از ساختار شکست کار برای ایجاد قدرت تیمی (WBS) استفاده کنید

حتماً از این عنوان تعجب کرده‌اید. در مدیریت مرسوم پروژه کوته‌نوشت WBS مخفف کلمۀ ساختار شکست کار است. حال که تصمیم دارید بهترین روش‌ها را به‌کار بگیرید و هنگام برنامه‌ریزی برنامه، یک ساختار شکست کار بسازید، WBS را می‌توانید به We Build Strength (ما قدرت ایجاد می‌کنیم) نیز تعبیر کنید. روش‌های تیم‌سازی واقعاً جالب و ویژه هستند. همین‌طور که برای ساختن یک تیم ورزشی یا هنری نیاز به  تمرین است، شما نیز باید از فعالیت‌های معمولی پروژه به‌عنوان رویدادهای تیم‌سازی استفاده کنید.

مثلاً فرض کنید می‌خواهید یک ساختار شکست کار (WBS) بسازید. باید بدانید که نباید در اداره بنشینید و خودتان ساختار شکست کار را بسازید. به افرادی که کار را انجام می‌دهند اجازه بدهید که کار تعریف کار را انجام بدهند. به آن‌ها بگویید که چگونه اقلام تحویلی‌ را به فعالیت‌های قابل‌تعیین برای هرکس ترجمه کنند. این فرصت فوق‌العاده‌ای است برای ایجاد اعتماد و روابط ازطریق کار تیمی. با قدم‌های زیر می‌توانید تیمتان را برای ساخت WBS به مشارکت وادارید.

یک) مشارکت‌کنندگان مناسبی را انتخاب کنید. معنی مشارکت‌کنندگان مناسب یک نفر از هر گروه شرکت‌کننده در پروژه است. توجه شود که بد نیست که حامیان مالی اصلی، این فعالیت را مشاهده کنند تا آن‌ها نیز بفهمند که کار چگونه تعریف می‌شود.

توجه: این می‌تواند یک جلسۀ کاری طولانی و مجموعه‌ای از جلسات کاری باشد. این جلسات را با اطلاع از در دسترس بودن  اعضای تیمتان و دیگر تعهدات کاری زمان‌بندی کنید.

دو) محدوده را بررسی کنید. اگر این اولین‌ باری است که تیم رسماً دربارۀ محدوده می‌شنوند، می‌تواند موجب بحث‌های پرانرژی شود. آن‌ها را به پرسیدن سؤالات و سناریوهای اگر آنگاهی ترغیب کنید. اگر مانع شوید که تیم آزادانه دربارۀ محدوده بحث کند، امکان ارتباطات را ازبین می‌برید.

سه) برای شناسایی اقلام تحویلی کلیدی از افراد بخواهید که باهم کار کنند. از یادداشت‌های چسبان استفاده کنید. به تیم یادداشت‌های post-it یا مشابه آن را بدهید زیرا این یادداشت‌ها را می‌توان به‌سادگی دست‌به‌دست کرد. اینگونه تیم می‌تواند اقلام تحویلی و فعالیت‌های بعدی را بر کاغذ بنویسند و آن‌ها  را بر مکان‌های مختلف WBS پیشنهادشده قرار بدهند.

چهار) وقتی اقلام تحویلی کاملاً مشخص هستند، از تیم بخواهید بر سطوح پایین‌تر کار کنند. از گروه یا گروه‌هایی که مالک هر اقلام تحویلی هستند بخواهید که از برگه‌های چسبان استفاده کنند. بخواهید که به جزئیات بپردازند؛ به‌طوری که نتیجۀ نهایی سنجش‌پذیر یا قابل‌تعیین برای دیگران باشد.

پنج) مطمئن شوید که طی جلسه یادداشت‌های خوبی گرفته‌اید. ساختاری که در جلسه می‌سازید، همان‌موقع بسیار منطقی به‌نظر می‌رسد. اما ممکن است جزئیات فراموش شوند.

شش) زمانی برای بررسی دوبارۀ ساختار شکست کار بگذارید. دوباره آن را بررسی کنید و مطمئن شوید که منطقی است. از اعضای تیم بخواهید که سناریوهای خود را به مابقی تیم برای بازبینی و بحث ارائه بدهند. به‌این‌ترتیب می‌توانند درکی از کل تلاش تیم داشته باشند.

حال دو WBS ساختید! یکی ساختار شکست کار یا Work Breakdown Structure و دیگری قدرت تیمی یا We Build Strength.