباطات
ارتباطات خود را با ذی‌نفعان و اعضای تیم مرتباً حفظ کنید.
وضعیت پروژه را با همه به‌اشتراک بگذارید تا از نحوۀ پیشروی امور مربوط به پروژه آگاه بمانند. انتظارات آن‌ها را طی مسیر مدیریت کنید و برای اعتمادسازی و ایجاد اطمینان، همه را مطلع نگه دارید.
- تمرکز را ازدست ندهید
بر هم خوردن تمرکز می‌تواند ذهن شما را از پیشروی پروژه منحرف کند. پس بر کاری که باید انجام شود متمرکز بمانید و اجازه ندهید که چیزهای دیگر تمرکز شما را منحرف کند.
به تیم کمک کنید که متمرکز بماند و فعالیت‌ها را درحین دست‌یابی به اهداف پروژه تکمیل کنند.
ارتباط مستمری با تیم داشته باشید، حتی اگر صحبت کردن برایشان راحت نباشد؛ به‌این‌طریق محدودۀ عملیاتی کار شناخته می‌شود. با حفظ تمرکز و ارتباط با تیم، می‌توانید بحث با مافوقان دربارۀ کار را مدیریت کنید.
به‌غیر از راه‌های ذکرشده، عوامل دیگری هستند که در مدیریت پروژه باید درنظر داشته باشید:
- بررسی کنید که آیا نیروی کاری که برای تکمیل پروژه به‌کار گرفتید، شایستگی کافی برای تکمیل کار را دارند (تکمیل بهموقع).
- آیا تیم شما کافی است؟ اندازۀ تیم و همین‌طور تخصص لازم برای تصمیم‌گیری‌ها را نیز باید درنظر گرفته شوند.
- بازخوردهای (فیدبک‌های) بهموقع به تیم و بررسی‌های مستمر برای اطمینان از پیشروی افراد و پروژه درجهت درستش اهمیت دارد.
- روحیۀ تیم را تقویت کنید؛ هر پیچیدگی یا نقصانی را در پروژه، که موجب تأخیر در پیشروی آن می‌شود، بپذیرید و همه تجربه‌ای را برای به‌کارگیری در پروژه‌های بعدی مستند کنید.
- بهتیم اعتبار بدهید؛ زیرا آن‌ها پشتیبان اصلی تمام پروژه‌ها هستند. حتی برای یک موفقیت کوچک آن‌ها را تشویق کنید.
اگر این راهنمایی‌ها به‌خوبی اجرا شوند، بی‌شک در مدیریت پروژه بهموفقیت می‌رسید. با استفاده از این‌ها می‌توانید پروژۀ خود را بدون هیچ گرفتاری‌ای اجرا کنید. این نکات را بسیاری از مدیران پروژه به‌کار می‌گیرند و با استفاده از آن‌ها احتمال تحویل موفق پروژه‌تان بالا می‌رود.
نوشته‌های مرتبط:
برای موفقیت پروژه با تیم خود همکاری کنید
توصیه‌ای برای مدیران پروژه: چگونه موفقیت یا شکست پروژه خود را بسنجیم؟
