اصطلاحات مدیریت پروژه متغیر هستند. با کندوکاوهای عمیق در این روش‌ها و شیوه‌ها می‌توانیم بر فراز این روندهای متغیر قرار بگیریم.
«همکاری» می‌تواند معانی مختلفی داشته باشد. معمولاً به معنای کار کردن با شخص دیگری برای تولید یا ساخت چیزی فهمیده می‌شود. وقتی از همکاری سازمانی صحبت می‌شود، منظور دو یا تعداد بیشتری از افراد است که اسناد یا محتوایی را در یک شبکه بررسی می‌کنند و بر آن کاری انجام می‌دهند.
با تمایلی که به تیم‌های «از راه‌دور» و انتقال داده‌ها به سرورهای اَبری (Cloud) وجود دارد، «همکاری» که همیشه اساس کار تیمی بوده، به یک اصطلاح نامفهوم بدل شده است. اما همکاری پروژه‌ای به چه معنا است؟ معانی بسیاری دارد. این معانی و نحوه به‌کارگیری آن‌ها را در هدایت پروژه‌ها بحث می‌کنیم.
همکاری در پروژه
ساده است: همکاری به معنای کار با یکدیگر در راستای یک هدف است. درست مثل کار پروژه به نظر می‌رسد، مگر نه؟
خوب کاملاً نه!
هم‌زمان که سازمان‌ها متوجه شدند همکاری مؤثر کلیدی برای ابتکار است، این کلمه در چند سال اخیر نامفهوم شده است. روش‌های جدید، تعریف گسترده‌ای از همکاری دارند: از عمل ساده‌ی کار کردن با یکدیگر گرفته تا عملکرد پیچیده تیم‌های مختلف با ارتباطات داخلی برای دستیابی به ایده‌های جدید، روش‌های ابتکاری، و نتایج بهتر. این روش‌ها شامل شیوه‌ها و ابزاری هستند که انتقال و اشتراک ایده‌ها و شفافیت تیم‌های محلی و توزیع‌شده را ارتقا می‌دهند.
به دلیل اینکه همکاری پروژه‌ای به مدیریت پروژه بستگی دارد، برای فهمیدن آن اول باید معیار محکمی برای تعریف مدیریت پروژه داشته باشیم. مدیریت سنتی پروژه فرایندی است که فرد با آن برنامه‌ریزی می‌کند، نظارت می‌کند و چگونگی انجام امور در یک دوره معین زمانی را گزارش می‌دهد. مدیریت پروژه معمولاً شامل وظایف زمان‌بندی و تعیین نقطه رویداد (مایلستون‌ها) با اهداف تجاری معین برای دستیابی به یک خروجی معین است که پروژه آن را انجام می‌دهد. بدون به‌کارگیری این مفهوم جدید «همکاری» نیز می‌توان تمام این امور را انجام داد. باید گفت که فرایندهای بالابه‌پایین سنتی در بسیاری از موارد می‌توانند سر راه همکاری قرار بگیرند و مانع اشتراک ایده‌ها و استحکام ارتباطات میان‌تیمی و میان‌فردی شوند.
مدیر پروژه سعی می‌کند تیم خود را به همکاری تشویق کند زیرا این به نفع پروژه و تیم است. بله، مدیر پروژه آن کسی است که کنترل فرایند را به‌دست می‌گیرد، اما تحت‌فشار نگذاشتن ارتباطات و ذره‌بینی مدیریت نکردن نیز اهمیت دارد. اجازه بدهید تیمی که برای تخصصش به کار گرفتید، فرصت انجام آنچه برای آن استخدام‌شده داشته باشد.
