تفاوت مدیریت هم‌زمان چند پروژه با چندوظیفهای بودن (Multitasking)
آیا شما می‌توانید به‌طور چندوظیفهای یا Multitasking کار کنید؟ بعضی در چندوظیفهای کار کردن فوق‌العاده‌اند اما در یک زمان، فقط یک کار را می‌توانند پیش ببرند. بیشتر ما وقتی کارکردمان خوب است که بر یک چیز تمرکز می‌کنیم و سپس بعداز تکمیل آن، توجهمان را به چیز دیگری معطوف می‌کنیم تا کار دیگری را تکمیل کنیم.
برای شما و تیمتان چندین پروژه تعیین می‌کنند و غالباً این موجب چندوظیفهای بودن می‌شود. چه می‌توان کرد؟! به منابع، بیش‌ازحد، کار تخصیص می‌دهند و موعدهای تحویل فشرده و نزدیک‌اند. انتظار می‌رود که هم‌زمان چند کار بکنید. خودتان این انتظار را دارید. درواقع به اینکه توانایی چندوظیفهای کار کردن را دارید افتخار می‌کنید و از تیمتان می‌خواهید که به رهبری شما تمکین کنند.
اما صبر کنید! شاید فکر کنید که بهترین روش برای تکمیل کار، کار هم‌زمان بر چند وظیفه است. اما این طرز تفکر غلط فقط متعلق به شما نیست. حتی ما را به این شیوۀ کار کردن تشویق کرده‌اند. حتماً در مصاحبه‌های کاری از شما نیز پرسیده‌اند که آیا توانایی چندوظیفهای بودن را دارید. قبلاً جوابمان این بود که بله، من خیلی عالی می‌توانم هم‌زمان چند چیز را مدیریت کنم؛ درواقع هرچه تعداد وظایف بیشتر باشد من بهتر کار می‌کنم. اما خوب است بدانید که دیگر توانایی چندوظیفهای بودن یک پوئن مثبت محسوب نمی‌شود. اخیراً در بعضی کشورها به دانشجویایی که دوران کارآموزی خود را سپری می‌کنند، می‌آموزند که در مصاحبه‌های کاری نگویند که ما توانایی کار چندوظیفهای را داریم.
واقعیت این است که ما وقتی دو چیز را به‌طور هم‌زمان انجام می‌دهیم، عملکرد ما به‌شدت پایین می‌آید. این دربارۀ تیم‌های ما نیز صادق است. وقتی نزد یک عضو تیم می‌روید و می‌گویید: «بر این کار کن و بعد به همان وظیفه برگرد»، کار بیشتری از او نمی‌گیرید. فقط او را اذیت می‌کنید، سردرگمش می‌کنید و مستعد وحشت و اشتباه می‌سازیدش. کارکنان وقتی از یک وظیفه به وظیفۀ دیگری مشغول می‌شوند زمانشان را از دست می‌دهند، که به این اتفاق «هزینۀ تغییر وظیفه» یا switching time می‌گوییم.
قطعاً محول کردن چندین پروژه به مدیران پروژه و تیمشان ادامه می‌یابد. اما واقعاً نیاز به این کار نیست. کافی است که اولویت هر پروژه‌ای را که مدیریت می‌کنید و اولویت تمام وظایف داخل آن پروژه‌ها را به‌وضوح بفهمید. اگر سازمان شما در فرایندهای تعیین و تخصص منابع مهارت داشته باشند، کمک بزرگی به کارکنان آن‌هاست. اما اگر چنین نیست، می‌توانید منابعتان را در پروژه‌تان پیگیری کنید و ببیند چگونه می‌توان کار پروژه را اولویت‌بندی کرد و تخصیص داد.
بهترین کار برای تعیین کار به اعضای تیم، وقتی چندین پروژه وجود دارد، این است که کار را برحسب اولویت تخصیص بدهید، به آن‌ها اجازه بدهید که وظیفه را تمام کنند و به وظیفۀ بعدی بشتابند.
شاید به‌نظر کنترل بیش‌ازحد به‌نظر می‌رسد اما اگر به اعضای تیمتان اجازه بدهید که فقط بر یک وظیفه در یک زمان کار کنند و سپس به وظیفۀ بعدی بروند، اینگونه بهره‌وری‌شان بیشتر است. البته نمی‌خواهید تیمتان زمانش را ازدست بدهد زیرا برای تعیین وظایف بعدی باید به شما رجوع کنند و گاهی می‌توانند تا نقطۀ معینی کار کنند و سپس باید منتظر بازخورد و بررسی شخص دیگر باشند. این زمان میانی بسیار رضایت‌بخش است. به‌جای اینکه به آن‌ها مجموعه‌ای از کارهایی را بدهید که قرار است به یک‌باره تکمیل کنند، سعی کنید بیش از سه وظیفه به‌طور هم‌زمان به آن‌ها ندهید، سپس ببینید که کار بعدی چیست. اما ما همیشه سرسام می‌گیریم و جزئیات کار بعدی در این سرسام گم می‌شود، حتی وقتی که وظایف فعلی‌مان را تکمیل نکرده باشیم.
البته بسیار خوب است که بر چند پروژه کار کنیم، اما مسئله این است که چگونه؟ پس سعی نکنید که قهرمان چندوظیفهای باشید، مدیر پروژه‌ای باشید که می‌توانید باهم چند پروژه را به‌پیش ببرید.
