مطالعات نشان می‌دهند ارتباطات قوی‌تر به کاهش استرس مدیریت پروژه کمک می‌کنند
استرس برای مدیر پروژه با توجه به بخش‌های زیادی که او درگیر آن‌هاست اجتناب‌ناپذیر است اما معمولاً موارد ناشناخته‌ای که در آن بخش‌ها وجود دارند باعث ایجاد استرس می‌شوند.
رابطه دورکاری با استرس مدیریت پروژه
طبق یک مطالعه، این استرس در مدیریت پروژه هنگام دورکاری تیم‌ها افزایش می‌یابد. رشد و افزایش افراد تیم‌ها و تأثیرات متقابل فرهنگی که از نتایج آن رشد است، دو عامل مهم در افزایش استرس مدیریت پروژه هستند.
همان‌طور که همه مدیران پروژه می‌دانند ترس از عدم ارتباط متقابل به شکل طبیعی با اندازه تیم رشد می‌کند. داده‌ها حاکی از آن است حدود 90 % از زمان مشاغل مدیریت پروژه‌ای صرف ارتباطات می‌شوند لذا تقویت این مهارت‌ها به مهار استرس‌های ذکرشده کمک شایانی خواهد کرد. درنهایت بهبود ارتباطات تأثیر مثبتی روی بازده مدیر پروژه خواهد داشت.
استفاده از مدل ارتباطی Lasswell برای مقابله با استرس مدیریت پروژه
در مدل ارتباطی Lasswell، او خود ارتباطات را این‌گونه تعریف می‌کند: “چه کسی چه چیزی را به چه کسی از چه کانالی و با چه تأثیری می‌گوید” . تشریح هر قسمت از این تعریف، یک‌راه عالی برای افزایش ارتباطات مدیریت پروژه است.
چه کسی (The Who)
شعار مدیران پروژه برای “کمک به مردم” یکی از اصلی‌ترین دلایل انتخاب این حرفه شغلی توسط آن‌ها است و با اقبال 33 درصدی نسبت به نقش‌ها و گرایش‌های پروژه‌ای تا سال 2027، مدیران پروژه مشکلی برای پیدا کردن شغل نخواهند داشت و همین‌که تمایل به پذیرفتن آن موقعیت شغلی داشته باشند کارفرمایان آن‌ها را استخدام خواهند کرد.
مدیران شغلی باید به تیم‌های خود اعم از دیجیتالی و گسترده اعلام کنند که آنچه را انجام می‌دهند فقط برای کمک به تیم دررسیدن به اهدافش است. به‌طور طبیعی اعضای تیم می‌خواهند خود را برای برقراری ارتباط بیشتر (و همچنین حتی کار بیشتر و سخت‌تر) در دسترس قرار دهند.
چه کسی را؟ (The Whom)
مطالعات مکرراً نشان داده‌اند که نیروی کار متنوع و فراگیر شامل شخصیت‌ها و سلایق و نژادهای مختلف موفق‌تر عمل می‌کند اما برعکس هرچه سلایق مدیران پروژه متفاوت‌تر باشند به معنای ضعف‌های بیشتر در ارتباطات با اعضای تیم خواهد بود.
به‌عنوان‌مثال زنان، 49 درصد نیروی کار ایالات‌متحده را تشکیل می‌دهند، اما کمتر از 25 درصد مشاغل C-Suite در 500 شرکت Fortune از اقلیت‌های زن و مرد (14 درصد) برای حتی درخواست استخدام در آن موقعیت‌ها تشکیل‌شده است. یک نظرسنجی در سال 2020 نشان داد که در بین مدیران پروژه زن، تقریباً دوسوم زنان مدیر پروژه در محل کار خود احساس استرس دارند یا به دلیل مشکل تعادل برقرار کردن بین کار و زندگی یا به علت فشار کاری بیش‌ازحد.
برقراری ارتباط با یک تیم به شیوه‌هایی که همه آن‌ها را به‌طور مساوی توانمند کند و به همه اعتقادات فردی احترام بگذار ، می‌تواند دشوار باشد اما تیمی با پاسخگویی (و بهره‌وری بالاتر) به دنبال خواهد داشت. تحقیقات نشان می‌دهد تیم‌های فراگیر حداکثر تا 87٪ مواقع تصمیمات شغلی بهتری می‌گیرند.
کانال ارتباطی
حتی قبل از اینکه کووید 19 دورکاری را به یک ضرورت تبدیل کند، یک نظرسنجی توسط گروه Access نشان داد که 38 درصد از مدیران پروژه “دید ضعیف روی منابع موجود” را چالش اصلیِ پیشرفت مهارت‌های مدیریت پروژه‌ای خود می‌دانند.
اکنون ، با دیجیتالی شدن بسیاری از شرکت‌ها و شمار زیادی از خدمات مدیریت پروژه شخص ثالث، کانال‌های ارتباطی در حال تغییر هستند و برای اطمینان از انتقال ساده اطلاعات، باید به هرکدام تسلط پیدا کنید. طبق بررسی Harvard Business شکست پروژه‌های IT در هرسال بین 50 تا 150 میلیارد دلار برای اقتصاد ایالات‌متحده هزینه دربردارد. بنابراین انتخاب کانال‌های مناسب و داشتن پشتیبان‌های خوب به‌اندازه خود ارتباطات مهم است.
تأثیر عوامل بالا روی استرس مدیریت پروژه
چه کسی، چه کسی را و کانال ارتباطی، همه روی موفقیت یک پروژه تأثیر دارند. بنابراین گره زدن این موارد به یکدیگر مهارتی است که برای به حداکثر رساندن سطح ارتباطات و حداقل شدن استرس باید در آن استاد شوید.
بیش از 80 درصد پروژه‌های بزرگ و با بودجه بالا در سال 2019 توسط مدیران پروژه تصدیق‌شده و کار بلد (و نه مالکان و صاحبان آن صنعت) هدایت شده‌اند و پیش‌بینی می‌شود در این دهه صنعت مدیریت پروژه 6.6 تریلیون دلار رشد داشته باشد. بنابراین انگیزه‌های زیادی برای جذب افراد به‌سوی مدیریت پروژه وجود خواهد داشت.
اگر سطح استرس تنها چیزی باشد که باعث شود مدیران پروژه به آینده این صنعت شک کنند، راه‌حل آن تمرکز بر بهبود ارتباطات برای کاهش فشار خواهد بود.
