شما اینجایید
خانه > دفتر مدیریت پروژه > ۶ تکنیک مدیریت پروژه که هر مدیر پروژه باید بداند (بخش دوم)

۶ تکنیک مدیریت پروژه که هر مدیر پروژه باید بداند (بخش دوم)

مدیریت پروژه

۴- PERT

PERT مخفف ارزیابی برنامه و تکنیک مرور و بررسی است. این‌یک تکنیک مدیریت پروژه برای کمک به تخمین زمان است. زمان‌بندی برای تکمیل به‌موقع پروژه ضروری است اما تکمیل پروژه باید طبق بودجه تعیین شده باشد. هرچه کار بیشتر طول بکشد بیشتر هزینه می‌کنید. اما تخمین زمان برای یک پروژه آسان نیست. فاکتورهای زیادی برای درنظرگرفتن وجود دارد که بسیاری از آن‌ها پیچیده بوده و محاسبه دقیق آن‌ها دشوار است. PERT توسط مدیران پروژه استفاده می‌شود تا تخمین‌های زمانی دقیق‌تری داشته باشند. PERT اولین بار توسط نیروی دریایی ایالات متحده در دهه ۱۹۵۰ میلادی برای پروژه توسعه موشک‌های بالستیک شکل گرفت که ارتشی از پیمانکاران بود. به علت PERT، این پروژه دو سال پیش از برنامه به پایان رسید. بنابراین PERT چگونه کار می‌کند؟PERT با استفاده از بسیاری از روش‌های آماری ساده، احتمالات را مدیریت می‌کند. PERT با استفاده از WBS که در بالا موردبحث قرار گرفت، وظایف خود را به فعالیت‌های تفصیلی تقسیم می‌کند، سپس این موارد را به یک نمودار گانت اضافه می‌کند تا فعالیت‌هایی را که به هم وابسته هستند، مشخص کند. از آن داده‌ها یک نقشه مصور از شبکه فعالیت‌ها و وابستگی‌های متقابل آن‌ها ایجاد می‌کنید. روی نقشه هر گره نشان‌دهنده یک رویداد است. فعالیت‌ها با فلش‌هایی که از یک رویداد به دیگری بر اساس ترتیبشان کشیده شده، نمایش داده می‌شوند. از این مرحله سریع‌ترین زمان (TE) و دیرترین زمان (TL) به همراه زمان سکون برای هر فعالیت به دست می‌آید.

محاسبات PERT

PERT سه زمان تخمینی دارد و هر فعالیت متناسب با یکی از این تخمین‌ها طراحی شده است:
تخمین زمان خوش‌بینانه (O) که سریع‌ترین زمانی است که یک فعالیت می‌تواند به انجام برسد. محتمل‌ترین زمان تخمینی (M)، تخمینی است که مدیران پروژه به مدیران بالایی تحویل خواهند داد اگر لازم باشد تنها یکی از این تخمین‌ها را ارائه کنند. تخمین زمانی بدبینانه (P) بیشترین زمان لازم برای تکمیل یک فعالیت است. از تمام این اطلاعات جمع شده، معادله‌ای برای تخمین زمانی که پروژه خواهد گرفت، وجود دارد که با نام زمان مورد انتظار برای تکمیل یا E شناخته می‌شود. E از معادله زیر محاسبه می‌شود:

E = (O + 4M + P) / 6;

واریانس ممکن در زمانِ تکمیلِ تخمین زده شده با V نشان داده می‌شود. واریانس از معادله زیر محاسبه می‌شود:

V = [(P – O) / 6] ^ 2;

برای هر فعالیت E و V محاسبه می‌شود. Es مجموع است. که زمان کلیِ مورد انتظار برای تکمیل پروژه است. Vs به هر فعالیت اضافه می‌شود و واریانس تمام پروژه است. این به مدیران پروژه کمک می‌کند تا عدم اطمینان موجود در برنامه هر پروژه را در متودولوژی خود یکپارچه کنند.

۵- روش مسیر بحرانی (CPM)

روش مسیر بحرانی (CPM) سنگ بنای تکنیک‌های مدیریت پروژه است. این روش از زمان پروژه منهتن در دهه ۴۰ میلادی به کار گرفته شده که با نگاشت مهم‌ترین وظایف در پروژه و استفاده از آن برای تخمین تاریخ تکمیل پروژه، بمب اتم توسعه داده شد. CPM نیاز دارد تا شما مدلی از پروژه بسازید که شامل لیستی از همه وظایف یا یک WBS، مدت زمان تکمیل هرکدام از آن وظایف، در صورت وجود وابستگی اینکه چه وابستگی‌هایی باید به وظایف لینک شود و نقاط پایانی مانند مایلستون‌ها و تحویل دادنی‌ها برای پروژه باشد. با استفاده از این اطلاعات می‌توانید طولانی‌ترین مسیر را از وظایف برنامه‌ریزی‌شده تا اتمام آن‌ها محاسبه کنید: ازجمله سریع‌ترین و دیرترین زمانی که این وظایف بدون تأثیر روی زمان‌بندی پروژه می‌توانند شروع شوند و به پایان برسند. اکنون می‌دانید کدام وظایف برای پروژه حیاتی و ضروری هستند و کدام وظایف می‌توانند بدون طولانی کردنِ جدول زمانی پروژه، شناوری یا تأخیر داشته باشند. بنابراین به‌عنوان یک تکنیک مدیریت پروژه، CPM دنباله‌ای از کارهایی است که به طولانی‌ترین زمان کلی پروژه اضافه می‌شود، چه آن وظیفه شناوری داشته باشد (چه شناوری رایگان باشد، که یعنی یک وظیفه وابسته است یا مجموع شناوری‌ها که برای کل پروژه و درمجموع محاسبه می‌شود) چه نداشته باشد. با این اطلاعات شما می‌توانید کوتاه‌ترین زمان موردنیاز برای تکمیل پروژه را تعیین کنید.

