ده اشتباه رایج مدیریت پروژه و چگونگی اجتناب از آن‌ها
«موفقیت در هرگز اشتباه نکردن نیست بلکه در عدم تکرار یک اشتباه است.» جورج برنارد شاو
در یک دنیای ایدئال تیم‌های پروژه هیچ‌وقت با چالش‌ها روبرو نمی‌شوند و همیشه پروژه‌ها را با موفقیت تحویل می‌دهند. خوشبختانه این در واقعیت ممکن نیست. اشتباه کردن اجتناب‌ناپذیر است اما الزاماً چیز بدی هم نیست، چراکه می‌توان اشتباهات خود را «درس‌های آموخته‌شده» بدانید. در ادامه ده اشتباه رایج مدیران پروژه و نحوه اجتناب از آن‌ها را بحث می‌کنیم.
خیلی اوقات در مدیریت پروژه، راهنمایی‌های رایح به کار گرفته می‌شود. وبگاه Inloox، پست‌های زیادی را در مورد چگونگی تحویل پروژه‌های موفق ارائه می‌دهد، درحالی‌که یک دستور عمل یکسان، برای موفقیت پروژه وجود ندارد. هر پروژه متفاوت است و نیاز است که به‌طور متفاوتی مدیریت شود. خطاهای پروژه اجتناب‌ناپذیر هستند، چراکه هر پروژه به عوامل بیرونی خارج از کنترلی بستگی دارند. بااین‌حال مدیران پروژه نمی‌توانند کاملاً از مشکلات اجتناب کنند، اما می‌توانند از اشتباهات رایجی که مدیران پروژه انجام می دهند اجتناب کنند:
دست‌کم گرفتن مشارکت تیم
مدیریت پروژه حول افراد شکل می‌گیرد. بدون افرادی که بر پروژه کار می‌کنند، هیچ پروژه ای وجود ندارد. مدیران پروژه‌ای که در تشخیص تلاش‌های تیم خود موفق نیستند و قادر به تسهیل مشارکت تیم نباشند، پروژه را درخطر شکست قرار می‌دهند. اگر اعضای تیم حس کنند که از آن‌ها قدردانی نمی‌شود، برای انجام کار خوب کمتر انگیزه دارند.
ارزیابی غلط ریسک‌ها
دست‌کم گرفتن ریسک‌ها و یا حتی نپذیرفتن آن‌ها بسیار خطرناک است. این کار ممکن است که کل برنامه و نقشه پروژه شما را از خط خارج کند و هزینه‌های پروژه را بسیار افزایش دهد. بااین‌حال، دست بالا گرفتن ریسک‌ها نیز می‌تواند اثر مخربی بر یک پروژه داشته باشد، زیرا شما را از وارد عمل شدن دور نگه می‌دارد و علت آن افراط در دقت است. ریسک‌ها و احتمال وقوع آن‌ها را به‌دقت ارزیابی کنید و اگر نمی‌توانید آن‌ها را حذف کنید یا مانع آن‌ها شوید، یک برنامه‌ی عملکرد برای تقلیل آن‌ها ایجاد کنید.
ناکافی بودن برنامه پروژه
بدترین اشتباهی که یک مدیر پروژه ممکن است مرتکب شود، نداشتن یک برنامه است. هر پروژه به یک برنامه نیاز دارد که به‌صورت نقشه راهی باشد که تیم پروژه از آن پیروی کند. بعدازاین اشتباه، بدترین اشتباه ناکافی بودن برنامه است. بدین معنا که این نقشه فاقد یک هدف واضح و تعریف جامعی از حوزه آن است، یا برنامه پروژه نادقیق است. برنامه پروژه‌ای که فاقد یکی یا همه این جنبه‌ها باشد، محکوم به شکست است.
اهداف پروژه‌ای که با راهبرد سازمانی انطباق ندارد
داشتن اهداف پروژه کافی نیست. یکی از دلایل شکست پروژه‌ها فاصله‌ی بین اهداف پروژه‌ها و اهداف سازمانی واست. هدف اصلی هر پروژه افزودن ارزش به سازمان است، ازاین‌رو هدف پروژه باید با استراتژی کلی سازمانی مطابقت داشته باشد. یکی از روش‌های مؤثر برای تشخیص اهداف، SMART است.
