توصیه‌ای برای مدیران پروژه: چگونه موفقیت یا شکست پروژه خود را بسنجیم؟
اگر بخواهیم در سنجش موفقیت یا شکست پروژه‌های خود بهتر عمل کنیم، باید بر چه معیارهای سنجشی برای مدیریت پروژه تمرکز کنیم؟ چگونه این متریک‌ها را برای بهبود عملکرد پروژه به کار بگیریم؟
شاید این سؤال چالشی برای مدیران پروژه باشد اما سؤالی است که باید از شخص مناسبی پرسیده شود.
این ذینفعان پروژه شما هستند که تصمیم می‌گیرند آیا پروژه‌ی شما یک موفقیت یا یک شکست بوده است. سؤال درست این است که خود را چگونه بسنجم؟
آیا چند هفته دیرکرد، در صورتی که کاری با کیفیت فوق‌العاده تحویل داده شود، برای آن‌ها مهم است؟ آیا رسیدن به مایلستون تحویل به هر وسیله ممکن برای آن‌ها اهمیت دارد، حتی اگر به معنای چشم‌پوشی از تعدادی از کارکردها باشد؟
می‌توان زمان صرف‌شده برای تعمیر عیوب، تعداد درخواست‌های تغییر، انحراف از خط زمانی مبنا [۱]، درصد تکمیل و نرخ کار انجام‌شده یا هر چیزی دیگری را اندازه گرفت. این اندازه‌گیری‌ها به شما اطلاعات مدیریتی جالبی می‌دهند و می‌تواند به شما در مدیریت تیم کمک کند؛ اما اگر حامی مالی شما در آخر ناراضی است، ارائه‌ی یکی از این سنجش‌ها مثل اینکه ۱٫۳ درصد زیر بودجه بوده‌اید، حالش را بهتر نمی‌کند!
پس خوب است که برای پاسخ این سؤال را تفکیک کنیم.
اول با حامی مالی پروژه‌ی خود و ذینفعان مهم در مورد آنچه برای آن‌ها اهمیت دارد صحبت کنید. چه خروجی را از پروژه می‌خواهند؟ چقدر می‌توانند از موفق بودن پروژه تشخیص درستی داشته باشند؟ عموماً آن‌ها فقط با زمان، هزینه، یا کیفیت قضاوت می‌کنند، درحالی که موفقیت می‌تواند رضایت کارمند/مشتری باشد. یا ممکن است موارد دیگری را رتبه‌بندی کنند. وقتی بفهمید که آن معیار چیست، می‌توانید با آن سنجش کنید، پیگیری کنید و اثبات کنید که در حال عمل به آن معیار هستید.
باید به یاد داشت که انتظارات با پیشروی پروژه تغییر می‌کنند. حامی مالی که فکر می‌کند شما به هر قیمتی باید به زمان تحویل برسید، وقتی می‌فهمد که می‌تواند با کارکرد اضافی در پروژه تا ۲۰ درصد حفظ مشتری [۲] را افزایش بدهد، ممکن است فکرش را تغییر بدهد – البته اگر حاضر باشد که زمان‌بندی تا یک ماه به تعویق بیفتد.
لازم است که به انتظارات تصمیم‌گیرندگان در مورد پروژه‌ی خود نزدیک بمانید. بررسی با آن‌ها را ادامه بدهید و ببینید آیا تعریف آن‌ها از موفقیت تغییر کرده است. گه‌گاه با آن‌ها صحبت کنید و بگویید که چرا عملکرد شما در جهت مخالف با اهدافی است که با شما تعیین کرده‌اند یا فکر می‌کنند که اهمیت دارد.
ذینفعان در آخر کار تصمیم می‌گیرند که آیا نیازهایشان برآورده شده و پروژه آنچه را که می‌خواستند انجام داده است؟ ممکن است کاری را به‌موقع، در محدوده‌ی بودجه، یا در حوزه تعیین‌شده تحویل بدهید و آن‌ها باز هم ناراضی باشند. امید است که چنین موقعیتی را تجربه نکنید. حتماً زودتر با آن‌ها بررسی کنید و به انتظاراتی که سنجیدید، شکل بدهید.