افزایش اولویت‌بندی و تصمیم‌گیری

CPM درواقع الگوریتمی است که برای کمک تصمیم‌گیری استفاده می‌شود. با در نظر گرفتن داده‌های خاص (زمان شروع، مدت‌زمانی که وظیفه طول کشیده است، زمان پایان)، تعیین می‌کند که کدام فعالیت‌ها بیشترین اهمیت را دارند یا برای موفقیت پروژه حیاتی هستند. از نظر برخورد با شرایط اضطراری، که همیشه در هر پروژه‌ای در گوشه و کنار هر پروژه‌ای وجود دارند، CPM چیزی به نام ردیابی سریع دارد. این ‌یک فرآیند برای اجرای چندین کار در مسیر بحرانی و به‌موازات هم است. آنچه این فرآیند انجام می‌دهد کاهش زمان کلی پروژه است. این فرآیند تنها در صورتی کار می‌کند که کار به آن وابسته نباشد، اما به منابع بیشتری نیاز دارد و می‌تواند روی کیفیت تأثیر بگذارد. تکنیک دیگر خُرد کردن است. این مورد زمانی به کار می‌رود که یک کار به دلیلِ مهلت زمانی زودهنگام در اولویت قرار گیرد و برای تکمیل سریع‌تر، نیاز به اختصاص منابع اضافی داشته باشد. اگر منابع بیشتری در دسترس باشند که کمک‌کننده باشند، یا بتوانید از منابع یک کار با شناوری استفاده کنید، خُرد کردن مفید است. اما خُرد کردن بیشتر برای موارد اضطراری است زیرا می‌تواند در مسیر بحرانی تأثیر بگذارد. به‌طورکلی، CPM با بهینه‌سازی کار در طول مسیر بحرانی، به کاهش تأخیرها کمک می‌کند، همچنین می‌تواند وابستگی‌ها را بصری‌سازی کند که اجازه اولویت‌بندی وظایف را می‌دهد. CPM با تجزیه تحویل دادنی‌ها به دنباله‌ها، سازمان‌یابی را بهبود می‌بخشد، کارایی را افزایش می‌دهد و به محاسبه شناوری برای توزیع بهتر منابع کمک می‌کند.

۶- Kanban

Kanban واژه‌ای ژاپنی برای کلمه بیلبورد انگلیسی است، که توسط یک مهندس صنایع در شرکت تویوتا به‌عنوان سیستم برنامه‌ریزی برای بهبود کارایی تولید ساخته‌شده بود. این روش اغلب در تولید بی‌حاصل و تولید به‌موقع استفاده می‌شود. همان‌طور که از نام ترجمه‌شده آن مشخص است، Kanban مانند یک سری از کارت‌های روی تخته است که برای بصری‌سازیِ گردش کار استفاده می‌شود. از Kanban می‌توان به‌عنوان یک تکنیک مدیریت پروژه برای تأمین نظارت و مدیریت پروژه‌ها تأکید بر تحویل مداوم و بدون ایجاد فشار زیاد بر تیم استفاده کرد. Kanban به تیم پروژه کمک می‌کند تا باهم کار کنند. هیئت‌مدیره پروژه به اعضای تیم کمک می‌کند تا آنچه را که امروز باید انجام دهند بصری‌سازی کنند و وظایف خود را درزمینهٔ فراخ‌تر دیگران ببینند. این موضوع مقدار کارهای در حال پیشرفت را محدود می‌کند و جریان کاری را متعادل می‌کند تا از اضافه‌کاری بر تیم جلوگیری شود. ازآنجاکه می‌توان کارت‌های موجود در بُرد را در اولویت قرار داد، گردش کار بهبود می‌یابد. پس از انجام یک کار، کارت به ستون بعدی منتقل می‌شود و اعضای تیم روی کارتی شروع به کار می‌کنند که در بالایش ستون وظایفی که باید به انجام برسد، نوشته شده است. این تکنیک مدیریت پروژه، یک محیط همکاری مداوم را فراهم می‌کند و به تیم اجازه می‌دهد تا روند کار را بهبود بخشند. Kanban مخصوصاً برای پروژه‌های Agile مناسب است، اما می‌تواند برای هر پروژه‌ای کاربرد داشته باشد و مورد پذیرش افراد بیشتری قرار گیرد.

پاسخ دهید

بالا