روش‌ها و فرایندهای متناقض
بدترین سناریوی ممکن این است که دپارتمان بازاریابی نقشه‌های ذهنی کار کنند، IT با چابک کار کند، HR (منابع انسانی) با اکسل کار کند و هر تیمی با کانال‌های ارتباطی متفاوتی ارتباط برقرار کنند. نتیجه این هرج‌ومرج ناکارآیی ارتباطات مربوط به پروژه و ناکافی بودن فرایندهای پروژه و کاهش دقت است. وضوح فرایندهای ارتباطاتی و فرایندهای گردش‌کار پروژه از اهمیت بسزائی برخوردار است.
عدم وضوح الزامات و انتظارات
کلید مدیریت پروژه ارتباطات است. اگر مدیر پروژه انتظارات و نیازها را به اعضای تیم و سایر ذینفعان انتقال ندهد، خطر سردرگمی وجود دارد. وضوح نیازها، برای سنجش موفقیت از اهمیت برخوردار است، چراکه به شما اجازه می‌دهد که نتایج واقعی و برنامه‌ریزی‌شده را مقایسه کنید.
فقدان مدیریت ذینفعان
ذینفعان خواهان تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه هستند. هر پروژه چند ذینفع مختلف دارد که غالباً الزامات مختلفی در خصوص پروژه دارد. عدم توازن الزامات ممکن است موجب عدم رضایت و تضاد مابین ذینفعان و مدیران پروژه شود. بسته به توانایی مدیران در اتخاذ تصمیم، ذینفعان ناراضی ممکن است که تأثیر شدیدی بر پروژه داشته باشند.
از دست دادن اعتماد مدیریت مافوق
همان‌طور که گفته شد، داشتن مشارکت مافوق برای تحویل موفق پروژه بسیار مهم است. مهم‌ترین حمایتی که یک گروه نیاز دارد، داشتن حمایت یک مدیریت مافوق است. فقط با حمایت مدیریت مافوق یک تیم پروژه می‌تواند پتانسیل کامل خود را درک کند.
نادیده گرفتن درس‌های آموخته‌شده
این اشتباه است که فکر کنید وقتی پروژه تحویل داده شد و مشتری آن را پذیرفت، تمام شده است. تیم پروژه باید بستن رسمی پروژه را شروع کند. بستن پروژه شامل جلسه بررسی است که غالباً گذشته‌نگری نامیده می‌شود تا کاری که به‌درستی انجام شده و کاری که در طی اجرای پروژه به‌درستی انجام‌ن شده بررسی شود. تمام درس‌های آموخته‌شده را به‌دقت با سایر اسناد مهم پروژه مستند و آرشیو کنید. این به شما کمک میکند که تمام تجربیات و دانش را برای پروژه‌ها و تیم‌های پروژه در آینده حفظ کنید.
استفاده از ابزار نامناسب
خوب است بدانیم که ابزار مدیریت پروژه جایگزین تجربیات و مهارت‌های مدیریت پروژه نمی‌شود. ابزار برای این وجود دارد که به تیم پروژه کمک کند، اما جایگزین کار واقعی پروژه نیست. بنابراین بسیار ضروری است که از ابزار درست استفاده کنید. قبل از اینکه به راهکاری برای مدیریت پروژه دست بیابید، نقاط حساس و نیازهای تیم پروژه و نیز نیاز به ابزار را مشخص کنید؛ بپرسید: برای کار با این ابزار چه چالش‌هایی داریم (به‌طور مثال فرایندهای نابسنده، عملکردهای پایین)؟ قصد داریم با این ابزار چه چیز به دست بیاوریم (مثلاً افزایش بازدهی، کارآمدی و یا بهره‌وری)؟ ابزار باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد (مثلاً نمودارهای گانت، اسکرام، کانبان، مدیریت پروژه چندگانه و غیره)؟
می‌توانید از نسخه‌های آزمایشی رایگان که بیشتر فروشندگان نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه عرضه می‌کنند استفاده کنید.
