شما اینجایید
خانه > آموزش > دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش یازدهم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش یازدهم

آموزش دورکاری

ارتباطات ناهم‌زمان

در دنیایی که با تقویم‌ها و جداول زمانی دیکته شده است، مردم شرطی می‌شوند که هم‌زمان کار کنند – روشی که در آن دو یا چند طرف درگیر سعی می‌کنند در یک مکان و هم‌زمان کار کنند (حال چه به شکل فیزیکی و چه حضور مجازی). ارتباطات ناهم‌زمان هنر ارتباط و جلو بردنِ پروژه‌ها بدون نیاز به حضور ذینفعان اضافی در زمان تبادل‌نظرهاست. در چیدمان کار از راه دور، تسلط برگردش کار غیرهمزمان برای جلوگیری از اختلال در عملکرد و لذت بردن از راندمان‌های بزرگ بسیار مهم است. به‌طور فزاینده، حتی در شرکت‌هایی با چندین بخش مختلف در یک مکان، کار ناهم‌زمان ضروری است بخصوص هنگامی‌که چندین منطقه زمانی درگیر باشند.

 

تسلط بر هنر ارتباط ناهم‌زمان دارای یک شرط لازم است:

مستندات. در مرکز آن، ارتباطات ناهم‌زمان یعنی مستندسازی. به طریقی یعنی ارسال پیام به شکلی که نیازی به حضور – یا حتی بیداری دریافت‌کنندگان پیام  به شکل هم‌زمان نباشد. اگر سازمان شما روش استانداردسازی شده‌ای برای مستندسازی ندارد، اول آن را ایجاد کنید. در غیر این صورت، اعضای تیم رها خواهند شد تا روش‌های خودشان را برای ارتباط ناهم‌زمان اجرا کنند که این یعنی صداهای ناهنجار و نامفهوم ارتباطی بین اعضاء تیم هنگام ارتباط ناهم‌زمان که به‌سختی قابل‌تشخیص است.

 

ایجاد عادت‌های خوب

ارتباطات ناهم‌زمان به معنای دریافت اطلاعات هنگام دستیابی به آن است – معمولاً “زنده” نیست. این مهم نیست، زیرا بیشتر مردم برای تمرکز روی آنچه انجام می‌دهند نیاز دارند سرشان خلوت باشد. اولین قدم برای ایجاد فضایی که در آن همکاران در اجرای کار ناهم‌زمان راحت باشند، اجتناب از ذهنیت ضروری بودن جلسات است. با اختیاری کردنِ جلسات، ضبط و مستندسازی همه‌چیز، باپشتکار و پیگیری برنامه‌های روزانه و اِعمال ابزارهای مناسب، شرکت‌های کار از راه دور کمتر متکی به آنلاین بودنِ هم‌زمان هستند. این ذهنیت باید به‌طور فعال تقویت شود. به‌عنوان‌مثال در تماس‌های اجتماعیِ تیمی که ده‌ها نفر به‌عنوان یک تیم به یک گپ تصویری پیوسته‌اند، این امکان برای کسانی که نتوانسته‌اند نقطه نظرات خود را بیان کنند وجود دارد که از دیگرانی که نظراتی هم‌راستا داشته‌اند، شفاها حمایت کنند یا نظرات حمایتی بیفزایند. این‌یک رویکرد عمدی نه‌تنها برای کار غیرهمزمان که برای معاشرت ناهم‌زمان هست.  با ایجاد “لیست ترجیحی” برای ارتباط با تیم از راه دور خود، وقفه را به حداقل برسانید. غیرهمزمان همچنین به این واقعیت اشاره دارد که اگر مثلاً همکار یا حتی رئیس شما در آخر هفته از شما ایمیل بگیرد، فوراً پاسخ دهید. می‌توانید فقط در روز دوشنبه پاسخ دهید. (اولین روز کاری بعد از تعطیلات آخر هفته) به همین ترتیب اگر چیزی فوری باشد، اعضای تیم می‌توانند در هرزمانی کسی را در چت Ping[1] کنند – این‌گونه اعضای تیم می‌توانند از طریق اطلاعات فیلترسازی هم انجام دهند تا بدانند آیا موردی حیاتی است یا خیر.  در یک چیدمان کار از راه دور، تسلط برگردش کار غیرهمزمان برای جلوگیری از اختلال در عملکرد و لذت بردن از راندمان‌های بزرگ بسیار مهم است. غیرهمزمانی به شما امکان می‌دهد تا شرکت را در یک سازمان تقسیم‌بندی، راحت‌تر سازمان‌دهی کنید و حتی اگر شرکت چندین بخش در یک مکان هم داشته باشد، شما دورکاری را انتخاب کنید. تمام چیزهایی که به شکل غیرهمزمان کارایی داشته باشند، به‌صورت هم‌زمان هم کارایی دارند اما نه بالعکس. (لئوناردو فدریکو، بنیان‌گذار Sametab)

