«به سه نفر زنگ بزن» – درس‌های آموخته‌شده را به‌کار بگیریم!
چگونه و چطور باید درس‌های مدیریت پروژه را جمع‌آوری کرد و به‌اشتراک گذاشت و این کار چه ضرورتی دارد؟ سیستمی را درنظر بگیرید که نامش را «به سه نفر زنگ بزن» می‌نامیم. مبنای این سیستم ساده است؛ وقتی مدیران پروژه پروژه‌های جدید را شروع می‌کنند، باید به سه نفر زنگ بزنند و یک مکالمۀ ۳۰ دقیقه‌ای با او دربارۀ پروژه داشته باشند.
چرا به «سه نفر زنگ بزن» بهتر از خواندن گزارش درس‌های آموخته‌شده است؟
مشکل گزارش درس‌های آموخته‌شده در مدیریت پروژه این است که بی‌حاصل و بی‌معنی می‌شوند. مدیران پروژه مسئول ثبت «درس‌ها» در گزارش‌هایی هستند که دائماً باید با امضایشان آن را به‌اتمام برسانند. برای اینکه تمام طرف‌ها مستند را تأیید و امضا کنند، بر هر درسی که ممکن است جروبحث ایجاد کنند سرپوش می‌گذارند و آن را کم‌رنگ نشان می‌دهند یا اصلاً حذفش می‌کنند. دفترهای مدیریت پروژه (PMO) هم کمکی نمی‌کنند. اگر دفتر مدیریت پروژه‌ای مخزنی از درس‌ها داشته باشد، همیشه محدودیت‌هایی حول فورمت و طول گزارش درس‌ها وجود دارد. درحالی که درس‌ها می‌توانند یک مخزن پربار از داده‌ها باشند، غالباٌ به طول بیشنیۀ ۲۵۵ نویسه (کاراکتر) محدود می‌شوند.
اگر روشِ «به سه نفر زنگ بزن» را در شرکتتان به‌کار بگیرید، مدیران پروژه می‌توانند تجربۀ غنی‌تری را به‌دست بیاورند و ۳۰ دقیقه زمان کیفی را با کسی صرف می‌کنند که در میدان بوده و کار را قبلاً انجام داده است. درس‌ها صادقانه و پردازش‌نشده هستند؛ در درس‌ها دست برده نشده و با یک سلول اکسلی محدود نشده‌اند. بعد از صحبت‌هایی که می‌شود مدیران پروژه نگرش بهتری از ریسک‌ها و خطرات پیش رو می‌یابند، به‌علاوه برای بهبود تحویل پروژه، از راهنمایی‌هایی برخوردار می‌شوند.
«خیلی‌خب، گوش کنین! آدم‌هایی که دنبالشونین دونده‌های حرفه‌ای‌اَن. سرعت رو دوست دارن و می‌خوان تا جایی که می‌شه براتون سختش کنن پس خودتون رو آماده کنین. پیداشون کنین، یه تیم درنظرشون بگیرین و بیاریدشون. و ازهمه‌مهم‌تر به‌هیچ‌وجه، گفتم به هیچ‌وجه، نذارین سوار ماشین بِشَن.» درس‌های تجربه‌شدۀ Hobbs در فیلم «سریع و خشن ۵»
دفتر مدیریت پروژه چه نقشی در «به سه نفر زنگ بزن» دارد؟
اگر این فرایند را در شرکتتان پیاده‌سازی کنید،PMO در آن نقش اساسی بازی می‌کند. اگر مدیران پروژه با سه نفری که مناسب هستند مصاحبه نکنند این فرایند هیچ منفعتی برایشان ندارد. خوب است PMO به‌جای معطوف کردن تمام تلاش‌هایش به جمع کردن و فایل‌بندی درس‌ها از شبکه‌اش بهره بگیرد. هر دفتر مدیریت پروژه‌ای که در تخصص خودش مهارت دارد شبکه‌ای از ارتباطات دارد که بر سیلوها و سلسله‌مراتب تأثیرگذار است. این شبکه به PMO کمک می‌کند که سه نفری را شناسایی و معرفی کند که بتوانند بهترین کمک به مدیر پروژه برای شروعِ درستِ پروژه‌اش باشند.