همکاری پروژه‌ای کجا صورت می‌گیرد؟
همکاری، با ابزاری که برای همکاری استفاده می‌شود، هم‌معنی در نظر گرفته می‌شود، ضمن اینکه نیاز به پشتیبانی و پرورش دارد؛ پلتفرم‌های اجتماعی برای مردم امکان ارتباط و اشتراک‌گذاری را در همه‌جا فراهم کرده‌اند، ازین‌رو همکاری تیم‌ها از راه دور ممکن شده است. همکاری در کجا؟ این سؤال یک پاسخ کوتاه دارد: در همه‌جا. مادام اینکه بیش از یک فرد در کار است، می‌توان همکاری کرد و موجب رشد آن شد. اما در مورد تیم‌هایی که در مرزها پراکنده‌اند، همکاری برای کار از راه‌دور ضرورت دارد.
اداره‌ها از نرم‌افزارهای ارتباطات تعاونی برای ارتقای اینترانت اجتماعی خود استفاده می‌کنند؛ این نرم‌افزارها تیم‌ها را تشویق می‌کند که چه در یک فضای فیزیکی مشترک باشند و چه کیلومترها از هم دور باشند، با یکدیگر به کار بپردازند. امروزه تیم‌ها می‌توانند به‌آسانی اسناد را بلافاصله به اشتراک بگذارند، ملاقات کنند، گفتگوی اینترنتی (چت) کنند، و حتی بر کاری که شاید در لیست وظایف آن‌ها نیست، در یک فضای مجازی مشترک کار کنند. اما باید به خاطر داشت که ابزار شما فقط به نسبت خوب بودن سبک مدیریتی شما، کارکرد خوبی دارند. همکاری نمی‌تواند خودکار باشد.
انواع مختلف همکاری تجاری
همان‌طور که گفتیم، واژه همکاری بسته به شأن کاربرد آن معانی متفاوتی دارد. مثلاً در حیطه مؤسسه‌های تجاری، شاید به دلیل پلتفرم تعاملی‌ای که از شبکه‌های اجتماعی، یک اینترانت مشارکتی و حتی اینترانت عمومی استفاده می‌کند، همکاری، معنای نزدیکی به آنچه گفتیم بیابد. در این صورت می‌توان آن را همکاری ابری یا Cloud نامید، حتی اگر عملکرد موسسه‌های تجاری همیشه با ابر نباشد.
در این نوع همکاری نیاز به تعبیه ابزار کاربردهای تجاری است تا کارکنان امکان کار بهتر با یکدیگر را بیابند. منظور ابزار معمولی در اداره‌ست: پردازش کلمه، پیام‌رسانی فوری، تقویم‌های اشتراکی و غیره.
به‌علاوه همکاری‌هایی وجود دارد که حول مدیریت روابط مشتریان تنظیم شده‌اند که در آن دپارتمان‌های مختلف در یک سازمان، مثلاً پشتیبانی، فروش و فنی یا بازاریابی، می‌توانند داده‌هایی که از مشتریان ثابت جمع کردند به اشتراک بگذارند تا وفاداری و تجربه مشتری را افزایش دهند.
هوشمندسازی تعاون تجاری نیز برای همکاری اهمیت دارد که در آن تصمیم‌گیری‌های داده‌محور با نرم‌افزار پشتیبانی می‌شود. بااین‌حال همکاری، یک مدل نظیربه‌نظیر در نظر گرفته می‌شود که در این مدل به مشتریان کمک می‌شود تصمیمات بهتری در مورد کالاها و سرویس‌های خود بگیرند. نمونه این روند «اقتصاد اشتراکی» است.
نقطه مشترک تمام این روش‌های تعاونی، نیاز به مؤلفه‌ی انسانی فرای ابزار فنی است؛ که به تسهیل همکاری کمک می‌کند. شایان ذکر است که ابزار فقط وقتی مؤثرند که در یک فرهنگ تجاری پذیرای همکاری برقرار باشد، نه‌فقط برای اینکه همکاری به کلیشه و مد تبدیل شده است.
مزایای همکاری ازلحاظ مدیریت پروژه چیست؟
به همکاری به دید یک کل نگاه کنید که باید از اجزای آن بهتر باشد. اگر یک تیم قوی را جمع کرده‌اید، همکاری موجب افزایش بهره‌وری می‌شود. برخی از مزایای همکاری پروژه‌ای به‌قرار زیر است:
- افزایش بهره‌وری. به‌جای بار کردن کار بیش‌ازحد بر یک نفر و نادیده گرفتن دیگران، با تخصیص وظایف به اعضایی از تیم که زمان و مهارت‌های لازم برای تکمیل آن دارند، می‌توانید با بهره‌وری بیشتر کار کنید.
- حل مسئله بهتر. اختیار دادن به اعضای تیم برای کار با یکدیگر مشکلاتی مثل درآمدزایی را حل می‌کند و موجب موفقیت بیشتری می‌شود و همین‌طور وفاداری و اصول اخلاقی تیم را تقویت می‌کند.
- توسعه‌ی ارتباطات. خطوط ارتباطات به نگهداری دائم نیاز دارد وگرنه جهت‌دهی اشتباه می‌تواند پروژه را به حاشیه ببرد. امکانات تعاونی، به ارتباطات وضوح می‌بخشد و راه‌حلی را برای ارتباطات مؤثر حتی میان تیم‌ها از راه دور فراهم می‌آورد.
- کاهش هزینه غیرتولیدی. یکی از بیشترین هزینه‌ها در هر سازمانی اجاره یا خرید یک فضای فیزیکی است که هرکسی در آن می‌تواند کار کند. بااین‌حال در همکاری (از راه دور)، اعضای تیم نیاز به فضای یکسانی ندارند.
- بهبود منابع انسانی. همکاری را بین اعضای تیم خود پرورش دهید، نه‌تنها روابط می‌سازید بلکه وفاداری ایجاد می‌کنید که این وفاداری به حفظ کارکنان می‌انجامد.
چگونه همکاری را شروع کنیم؟
شاید در مسیر همکاری هستید. اما به‌جای اینکه فقط وعده سر خرمن بدهید، اما واقعاً چطور می‌توانید یک فضای همکاری در شرکت خودتان ایجاد کنید؟ هرچند که مزایای همکاری در پروژه واضح است، اجرای آن می‌تواند دشوار باشد، خصوصاً اگر تیم‌های از راه دور را مدیریت می‌کنید. برای پرورش همکاری در سازمان می‌توانید چند کار انجام بدهید:
- ارتباط برقرار کنید. یک مدیر پروژه می‌داند که ارتباطات مناسب اساس هر چیزی است، و موجب محیط همکاری می‌شود. نه‌تنها باید ارتباطات مناسبی برقرار کنید بلکه باید تیم خود را نیز به این کار وادارید.
- آموزش بدهید. آموختن همکاری مثل هر چیز جدید دیگر، نیاز به راهنمایی و هدایت دارد. یک بخش آموزش برای تیم خود در نظر بگیرید و به آن‌ها بیاموزید که چرا به ابزار مدیریت پروژه آنلاین نیاز دارند و چگونه از آن استفاده کنند تا همکاری در پروژه ممکن شود.
- تغییر کنید. عادات قدیمی به‌سختی از بین می‌روند اما باید تیم خود را به کنار گذاشتن روش‌های قدیمی ارتباطات وادارید، مانند ایمیل‌ها؛ با ارتباطات تعاونی و تعاملی راحت باشید.
- اشتراک بگذارید. ماهیت همکاری، اشتراک‌گذاری است تا وقتی‌که دیوارهای مجازی‌ای که در گذشته اعضای تیم را از هم جدا نگه داشته فرو نریزید، همکاری کارساز نیست. مثلاً تقویم‌های خود را به اشتراک بگذارید تا زمان‌های تحویل، جلسات و غیره برای همه در یک صفحه یکسان نمایش داده شوند.
- ثبت و بررسی کنید. وقتی که یک پروژه را هدایت می‌کنید مسیر را تعیین نمی‌کنید و اجازه می‌دهید که در مسیر خود اجرا می‌شود. در مورد اجرای همکاری هم همین‌طور است. به همین دلیل، نیاز به نظارت است، برای پرداختن به سؤال‌ها و پیگیری پیشرفت افراد تیم مرتباً جلسه برگزار کنید.
