دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش ششم
مبانی کار از راه دور
همه‌چیز را مستند کنید (بله، همه‌چیز)
در شرکت‌های حضوری افراد می‌توانند برای ملاقات یکدیگر به‌منظور سؤال پرسیدن یا گوش دادن به مکالمات همکاران به میز کار هم مراجعه کنند. اگرچه این روش‌ها برای دریافت پاسخ سریع قطعاً کارآمد هستند اما می‌توانند ایجاد حواس‌پرتی کرده و نتیجتاً بازده شرکت را کاهش دهند. با اتخاذ رویکرد اول-ثبت در یک دفترچه یادداشت، اعضای تیم “منبع واحدی از حقایق” برای پاسخ‌ها دارند. حتی اگر مستندسازی کمی بیش از زمان لازم هم طول بکشد، مانع از پرسیدنِ یک سؤال تکراری توسط مردم می‌شود. دورکاری همان چیزی است که به تدوین این دفترچه راهنما از طرف شرکت GitLab منجر شده است.
مستندسازی اهداف شرکت
اهداف سه‌ماهه هر بخش و تیم یا “مقاصد و نتایج کلیدی” (OKRs)[1] به‌وضوح در دفترچه ثبت مستندات ما برای مشاهده در سراسر شرکت آمده است. ماهانه این اهداف را مجدداً موردبررسی قرار دهید تا بیشترین شفافیت ممکن در مورد پیشرفت هر تیم وجود داشته باشد.
ثبت شبانه‌روزی
یک رویکرد عمدی برای مستندسازی به اعضای جدیدی که به تیم اضافه‌شده‌اند هم کمک می‌کند، زیرا تمام مواردی که نیاز است بدانند در یک دفترچه وجود دارد. در GitLab ما افرادی را برای پشتیبانی ۲۴ ساعته و کمک به اعضای جدید شرکت استخدام کرده‌ایم و خط تلفن پشتیبانی هم برای این افراد در نظر گرفته‌شده تا سؤالاتشان را بپرسند.
مستندسازی به‌جای جلسات شرکتی
ترجیح مستندات نوشتاری به جلساتی که معمولاً حول آب‌سردکن‌های شرکتی برگزار می‌شود، فراگیرتر است. اگرچه تصمیم‌گیری‌هایی از این قبیل (حول آب‌سردکن در شرکت‌های حضوری) ممکن است در محل‌کارهای انجام شود، معمولاً همه افراد لازم در این دست جلسات حضور ندارند. کسانی که در این جلسات حضور نداشته باشند معمولاً احساس می‌کنند جامانده‌اند یا کنار گذاشته‌شده‌اند و البته فرصت ارزشمندی را هم برای شنیدن نقطه نظرات متفاوتِ افراد حاضر در جلسه از دست می‌دهند. این روش کاری متداول‌تر است. با مستندسازی همه‌چیز، هیچ‌کس احساس جاماندن از مکالمه نمی‌کند و مجموعه متنوعی از دیدگاه‌ها قابل‌شنیدن است.
جلسات سازمان‌یافته‌تری داشته باشید
“چگونه جلسات را به روش درست برگزار کنیم؟” سؤال رایجی برای همه شرکت‌های دورکاری مانند GitLab است. حقیقت این است که اکثر همان توصیه‌هایی که برای جلسات حضوری اِعمال می‌شود برای شرکت‌های تماماً دور کار هم با تفاوت‌هایی جزئی صدق می‌کند.
جلسات را به‌صورت اختیاری برگزار کنید
در یک شرکت جهانی و تماماً دورکاری، فرضیات معمولِ دسترسی‌پذیری به افراد برخلاف هنجارهای رایج است. هماهنگ‌سازی در بسیاری از مناطق زمانی می‌تواند جلسات هم‌زمان را غیرعملی و ناکارآمد جلوه دهد. هرکسی که در یک محیط شرکتی کارکرده باشد این جمله کنایه‌آمیز را که “من یک جلسه دیگر را که باید به شکل ایمیل می‌بود، پشت سر گذاشتم.” دیده است. جلسات را به‌طور پیش‌فرض رزرو نکنید. سعی کنید جلسات اختیاری باشد. سعی کنید تمام جلسات را ثبت و ضبط کنید. به‌ویژه هنگامی‌که امکان ارتباط زنده با افراد اصلی وجود نداشته باشد. این کار به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا آنچه را اتفاق افتاده بیابند و مفادی را هم به یادداشت‌هایی که در طول جلسه برداشته‌شده بیفزایند.
دستور جلسه داشته باشید
غالباً از ما سؤال می‌شود که “چطور زمانی که کنار هم نیستیم می‌توان نکات را روی وایت برد نوشت؟” این‌جایی است که رویکرد ما با بسیاری ازشرکت‌های حضوری تفاوت چشمگیری دارد، و راهی است که ما را کارآمدتر می‌سازد. در GitLab ما برای همکاری از Google Docs استفاده می‌کنیم و مطمئن می‌شویم که هر جلسه دستور کار برای مستند کردن بحث‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و اقدامات را داشته باشد. همه افراد حاضر در جلسه می‌توانند هم‌زمان یادداشت هم اضافه کنند و ما گاهی اوقات حتی جملات یکدیگر را هم تمام می‌کنیم. با طوفان فکری (بارش فکری) در متن – به‌جای ترسیم و طراحی – ما مجبور می‌شویم که پیشنهاد‌ها و ایده‌های خود را به‌وضوح بیان کنیم تا برای تفسیرها فضای کمتری باقی بماند. ممکن است یک تصویر هزار کلمه ارزش داشته باشد، اما به همان اندازه هم با نگاه افراد، تفسیرها و برداشت‌های متفاوتی از آن می‌شود. با Google Docs ما از دندانه‌ها برای عمق بیشتر در یک موضوع استفاده می‌کنیم. این روش زمینه را برای نظرات و بحث‌ها حفظ می‌کند حتی اگر شخصی برای مکالمه اصلی حضور نداشته باشد.
بخش‌های دیگر مقاله را از لینک‌های زیر بخوانید:
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش اول
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش دوم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش سوم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش چهارم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش پنجم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش هفتم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش هشتم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش نهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش دهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش یازدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش دوازدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش سیزدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش چهاردهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش پانزدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش شانزدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش آخر
[۱] Objectives and Key Results
