تحویل به‌موقع در مدیریت پروژه
مدیران پروژه همواره برای تحویل به‌موقع پروژه‌ها تحت فشار هستند. برای یک مدیر پروژه حتی یک روز هم بدونِ نگرانی از به‌موقع بودن یا عقب افتادن یا جلو افتادن از زمان‌بندی نمی‌گذرد.
برای اینکه شانس موفقیت خود را بیشتر کنید، در اینجا بررسی می‌کنیم که چگونه پروژه‌ها را به‌موقع تحویل بدهیم.
گیر افتادن در جزئیاتِ یک پروژه دور از انتظار نیست. بااین‌حال فکر «نگاه‌های کلی‌گرایانه» را از سر بیرون کنید. بسیاری از مدیران پروژه به‌جای تکمیل گزارش‌های وضعیت پروژه در انتهای هر دورۀ گزارش‌دهی، فقط از دانش و تجربۀ شخصی خود برای اطمینان از تحویل به‌موقع پروژه بهره می‌گیرند.
اما واقعیت این است که تمام مدیران پروژه باید در مدیریت پروژه چند قدم مهم و پایه‌ای بردارند تا خیالشان از بر غلتک افتادن پروژه راحت شود. در غیر این‌صورت امکان اینکه پروژه از مسیرش خارج شود وجود دارد.
یک مدیر پروژه برای اطمینان از تحویل به‌موقع پروژه باید چه قدم‌هایی را بردارد؟ این قدم‌ها را برای شما در اینجا لیست کردیم:
قدم اول : برنامه‌ریزی کردن برای شکست نخوردن
یک گفتۀ قدیمی در مدیریت پروژه وجود دارد که «برنامه‌ریزی کنید که شکست نخورید و در برنامه‌ریزی شکست نخورید.». یک برنامۀ پروژۀ مملؤ از جزئیات با نقاط رویدادِ (مایلستون) تحویل معینی که مشتری شما با آن موافقت دارد، مبنای محکمی برای سنجش پیشروی پروژه است.
در برنامۀ شما، تا جایی که ممکن است، باید مایلستون‌های تحویلِ ماهانه وجود داشته باشد و ساختار شکست کار(Work Breakdown Structure) آن‌قدر باید دارای جزئیات باشد که تمام وظایف بحرانی‌ای را که باید تکمیل شوند نشان بدهد. وظایف غیربحرانی را می‌توان بعداً مجدداً زمان‌بندی کرد اما وظایفی که بر مسیر بحرانی هستند باید تا زمان‌های تعیین‌شدۀ معین تکمیل شوند.
قدم دوم: تعیین ساعات سپری‌شده
تقریباً این روزها هر مدیر پروژه‌ای برای پیگیری زمان، برگه‌های زمانی (Timesheet) را به‌کار می‌گیرند. اما واقعاً چقدر از این زمان در یک ثبت‌نامۀ برگۀ زمانی (Timesheet Register) ثبت می‌شود و برنامۀ پروژه برحسبِ زمانی که به‌ازای هر وظیفۀ پروژه سپری می‌شود به‌روزرسانی می‌شود؟
در پیگیری زمانی برای تکمیل هر وظیفه در برنامۀ پروژه مقدار معینی زمان و کار تخصیص می‌دهید و وقتی که عقب می‌افتید، به‌آسانی مطلع می‌شوید. اگر کارکنان زمانی بیش از زمان تعیین‌شده سپری کردند و وظیفه هنوز ناتمام است، باید بررسی کنید که چرا این اتفاق افتاده است و مشکلاتی را که تشخیص می‌دهید حل کنید. این فرایند را «فرایند مدیریت زمان» می‌نامند و با این فرایند کارکنان وظایف را، تا جایی که ممکن است، در چارچوب زمانیِ تعیین‌شده برای آن‌ها تکمیل می‌کنند.
قدم سوم: فراهم کردن یک نمای کلی
این کار از آنچه به نظر می‌رسد سخت‌تر است. برای نظارت و گزارش کلی و دقیق پروژه به یک تصویر کاملاً شفاف از تحویل پروژه طبق زمان‌بندی نیاز دارید. با پیش‌الگوهای (templates) مدیریت پروژه می‌توانید به چنین تصویری دست بیابید.
لازم است که در برنامۀ پروژۀ خود، از جلوتر یا عقب‌تر افتادن یا مطابقتِ هر وظیفه‌ای که در برنامۀ پروژه وجود دارد با زمان‌بندی، و تأثیر کلی آن بر پروژه مطلع باشید.
تنها در صورتِ اطلاع کامل از پروژه و تمام جزئیاتش می‌توانید یک نمای کلی و مناسب از آن کسب کنید و طبق آن به هیئت مدیران پروژه یا حامی مالی گزارش دقیقی ارائه بدهید. فراموش نکنید که با اطلاع‌رسانی دقیق به حامی مالی دربارۀ پیشروی پروژه می‌توانید از پشتیبانی کامل آن‌ها برخوردار باشید.
قدم چهارم: بازهم کله‌پا شدن؟!
شاید تمام این قدم‌ها را انجام می‌دهید اما بازهم کله‌پا می‌شوید و شکست می‌خورید! (مثلاً زمان تحویل را رد می‌کنید). چرا؟ بی‌تردید اولین قدم این است که علت‌های این شکست را بیابید. شاید علت این باشد که محدودۀ پروژه از آنچه اول توافق کردید بیشتر شده است یا به پیچیدگی‌هایی برخورد کرده‌اید که وقتی شروع به‌کار کردید هنوز تشخیص داده نشده بودند یا اینکه برنامه از همان ابتدای کار زیادی نامنعطف و سفت‌وسخت بوده است.
به هرحال لازم است که (۱) بایستید؛ (۲) بررسی کنید؛ (۳) حل‌وفصل کنید؛ (۴) گزارش بدهید. برای حل مشکل نیاز است که رسماً محدودۀ پروژه را دوباره تعریف کنید و برای کمک به پیشروی پروژه، منابع بیشتری را استخدام کنید و با مشتری برای یک چارچوب زمانی جدیدِ تحویل پروژه توافق کنید. به‌علاوه لازم است که برنامۀ پروژه را با افزودنِ وظایف اضافیِ موردنیاز برای برطرفی مشکلات به‌روزرسانی کنید و سپس وضعیت جدید را به حامی مالی خود گزارش بدهید.
قدم ۵: داشتن ترکیب مناسب
تقریباً هر تیم پروژه‌ای با تغییرات و خطرات و مشکلاتِ پیش‌بینی‌نشده مواجه می‌شود. میزان موفقیت شما را نحوۀ مدیریت این پیشامدها تعیین می‌کند. سه فرایند پروژۀ زیر را ترکیب کنید تا مطمئن شوید که ترکیبِ تغییرات و خطرات و مشکلات به‌سادگی مدیریت‌پذیر هستند:
- فرایند مدیریت تغییر
- فرایند مدیریت مخاطره (ریسک)
- فرایند مدیریت مشکل
اگر به ابزار مناسبی برای این سه نوع فرایند در مدیریت پروژه نیاز دارید، مقالات خط دید را در این‌باره به شما پیشنهاد می‌کنیم:
در خط دید بخوانید:
ده نکته برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه
یک راهنمایی فوری برای ابزار مدیریت پروژه
پنج ابزار مدیریتی که بهتر است تیم شما از آن‌ها استفاده کنند
۷ نشانه که ابزار مدیریت پروژه شما، مناسب است
پیشنهادی به مدیران پروژه: فرایند یا ابزار؟ رویکرد مناسبی را اتخاذ کنید
