گزارش منابع همچنین میتواند برای زمانبندیِ بیش از یک نفر مفید باشد. شما میتوانید ببینید که چه زمانی چه شخصی در دسترس قرار میگیرد، و این نشانه خوبی است چراکه میتوانید درآنمرحله کارهای بیشتری به آنها اختصاص دهد. اگر دردسترسبودن منابع را با جدول زمانی پروژه مقایسه کنید، میتوانید با کارآیی بیشتری برنامهریزی کنید. با پایان یافتن یک کار انجامشده توسط یک فرد، میتوانید مطمئن شوید که شخص دیگری در دسترس است تا کار بعدی را که باید انجام شود تحویل بگیرد، بنابراین کارها در حال انتظار برای در دسترس قرار گرفتن فرد بعدی متوقف نمیشوند.
بهطورکلی، گزارش منابع یکی از مفیدترین انواع گزارشهای پروژه است که باید بهعنوان مدیر پروژه داشته باشید، اگرچه در ابتدا تفسیر آنها کمی دشوار است اما واقعاً ارزش دارد که برای شناختن نحوه خواندن گزارش وقت صرف کنید تا بتوانید در برنامه نهایی خود تغییراتی ایجاد کنید.
۵- گزارشهای واریانس
چگونه میتوان فهمید که پروژه درواقع طبق برنامه پیش رفته است یا خیر؟ این زیبایی گزارش واریانس است: این گزارش،گزارشِ برنامهریزیشده را با نتیجه واقعی مقایسه میکند و به شما معیاری برای اندازهگیری میدهد تا اگر در مسیر درست یا زودتر از موعد مقرر یا از برنامه عقب باشید، از آن استفاده کنید.
گزارش واریانس دادههای مربوط به آنچه را که مقایسه میکنید، اعم از بودجه، برنامه یا دامنه متغیر پروژهای که اندازهگیری میکنید، جمعآوری و سازماندهی میکند. گزارش واریانس به شما ابزارهای متعددی برای تجزیهوتحلیل واریانس یا تغییر قابلاندازهگیری از مبنای پروژه را میدهد.
چندین گزارش واریانس وجود دارد، مانند واریانس هزینه، واریانس در اتمام (مازاد بودجه یا کسری)، واریانس برنامهریزیشده و سایر موارد. عمدتاً، گزارش واریانس در تحلیل بودجه، گزارش روند و تجزیهوتحلیل هزینه استفاده میشود.
گزارش واریانس ابزاری عالی برای مدیر پروژه است که برای پیشرفت پروژه نیاز به یک لنز دارد تا بتواند درزمینهٔ تخصیص منابع تصمیمگیری هوشمندانه انجام دهد. اما تنها مدیران پروژه از گزارش دهی سود نمیبرند بلکه ذینفعان هم به گزارش دهی در سطح بالا علاقهمند هستند و گزارشهای واریانس به آنها در مورد پیشرفت پروژه و اینکه آیا این برنامه با بودجه آنها مطابقت دارد، پیشرفتها یا کاستیها را نشان میدهند.
اینکه چند بار باید گزارش واریانس تهیه کنید، به عوامل زیادی بستگی دارد. مثلاً چه نوع پروژهای دارید؟ مدت آن چقدر است؟ کجا درحالوقوع است؟ روشهای حسابداری که مدیر پروژه استفاده میکند احتمالاً از پروژهای تا پروژه دیگر متفاوت خواهد بود، اما گزارش واریانس منظم معیار قدرتمندی برای تعیین سلامت پروژه شما است.
بخشهای دیگر مقاله را از لینکهای زیر بخوانید:
۵ گزارش حیاتی از پروژه (بخش اول)
۵ گزارش حیاتی از پروژه (بخش دوم)
