فرض کنید صبح زود است؛ گوشی‌تان درینگ‌درینگ‌کنان بیدارتان می‌کند و پیام می‌رسد که یکی از مدیرانتان تعطیلات رفته، دیگری مریض است و سومی باید از فلان اداره بازدید کند! چه اطلاعات مفیدی برای دفترهای مدیریت پروژه! همان‌موقع به ذهنتان می‌سپارید که طی روز حتماً به تیم‌ها سری بزنید تا ببینید که پشتیبانی شبکه به‌درستی انجام می‌شود، حتی اگر مدیرانشان تشریف نداشته باشند.
تعجب می‌کنید؟ می‌گویید چطور چنین چیزی ممکن است؟ خب اگر شرکت شما هم سیستم‌های محبوب پیام‌رسان Slack را داشته باشد، این اطلاعات چندین‌بار تکرار می‌شود. و پیام از یک کاربر Bot با نام Holly (مخفف Holidays-Bot) می‌آید. به Holly وظیفه می‌دهند که سیستم HR را پرسمان کند تا اگر عضوی حضور نداشته باشد مطلع شود و هر روز صبح یک گزارشِ به‌روزشدۀ یکپارچه را به تیم ارسال کند.
در Slack باتِ Holly یک اسم و یک پروفایل و یک عکس دارد. می‌توانید با او تعامل برقرار کنید و او درخواست‌های ابتدایی را می‌فهمد. Holly می‌تواند یک عضو باارزش تیم شما باشد. با کمک Holly می‌توانید بدون نیاز و اتکا به اداره بفهمید که که هرکسی کجاست. Holly درواقع یک قطعه کد است که در یکی از سِروِرهای شما قرار می‌گیرد و هم به سیستم HR (برای پرسیدن سؤال‌ها) و هم به Slack (برای دریافت درخواست‌ها و اشتراک گذاشتن اطلاعات) متصل می‌شود. باتِ (bot) تعطیلات شما یک وظیفۀ تکرارشونده را تکرار و اجرا می‌کند و این‌گونه زمان باارزش اعضای تیم حفظ می‌شود.
فقطHolly نیست که می‌تواند بات شما باشد. GlossBot هم بات دیگری است. GlossBot مجموعۀ اصطلاحات مشترک در سازمان‌ها را نگهداری می‌کند و به درخواست برای معنی اصطلاحات پاسخ می‌دهد. مثلاً فراموش کردید که BOSCARD سرواژۀ چیست. سریع از GlossBot سؤال می‌کنید و پاسخ می‌دهد که BOSCARD از ابتدای واژه‌های Background – Objectives – Scope – Constraints – Assumptions – Risks – Dependencies ساخته شده است.
خوشبختانه به دلیل تعداد روبه‌رشد سیستم‌های CRM با واسط‌های API و سیستم‌های پیام‌رسانی چون Slack، که با آغوش باز استفاده از botها را می‌پذیرد، وظایف سادۀ بسیاری خودکار شده‌اند. همان‌طور که با بات‌ها می‌توانید بدانید تیمتان کجای اداره هستند، مدیران پروژه می‌توانند بدانند کدام رویدادگاه (مایلستون) فرارسیده‌اند (یا رد شده) و آیا مدیران پروژه اخیراً لاگ‌های ریسک را به‌روزرسانی کرده‌اند. بات‌ها می‌توانند با انجام فعالیت‌های روتین، مانند ارتباط دقیق با افرادی که وظایف به آن‌ها محول شده، مطلع شدن از تکمیل وظایف و به‌روزرسانی برحسب برنامه‌های اصلی، به مدیران پروژه کمک کنند. ناتوانی در خودکارسازی و محول کردن کار به بات‌ها زمان را تلف می‌کنند و از کیفیت می‌کاهد.
وقت PMOها بیش‌ازحد صرفِ گردآوری دستی و برقراری ارتباطات بین نقش‌های مختلف و ذی‌نفعان شده است. ازدیاد این تلاش‌ها از خلأهای ارتباطی درون پروژه و سازمان نشئت می‌گیرد. فرایند جمع‌آوری و توزیع اطلاعات کار بسیار دشوار و پرزحمتی است. معمولاً تحلیلگران PMO در عادت به کارهای سطح‌پایین و تکراری گیر می‌افتند.
این تنها عیب خودکار نبودن فعالیت‌های PMOها نیست؛ اطلاعات جمع‌آوری‌شده با دخالت انسانی به خطا و سوگیری می‌انجامد. فرایندهای کند و نادقیق، ذی‌نفعان و تیم‌های پروژه را به حس رعب و وحشت می‌رساند؛ کم‌کم PMO را یک مانع منسددکننده درنظر می‌گیرند، نه یک واحد توانمندساز.
لازم نیست داستان دفتر مدیریت پروژۀ شما چنین پایانی داشته باشد! استفادۀ مؤثر از بات‌ها می‌تواند از سربار مدیریتی بکاهد و سبد پروژه‌ها (پورتفولیو) را دوچندان تقویت کند.
استفاده از بات‌ها و خودکارسازی برای کاهش سربار مدیریتی
PMOها مملؤ از فرایندهایی هستند که برای خودکار شدن چشم‌انتظار‌ند. ازلحاظ تاریخی، به‌دلیل طبیعت موقتی پروژه‌ها، خودکارسازی وظایف همیشه ازلحاظ هزینه مقرون‌به‌صرفه نیست. هرچند پروژه‌ها ممکن است موقتی باشند، سبد پروژه چنین نیست.
یک تیم PMO معمولی صدها وظایف کوچک و روتین دارد که می‌توان به‌آسانی آن‌ها را به یک بات محول کرد. وظایفی چون بررسی اسناد مفقودشده، نظارت بر به‌روز بودن فراداده‌ها (متادیتا) و پیگیری گزارش‌های زمان‌های تحویل ردشده را می‌توان به‌آسانی به یک سناریوی خودکار یا یک بات محول کرد.
علاوه بر آن، دفتر مدیریت سبد پروژه‌ای که بینش و درایت دارد متوجه مشترک بودن چند فرایند در محدودۀ وسیعی از مدیریت پروژه‌ها می‌شود. فرایندهایی مثل تعیین زمان جلسات، ایجاد لیست وظایف، و پیگیری عملکردها در تمام پروژه‌ها از قبیل این فرایندهای مشترک‌اند. پروژه‌های نرم‌افزاری ممکن است فرایندهای روتین دیگری نیز داشته باشند، مثل Git Repos، ساخت محیط‌های آزمون و اجرای آزمون‌ها. با خودکارسازی این وظایف زمان را می‌توان حفظ کرد (و کیفیت را افزایش داد).
خودکارسازی یک شاخص کلیدی عملکرد (KIP) است که دفتر مدیریت پروژه باید پیگیر آن باشد
پیشنهاد می‌شود که یک معیار سنجش (متریک) جدیدی به KPIهای خود بیفزایید: خودکار بودن صددرصد فرایند. اگر باور دارید که نقش PMO مثل یک کاتالیزور در کسب‌وکار است، باید تصمیم بگیرید که معیار سنجش خود را ماهانه رشد بدهید؛ ساعات باارزش انسانی را آزاد کنید و بر اجرای سریع‌تر کسب‌وکار تمرکز کنید.
نوشته‌های مربوط به خودکارسازی:
چگونه یک پروژه اتوماسیون را که در حال از بین رفتن است نجات داد؟
آیا هوش مصنوعی شغل تحلیلگر داده‌ها را از بین میبرد؟
۵ محرک تحول دیجیتالی امروز؛ گزارشی از گردهمایی مرکز تحقیقات فورِستِر
