چهار قانون ارتباطات برای مدیریت مؤثر پروژه
از اول شروع کنیم. در ابتدا ارتباطات بود. ارتباطات بود که ما را از حیوانات متمایز می‌کرد و هنوز هم متمایز می‌کند. هرچند حیوان امروز با انسان ارتباط نزدیکی دارد.
یک فرایند هیچ ارزشی ندارد مگر اینکه ارتباطات در آن مؤثر باشد.
ما که مدیران پروژه هستیم بیشتر ارتباطاتتمان بر میانجی‌‍‌گری استوار است. ما میانجی ارتباطات مابین گروه‌هایی مانند تیم‌ها، مافوقان، مشتری‌ها، خریداران و دیگران هستیم.
هر جنبۀ ارتباطات در سیلوهای معین متفاوت است. در اینجا بسیاری از شرکت‌ها با مشکل روبه‌رو می‌شوند. شاید یه فرایند رسمی داشته باشند، اما «چارچوب ارتباطی رسمی» نداشته باشند و به این دلیل فرایند متقاطع است و تکرارپذیر نیست.
کلید کار درست مدیریت پروژه ارتباطات مؤثر است. بدون این سازگاری، شاید در میدان مبارزۀ یک پروژه موفق شوید اما در میدانِ کسب اعتبار شکست بخورید.
برای دستیابی به انسجام، مدیر پروژه باید با دقت عمل کند. این چهار مَثَل قدیمی به ما نشان می‌دهد که مدیر پروژه باید چه نگرشی به ارتباطاتش داشته باشد.
چهار قانون ارتباطات زیر را دنبال کنید
این چهار قانون را اساس و مبنای ارتباطات خود قرار بدهید:
- آن که از تاریخ درس نگیرید، به شکست محکوم است
چه شرم‌آور است که سیاست‌مداران ما به این مثل پایبند نیستند! در هر پروژه اموری خوب پیش می‌روند و اموری بد. هیچ‌کدام از تجربه‌ها را فراموش نکنید.
فرایند را بهبود بدهید، خطرات غیرمنتظرۀ مسیرتان را برآورد کنید و بیاموزید که چگونه موانع بالقوه را تشخیص بدهید. با آموختن پیش‌بینی موانع می‌توانید آن‌ها را از سر راه پروژه‌های آینده بردارید. این کار را عملاً در جلسات گذشته‌نگری، مستندات مربوط و بهبودسازی فرایندها انجام می‌دهید.
- برنامه‌ریزی مناسب مانع عملکرد ضعیف می‌شود
منظور از این گفته پیش‌تولید و نقش بنیادی مدیریت پروژه است. قبل از اینکه پروژه را شروع کنید حاضر و آماده باشید. شاید اولِ کار کمی وقت بگیرد اما در آخر کار زمان زیادی حفظ می‌شود.
تیم و مشتری خود را طوری مدیریت کنید که آن نیز چنین کنند. با صرف زمان برای فهمیدن مشکل و همین‌طور راهکار، در میانه راه از تغییر جهت بی‌نیاز می‌شوید. هرچه بیشتر بتوانید در تولید طبق برنامه پیش روید، موانع کمتری پس از تولید ایجاد می‌شود و خروجی بهتر خواهد بود.
- سریع‌ترین راه برای رفتن از نقطۀ الف به نقطۀ ب، خط مستقیم است
این مَثَل در خط‌زمانی (گاهشمار) و فرضیات مطرح می‌شود. خط‌زمانی شما همیشه سریع‌ترین و مؤثرترین راه از الف به ب، درعینِ درنظر گرفتن تمام تأخیرهای ممکن در فرایند است. فرضیات را درنظر بگیرید که بعداً درمعرض سرزنش قرار نگیرید! ابهام و نامعلومی تمام راهکارهای عالی را به‌باد می‌دهد. تا می‌توانید به کامل‌ترین، دقیق‌ترین و صادق‌ترین شیوه زمان‌بندی کنید. هیچ چیز را قطعی درنظر نگیرید. تا می‌توانید فرضیات مختلف را برای مواجهه با موانع موفقیت برآورد کنید. این موانع ممکن است مربوط به هر چیزی باشنپد، مشتری، خریداران شخص ثالث، فناوری، ساعات، افراد… منظور از «آموختن از تاریخ» و «برنامه‌ریزی مناسب» همین است.
- تعویق دشمن زمان است، مانعش شوید
چارز دیکنز چه خوب می‌گوید: «کار امروز را به فردا نسپار». همیشه یک‌چیز دربارۀ پروژه‌ها صادق است: تمام خواهند شد! تا به نقطۀ پایان نرسیدید دست از تلاش‌هایتان برندارید.
معنایش این است که در تمام بحث‌ها، اقلام تحویلی، محول کردن‌ها و دیگر نقاط سراسیمه عمل نکنید. فکر کنید که تمام زمان دنیا را دارید. در بیشتر بررسی مشتری‌ها و حلقه‌های بازخورد (فیدبک) و پذیریش شاهد این اشتباه هستیم. درنهایت زمان و منابع و پول کم می‌آورید. حتماً توجه کنید که صرف زمان هنگفتی برای تضمین کیفی در انتهای پروژه راه کارآمدی برای جبران زمان هدررفته در تولید نیست.
با به‌کار بردن این چهار مَثَل نصف کار را انجام داده‌اید. تنها کاری که می‌ماند مدیریت فرایند و انتقال ارتباطات است. ساده نیست؟ این انتقال انتظارات است که بیشتر مدیران را زمین می‌زند. درعین کنترل، تمرکز کنید. واقعیت‌های را انتقال بدهید و این نگرش را پایه و مبنای چارچوب ارتباطی خود قرار بدهید.
دربارۀ مهارت‌های نرم بیاموزید.
شش مهارت ضروری مدیریت پروژه را که در کلاس‌ها تدریس نمی‌کنند بخوانید.
