۶ تکنیک مدیریت پروژه که هر مدیر پروژه باید بداند (بخش اول)
دنیای مدیریت پروژه گسترده است. این بخش صنایع زیادی را دربر میگیرد و طیف وسیعی از مهارتها را میطلبد. اما امر متداولی که این بخشهای مختلف را به هم مرتبط میکند، تکنیکهایی است که مدیران پروژه برای به انجام رساندن کار استفاده میکنند. تکنیکهای مدیریت پروژه درواقع مدیریت پروژهها را آسانتر و مؤثرتر میکند. آنها میتوانند بدون توجه به حوزه یا صنعت در هر پروژه اعمال شوند و بهطور همزمان با نرمافزار مدیریت پروژه مورداستفاده قرار گیرند که باعث صرفهجویی در وقت و کاهش هزینهها میشوند. تکنیکهای مدیریت پروژه زیادی برای انتخاب وجود دارد. در این مقاله ۵ مورد از بهترین مواردی که هر مدیر پروژه باید برای کنترل پروژههای خود و هدایت آنها بهسوی اهداف موفق به آن عمل کند، آمده است.
۱- ساختار شکست کار (WBS)
پروژههای بزرگ و کوچک میتوانند در نگاه اول به انسان احساس خستگی بدهند. کارهای زیادی وجود دارد، ایده فقط پریدن به داخل و یادگیری نحوه شنا کردن برای یادگیری این موضوع است که چگونه پروژهها در زمان و هزینههای گمشده غرق میشوند. همانطور که هر مدیر پروژه باتجربه میداند، همهچیز قبل از عملی شدن باید برنامهریزی شود. ساختار تجزیه کار (WBS) روشی برای سازماندهی کار در قطعات کوچکتر و قابلکنترلتر است. مطابق با پروژه مدیریت دانش پروژه (PMBOK)، WBS ” تجزیه سلسله مراتبی تحویل گرا از کارهایی است که توسط تیم باید اجرا شود. “
WBS نمایش گرافیکی از هر کار در پروژه است. در بالای صفحه محصول نهایی قرار گرفته است که با یک خط به پایین جعبه و یک باکس (یا باکسها) میرود که نمایشدهنده وظایف بزرگتری است که منجر به تکمیل پروژه میشود. سپس هر یک از این جعبهها با خطوط به هم وصل میشوند که وظیفه بزرگتر را به وظایف کوچکتری میشکند. از قالب ساختار شکست کاری رایگان ما استفاده کنید تا برای شروع به شما کمک کند.
۲- تفرقه بینداز و حکومت کن
این بهصورت بصری دامنه پروژه را به قسمتهای کوچکتر که توسط تیم پروژه قابل کار هستند، تقسیم میکند. هر چه سطوح روی WBS پایینتر میروند، تعریف و جزییات بیشتری وجود خواهند داشت. این نوعی نقشه کار را برای پروژه فراهم میکند. WBS توسط کل تیم ایجاد میشود که عمده تحویلدهندهها را مشخص میکند و سپس آنها را به خرده تحویلدهندههای کوچکتر و کوچکتر تقسیم میکند. این روند ادامه پیدا میکند تا اینکه تیم به نقطهای برسد که بتواند انجاموظیفه را به کسی بسپارد.
WBS یک پروژه را تعریف و سازماندهی میکند، اما از آن میتوان برای شکستن کارهایی بهجز وظایف هم استفاده کرد. بودجهها میتوانند بر اساس زمانبندی شکست محاسبه شوند و وقتی شاخه بهخوبی تعریفنشده باشد ریسکها را هم میتوان به همین طریق محاسبه کرد.
۳- نمودار گانت
نمودار گانت یکی دیگر از تکنیکهای مدیریت تصویری پروژه است، اما این یکی حتی برنامههای کاربردی بیشتری برای مدیر پروژه دارد. ساخت نمودار گانت یک تکنیک است، اما میتوان آن را با یک ابزار نمودار گانت ترکیب کرد تا اجرای این تکنیک بسیار سادهتر شود. وقتی WBS را ProjectManager.com وارد میکنید، یک جدول زمانی بصری در طول چرخه زندگی پروژه شما ایجاد میکند. اکنون میتوانید مدت زمان لازم برای انجام هر کار در طول پروژه را مشاهده کنید. این میتواند به شما در برنامهریزی بهتر کمک کند. اگر از نمودار آنلاین گانت در PeojectManager.com استفاده میکنید، این آزادی را دارید که برنامهریزی را بهمحض اینکه نیاز شد تنظیم کنید و حتی وظایف وابسته را فقط با کلیک و کشیدن به هم لینک دهید. وابستگی وظیفه زمانی استفاده میشود که یک وظیفه تا زمانی که وظیفه دیگر کامل نشود، امکان شروع نشدن نداشته باشد. این نوع وظایف را میتوان در ProjectManager.com به هم لینک داد تا هیچگونه خرابی یا مسدود شدن اعضای تیم به وجود نیاید. از نمودارهای گانت میتوان برای کارهایی بیش از برنامهریزی و زمانبندی یک یا چند پروژه استفاده کرد. شما همچنین میتوانید کل پروژهها را برنامهریزی و زمانبندی کنید. برای نقاط عطف و مایلستونها برنامهریزی کنید، کارهای تیمی را زمانبندی کنید و جداول زمانی واقعی را با آنهایی که برنامهریزیشده بود مقایسه کنید. حالا هر وظیفه را میتوان به اعضای تیم اختصاص داد و مدیران پروژه میتوانند اعلانها را در مهلتهای آینده بهصورت خودکار انجام دهند تا پروژه در مسیر اجرا بماند. هنگامیکه تیم وضعیت خود را بهروز میکند، اطلاعات بلافاصله در ProjectManager.com منعکس میشوند بنابراین همه درک مشترکی از کارها دارند.