این‌گونه موفقیت و شکست پروژه و چگونگی پیگیری آن برای شما شفافیت پیدا می‌کند. اما احتمالاً برای اهداف مدیریتی پروژه‌ی خود به معیارهای سنجش دیگری نیاز دارید.
معیارهای سنجش عملکرد به شما کمک می‌کنند که ببینید چگونه تیم در حال عمل است و احتمالاً جایی را نشان می‌دهند که مشکلات حضور دارند. اگر واقعاً این اولین باری است که بر سنجش عملکرد پروژه متمرکز می‌شوید، آن را خیلی پیچیده نکنید. افراد به شما کمک می‌کنند که ارزش کسب‌شده را به‌عنوان بهترین راه برای پیگیری عملکرد حفظ کنید، اما برای بیشتر پروژه‌های کوچک، افراط‌آمیز و اضافه‌کاری است.
این معیارها را امتحان کنید:
واریانس زمان‌بندی: زمان‌بندی پروژه خط پایه‌ی خود را مشخص کنید. سپس عملکرد واقعی خود را پیگیری کنید. اختلاف مابین جایی را که فکر می‌کردید باید باشید و جایی را که واقعاً هستید بسنجید. این سنجش را می‌توان به‌صورت تعداد مشخصی از روز ارائه داد: («۱۰ روز عقب هستیم.») یا درصد («۶ درصد از زمان‌بندی جلو هستیم.»).
واریانس هزینه: اصل یکسانی با واریانس زمان‌بندی دارد. اول خط مبنای بودجه خود را تعیین کنید. سپس آنچه را که واقعاً خرج کردید پیگیری کنید و این دو را مقایسه کنید. در آخر یا کمتر یا بیشتر خرج کرده‌اید (به‌ندرت دقیقاً به‌اندازه خرج کردید اما اگر چنین کردید که خوش به حالتان!). می‌توانید آن را به‌صورت یک قیمت معین نشان دهید («ما حدود ۵۰۰۰ دلار کمتر خرج کردیم») یا با درصد («۱۰ درصد از بودجه اضافه داریم»).
تعداد درخواست‌های تغییر: این معیار مفید نشان می‌دهد که نیازمندی‌های شما از ابتدا چه بوده‌اند. وقتی افراد می‌خواهند
تغییرات زیادی ایجاد کنند، نمی‌دانید جلوتر چه کاری باید انجام بدهید. این برای شما مشکل‌ساز خواهد بود و به روش‌شناسی مورد استفاده شما بستگی دارد. روش‌های چابک معمولاً در سروکار داشتن با تغییرات انعطاف‌پذیرتر هستند. روش‌های توسعه Waterfall برای کار با تغییرات چندان مناسب نیستند تا این حد که افزودن تغییرات بعدی در پروژه می‌تواند بسیار هزینه‌بر باشد. در هر صورت، با پیگیری حجم درخواست‌های تغییر می‌توانید بفهمید آیا ارزشش را دارد که دوباره عمیقاً نیازمندی‌ها را درنظر بگیرید؟
دانستن اینکه از زمان‌بندی ۶ درصد جلو هستید، بدون روایتی که علت آن را توضیح بدهد، بی‌معنی است. شاید علت این جلو افتادن این باشد که فقط یک بخش بزرگی از حوزه را در نظر گرفته‌اید و برای همین جلوتر هستید یا کار کمتری دارید که به‌طور کلی انجام بدهید، شاید با تیمی شروع کردید که وظایف را به‌سرعت پیش می‌برند (اما موجب صرف هزینه در خط منابع شما می‌شوند).
هر معیاری را انتخاب کنید مطمئن شوید که می‌توانید آن را به‌طور هوشمندانه‌ای تفسیر کنید و از قدرت تشخیص حرفه‌ای خود برای ارائه‌ی آنچه واقعاً برای پروژه معنا دارد استفاده کنید. سپس می‌توانید آن را برای تیم توضیح بدهید، از داده‌ها به شیوه‌ی مفیدی استفاده کنید و در مدیریت پروژه خود تصمیمات بهتری بگیرید.
حتماً چند راه ساده می‌خواستید! اما یک دید واقع‌بینانه از چگونگی موفقیت در پروژه‌ها، از فهرستی از نقاط بولت‌داری که در یک داشبورد جذاب اما بی‌معنی و کلیشه‌ای است بهتر است!
[۱] base timeline
[۲] customer retention