مدیر پروژه باید با چه کسی مصاحبه کند؟
دفتر مدیریت پروژه سه نفر را که معمولاً قبلاً این پروژه را انجام داده‌اند یا منابع مشابهی در پروژه‌های قبلی داشته یا مسئول فراهم کردن مزایای یکسانی در گذشته بوده‌اند انتخاب می‌کند. مثال‌هایی از این افراد:
- مدیران پروژه یا برنامه، که درگذشته پروژه‌های مشابهی داشتند؛
- معماران سیستم یا رهبران نرم‌افزار؛
- کاربران نهایی که متحمل تغییرات یکسانی در پروژه‌های گذشته شده‌اند یا دیدگاه‌هایی دربارۀ نظرات ذی‌نفعان دارند؛
- تیم‌های پشتیبانی‌ای که تجربۀ پذیرش همین اقلام تحویلی را در تولید یا محیط‌های «زنده» داشته‌اند؛
- مدیران حساب‌ها و قراردادها و مدیران تأمین، که تجربۀ مدیریت روابط روبه‌پایین و روبه‌بالا را داشته‌اند؛
- کارشناسان قانون، که میانجی توافقات تجاری مشابهی در گذشته بوده‌اند و از محیط قانونیِ پروژه درس‌هایی آموخته‌اند؛
- افراد دیگری هستند که می‌توانید خودتان آن‌ها را شناسایی کنید!
دربارۀ تیم‌های موقتی پروژه چطور؟
بیشترین فایدۀ «به سه نفر زنگ بزن» وقتی است که تیم‌های پروژه همچنان برای سازمان کار می‌کنند یا هنوز روابطشان آن‌قدر دوستانه است که در این روش بتوان از آن‌ها یاری گرفت.
منابع موقتی و تیم‌های پروژه باید ترغیب شوند که قبل از اتمام پروژه یک بستۀ «سه نفر زنگ بزن» ایجاد کنند. دفتر مدیریت پروژه مسئول پیشبرد این فرایند است. از افراد سؤال می‌کنند که تصور کنند که یک‌سال گذشته و باید به یک مدیر پروژه جدید، که پروژۀ مشابهی را شروع کرده، پاسخ بدهند. چه می‌‌گفتند؟ چه پیشنهادی می‌کردند؟ دربارۀ چه ضربه‌ها و آسیب‌هایی صحبت می‌کردند؟ برای اینکه جواب‌های خسته‌کننده و کلیشه‌ای نگیرید و به یاد فیلم «آواره‌ها» بیفتید که زخم‌هایشان را به‌هم نشان می‌دادند. نگذارید که درس‌ها شسته‌رفته و قالبی شوند و به‌این‌منظور باید احساسات و عواطف را به‌کاربگیرید. مهم است که دفتر مدیر پروژه سعی نکند که در پاسخ‌ها دست ببرد یا محتوای تأییدشده و امضاشده فراهم کند. راهنمایی‌‌های دستکاری‌نشده چیزی است که دنبال آن هستید! به‌قول فیلم آواره‌ها «به قایق بزرگ‌تری نیاز پیدا می‌کنی.»
دفترهای مدیریت پروژه چطور از انجام فرایند «به سه نفر زنگ بزن» مطمئن باشند؟
بعید است که مدیران پروژه بخواهند فرصت آموختن با «به سه نفر زنگ بزن» را ازدست بدهند؛ اما این فرایند باید تبدیل به یک روند عادی در فرایند آغاز تا پایان پروژه باشد و هیچ پروژه‌ای نتواند بدون سپری کردن این فرایند از فاز آماده‌سازی خارج شود. تکمیل این فرایند باید با امضای رسمی مصاحبه‌کنندگان و اضافه کردن شواهد ریسک و فرضیات به لاگ‌ها تأیید شود؛ کسانی که پیروِ PRINCE2 باشند درس‌های آموخته‌شده را در PID تکمیل می‌کنند.
