هشت تصمیم برای تعامل بهتر تیم پروژه
آیا تیم پروژه و کل سازمان هنوز با مسئلۀ تعامل تیمی یا پلتفرم موردانتخاب شما مشکل دارند؟ زمان آن رسیده که در سال جدید تصمیماتی دربارۀ نحوۀ تعاملات تیم و فراهم کردن یک پلتفرم تعاملی اتخاذ کنید. این تعاملات به شما قدرت بیشتری برای پیاده‌سازی تغییرات لازم برای تبدیل کردن تعامل به یک مؤلفۀ یکپارچۀ همکاری تیمی، مدیریت پروژه و ارتباطات می‌دهد. در اینجا نمونه‌هایی از این تصمیمات را برای سال جدیدتان ارائه می‌کنیم.
۱ مرکزیت‌زدایی مدیریت و ادارۀ پلتفرم همکاری
مدیریت تمرکزیافته در پلتفرم‌های تعاملی دردسرساز است بنابراین راه‌هایی را که سازمان شما می‌تواند مدیریت پلتفرم را مرکزیت‌زدایی کند و مدیریت را از تیم و دپارتمان‌ها دور کند تجزیه و تحلیل کنید. اگر تصمیم دارید که مدیریت را در پلتفرم خود مرکزیت‌زدایی کنید به موارد زیر نیاز است:
- مدیران و اداره‌کنندگان سایت را آموزش بدهید تا مطمئن شوند که ابزار مدیریتی و دیگر مشخصات را فهمیده‌اند؛
- سیاست‌ها و روال‌هایی را برای مرکزیت‌زدایی مدیریت سایت ایجاد کنید، ازجمله خط تمایزی که پشتیبانی آی‌تی به‌پایان می‌رسد و پشتیبانی تیم آغاز می‌شود؛
- کانال‌هایی را برای فیدبک فراهم کنید- چه یک تالار گفت‌وگوی داخلی باشد چه یک گروه درحال‌کار- که اداره‌کنندگان و مدیران سایت بتوانند از هر کجای سایت از یکدیگر بیاموزند.
۲ متمرکزسازی مدیریت وظایف تیم در ابر
اگر وظایف مهم به دلیل نقص‌هایی بی‌نتیجه می‌مانند، شاید تیمتان مدیریت وظایف را متمرکزسازی نمی‌کند. منظور از متمرکزسازی نوعی همکاری است که در آن اعضای تیم می‌توانند وظایف را دنبال کنند، یا آن را به‌عنوان وظیفۀ موردعلاقه‌شان علامت‌گذاری کنند و دربارۀ آن نظر بنویسند. اگر تیم شما خواهان مدیریت وظایف اجتماعی‌تر است، Asana و Producteev انتخاب خوبی هستند؛ این دو راهکار رایگان‌اند و مقاومت در گوشی‌های آیفون خوب است.
متمرکزسازی مدیریت وظایف تیم اولین راه منطقی برای پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت پروژه با مدل «نرم‌افزار به‌عنوان سرویس» (SaaS) است؛ مثل LiquidPlanner، Clarizen، یا Viewpath .
۳ تعیین یک برنامۀ تعاملی سازمانی و پیروی از آن
پلتفرم‌های همکاری باید برنامه‌ای داشته باشند که بتوان آن را رونق داد. برنامۀ تعاملات سازمان شما باید مؤلفه‌هایی داشته باشد.
۴ افزودن یک گردش‌کار مبتنی بر ایمیل در پلتفرم تعاملی
در سال آینده حداقل باید یک گردش‌کار مبتنی بر ایمیل را به پلتفرم همکاری خود اضافه کنید. درصورت موفقیت آن می‌توانید برحسب نیازهای تیم، دیگر گردش‌کارهای ایمیلی را به پلتفرم وارد کنید.
یک راهکار مناسب برای این تصمیم بررسی سند فنی است. ارسال ایمیل‌ها بین اسناد نویسندگان و ویراستاران و بازبین‌ها ممکن است نسخه‌بندی اسناد را درخطر بیندازد. Huddle و SharePoint Online دارای مشخصاتی مربوط‌به گردش‌کار هستند؛ این ویژگی‌ها شما را قادر می‌سازد که گردش‌کارهای ساده را بدون نیاز به یک برنامه‌نویس تنظیم کنید و مطمئن شوید که همه به نسخۀ یکسانی دسترسی دارند.
۵ تغییر ارتباط گروهی از ایمیل به پلتفرم تعاملی
چه لیست ادارۀ تلفن شما باشد چه یک اعلام جدید مزایا یا اعلام شروع یک پروژۀ مهم که به کارفرمایان، باید شروع به پست ارتباطات در جریان اجتماعی یا صفحۀ اصلی پلتفرم کنید. هرکسی از داشتن این اطلاعات در یک صحنه راضی خواهد بود.
۶ اجتماعی‌تر کردن همکاری
در سال‌های گذشته بین شبکه‌های اجتماعی سازمان و پلتفرم‌های همکاری یکپارچگی‌هایی ساخته شد. به‌طور مثال آفیس ۳۶۵ با با Yammer یکپارچه‌تر شد و Huddle با tibbr شروع به یکپارچه‌تر کردند. وقتی پلتفرم تعاملی خود را با فناوری‌های شبکه‌های اجتماعی سازمانی همراه می‌کنید، می‌تواند ابزار مفیدی باشد که سازمان شما و تیم پروژه را از صندوق‌های دریافتی ایمیل خلاص می‌کند.
۷ یکپارچگی کردن پلتفرم با مایکروسافت آفیس
یکی از ویژگی‌هایی که بیش از هر ویژگی بی‌استفاده مانده است، واداشتن کاربران مایکروسافت آفیس به ذخیره و بررسی اسناد از پلتفرم است. به‌طور مثال کاربران مایکروسافت آفیس می‌توانند مستقیماً اسناد را از یک برنامۀ کاربردی به SharePoint با استفاده از Share Option در منوی فایل (مایکروسافت آفیس ۲۰۱۱ مک) ذخیره کنند، در منوی فایل ذخیره و ارسال کنند، و یا به‌عنوان گزینه یا option آن را ذخیره کنند (آفیس ۲۰۱۳).
۸ تغییر دادن پلتفرم‌های تعاملی
اگر پلتفرم فعلی‌تان به حداکثر پتانسیلش نرسیده است یا کمبود بودجه‌ها SharePoint را درخطر می‌اندازد، باید پلتفرم تعاملی‌تان را در ارز یک‌سال تغییر بدهید. آفیس ۳۶۵، Huddle، Glip، Wrike و Teambox یک دورۀ آزمایشی رایگان دارند؛ می‌توانید ویژگی‌های پلتفرم را آزمون کنید و هم‌خوانی‌شان را با پروژۀ خود بسنجید.
نتیجه‌گیری
تصمیماتی که در سال جدید برای همکاری تیمی اتخاذ می‌کنید بهره‌وری تیمی شما را افزایش می‌دهد و شاید موجب بازگشت سرمایۀ بیشتری از پلتفرم تعاملی سازمانتان شود و به‌صورت شبکه‌ای رشد کند.
دربارۀ ابزار مدیریت پروژه بخوانید:
