۸ عامل موفقیت که هر مدیر پروژه موفقی می‌داند (بخش اول)

آگاهی از عوامل موفقیت پروژه به پروژه‌های آینده کمک می‌کند و سریعا از شکست جلوگیری کرده و مانع اتلاف زمان و هزینه می‌شود. مدیرپروژه به این معنیست که شما نیاز به راهی برای ارزیابی پروژه‌هایی که درحال کار برروی آن‌ها هستید یا به اتمام رسانده‌اید دارید. در این مقاله لیستی از عوامل موفقیت ارائه شده است تا مدیران پروژه بتوانند تشخیص دهند که چه چیز به‌خوبی پیش رفته است و چه مشکلاتی هم در فرآیند هم در نتیجه نهایی وجود داشته است.

عوامل موفقیت پروژه

اندازه‌گیری موفقیت پروژه پس از اجرا مهم است زیرا به تشخیص استراتژی‌های آینده هنگام برنامه‌ریزیِ پروژه‌های جدید کمک می‌کند. بهبود مستمرِ حاصل از داده‌های جمع‌شده از پروژه‌های گذشته، به مدیرپروژه امکان می‌دهد تا پیش از وقوع بعدی، هرگونه مشکلی را شناسایی کند. بهره‌گیری از داده‌های گذشته به این معنیست که فرآیندهای جدید با اشتباهات کمتر و مدیریت بهترِ موفقیت می‌توانند اتفاق بیفتند.

۱- رضایت دینفعان

سنجیدن اینکه ذینفعان شما خشنود و راضی هستند یا خیر مهم است، زیرا آن‌ها مشتاقِ موفقیت شما هستند. آیا لازم است تا برای اندازه‌گیری موفقیت، همه ذینفعان سنجیده شوند؟ لزوما خیر. برای ارزیابی اینکه یک پروژه، موفقیت‌آمیز بوده یا شکست خورده، باید بدانید که کدام یک از ذینفعان باید راضی شده باشند. در صورت نیاز باید همه آن‌ها (ذینفعان) ارزیابی شوند. اگر تنها برخی از آن‌ها نقش کلیدی دارند، آن هم باید ارزیابی شود. ذینفعان و سهامداران اصلی می‌توانند موفقیت یا شکست پروژه را رقم بزنند، بنابراین این دسته از افراد برای سنجش موفقیت پروژه باید حتما درنظر گرفته شوند.

۲- رسیدن به اهداف تعیین شده پروژه

آگاهی از رسیدنِ پروژه به اهدافِ از پیش تعیین‌شده بسیار مهم است. آیا الزامات محصول تحویل داده شده و معیارهای موفقیت همانطور که وعده داده شده رعایت شده‌اند؟ درحالی که شما می‌خواهید مشتریان از هرآنچه در پروژه به انجام رسانده‌اید راضی باشند، ممکن است نتیجه آن‌چیزی نباشد که آن‌ها در ابتدا خواسته بودند، اما هنوز هم ممکن است به آن‌چه می‌خواهند برسند یا آن را پیدا کنند.  گزارش Chaos از سال ۲۰۰۶ بیان می‌کند که ۴۵ % از ویژگی‌های ساخته شده هرگز استفاده نشده‌اند و فقط ۲۰ % از ویژگی‌ها اغلب یا همیشه مورد استفاده قرارگرفته بودند. بنابراین، حتی اگر تمام چیزهایی که مشتریان شما خواسته بودند فراهم نکرده باشید، از آن‌ها بپرسید آیا الزامات حیاتی آن‌ها به انجام رسیده است یا خیر؟ اگر خیر، چه کاری را انجام نداده‌اید؟ چه ویژگی‌هایی مهم هستند؟ ارزیابی مواردی که ذینفعان را خشنود یا ناراضی می‌کند د رموفقیت کلی تاثیرگذار است.

۳- بودجه

سومین عاملِ موفقیتِ قابل بررسی، بودجه است و اینکه آیا شما پروژه را با بودجه مصوب در آغاز، تحویل داده‌اید یا خیر. پشت‌گرمیِ قضیه در این است که شرکت یا مشتری شما معامله خوبی داشته باشد. شما می‌خواهید بتوانید که هم محصولی تولید کنید و هم اهداف بودجه خود را برآورده کنید تا نشان‌دهنده موفقیت شما باشد.
یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۹ نشان داد که ۸۱ % سازمان‌ها بودجه را در طول پروژه مورد بازدید قرار می‌دهند. به‌طورمشابه ۸۳ % سازمان‌ها هم تغییرات در زمان و هزینه را در طول یک پروژه بررسی می‌کنند. این یعنی آگاهی از نحوه مدیریت بودجه حیاتی است.

۴- تحویل هدف

اندازه‌گیری موفقیت شامل مدیریت زمان است. ضرب‌الاجل‌های سخت مهم هستند چرا که روی دیگر موارد هم تاثیر می‌گذارند. دوباره می‌گوییم اگر بخواهید مهلت زمانی را تغییر دهید، بدان معنا نیست که شما شکست خورده‌اید. با ارتباطات هنوز هم می‌توانید موفقیت کسب کنید.  بررسی با تیم‌ها در مورد اینکه اولویت چیست و اینکه تاریخ‌های مناسب کدام هستند می‌تواند همان معنای موفقیت باشد چرا که همه را در حلقه کاری نگه می‌دارد. درحالی‌که تنها ۳۴ % از پروژه‌ها به‌موقع و با بودجه مصوب با کلیه مشخصات ارائه شده تحویل می‌شوند. اگر خوب ارتباط برقرار کنید و با ذینفعان خود همکاری کنید می‌توانید در این ۳۴ % قرار گیرید.