 

جلسات

جلسات اجباری را تا حد ممکن کم کنید. مفهوم “جلسات اختیاری” برای کسانی که تنها از منظر “ارتباط هم‌زمان” می‌اندیشند، پوچ است – شما یا در یک جلسه هستید تا مشارکت هم داشته باشید یا در غیر این صورت اصلاً در جلسه نیستید. زیبایی کار ناهم‌زمان این است که اعضای تیم ‌می‌توانند در جلساتی که هنگام خواب اتفاق می‌افتد شرکت کنند. وقتی هریک از اعضاء برنامه داشته باشند و به هر دعوتی یک Google Doc الحاق شده باشد، جلسات راحت‌تر اختیاری می‌شوند. این به افراد اجازه می‌دهد تا اول در سؤال و جواب‌ها مشارکت کنند و خروجی‌های نوشتاری را در زمان دیگری بررسی نمایند. شخصی که جلسه را فراخوانده است، مسئولیت متناسب‌سازی نتایج را بر عهده دارد. با قرار دادن این بار بر دوش برگزارکننده جلسات، این کار مانند یک فیلتر عمل می‌کند تا مشخص شود آیا برگزاری جلسه ضروری بوده است یا خیر. این‌یک مسئولیت بزرگ است که کمیت جلسات را موردبررسی قرار می‌دهد.

 

جلوگیری از نشت دانش و اطلاعات

شرکت‌های کار غیرهمزمان باید یک فرهنگ ارتباطی با مفاد کم را به‌کارگیرند تا ارتباطات دقیق و مستقیم باشند. اعضای تیم پیش‌بینی می‌کنند چه سؤالی ممکن است پرسیده شود و در زمان ارائه تا آنجا که ممکن است به آن متن و مفاد اضافه می‌کنند. با فرض اینکه گیرنده پیام خواب باشد، یا حتی هنوز در شرکت مشغول به کار نشده باشد، این مفاد اضافه‌شده ابهام‌ را رفع می‌کند و احتمال سوءتفاهم را کاهش می‌دهد. این کار ممکن است حس ناکارآمدی بدهد، چراکه امکان دارد برقراری ارتباط برای ایجاد آن بیشتر طول بکشد. با‌این‌حال باید مزایای بلندمدتِ آن در نظر گرفته شود. در GitLab ما به‌اندازه چندین سال تصمیمات مستند شده و پر از مفاد داریم. این امر باعث می‌شود تا استخدام‌های جدید از طریق بایگانی‌ها جست‌وجو کنند تا بفهمند در آن تصمیم‌گیری چه اتفاقی افتاده است. به همان نسبت که شرکت‌ها متوازن می‌شوند، افراد هم می‌آیند و می‌روند. با استفاده از ارتباطات ناهم‌زمان، یک سازمان قادر است دانش را در تمام این چرخه‌های طبیعی حفظ کند.

 

 

بخش‌های دیگر مقاله را از لینک‌های زیر بخوانید:

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش اول

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش دوم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش سوم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش چهارم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش پنجم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش ششم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش هفتم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش هشتم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش نهم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش دهم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش دوازدهم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش سیزدهم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش چهاردهم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش پانزدهم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش شانزدهم

دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت‌ کار از راه دور جهان – بخش آخر

 

[۱] صدای هوشیار سازی

پاسخ دهید

بالا