برنامه‌ریزی پروژه مانند یک هنر است – هیچ دو پروژه‌ای هیچ‌وقت مانند هم نمی‌شوند، بنابراین هر نقشه و روش باید نسبت به شرایط پروژه سنجیده شود. اگر برنامه‌ریزی پروژه، برنامه‌ای مؤثر نباشد، پروژه شانس کم‌تری برای موفقیت دارد.
برای مثال، قسمت بسیار مهمی از برنامه‌ریزی، اطمینان حاصل کردن از تأمین شدن منابع، توانایی و ظرفیت موردنیاز، از طرف سازمان است تا پروژه کامل شود و موانع احتمالی شناسایی شود. همچنین فرایند پروژه باید پیش‌بینی شود تا بتوان ضرب‌الاجل‌ها را تعیین کرد و نقشه‌های احتمالی را توسعه داد.
با داشتن این مسئله در ذهن، شما باید اقدام به استفاده از روشی برای برنامه‌ریزی پروژه‌ی خود کنید که قبل از ثبت برنامه بتوانید اطمینان از وجود جنبه‌های مختلفی که ذکر شد را حاصل کنید. این موضوع برای هر پروژه متفاوت است، اما به‌عنوان روشی عمومی که بتوان از آن در مواقع مختلف کمک گرفت بسیار کمک‌کننده خواهد بود.
اطمینان حاصل کردن از داشتن تمام مهارت لازم
به‌عنوان برنامه‌ریز پروژه این مسئولیت شماست تا از به‌روز بودن مهارت‌های خود اطمینان حاصل کنید تا بتوانید مؤثرترین کار ممکن را انجام دهید. یکی از حوزه‌هایی که بسیاری از برنامه‌ریزان پروژه در آن ضعف دارند، مدیریت افراد است که می‌تواند باعث عدم توانایی در برآورده کردن خواسته‌های ذی‌نفعان و افراد تیم شود که خود این مسئله باعث عدم توانایی در کنترل پروژه می‌شود. به همین خاطر شما باید از بروز بودن توانایی‌های خود به‌خصوص درزمینه های تفکر تحلیلی و مدیریت زمان اطمینان پیدا کنید.
همچنین به‌جای این کار شما می‌توانید از افرادی که این مهارت‌ها رادارند استفاده کنید تا تیم متعادلی از برنامه‌ریزها داشته باشید و همچنان تصمیم نهایی را خودتان اتخاذ کنید. این مسئله در پروژه‌های بزرگ‌تر مهم‌تر است.
درک اهداف پروژه
هر تصمیمی که شما برای برنامه‌ریزی پروژه اتخاذ می‌کنید از درک شما از اهداف پروژه ریشه می‌گیرد. بهتر است شما هنگام پیشنهاد پروژه حضورداشته باشید تا درک درستی از مفاهیم و پیچیدگی پروژه پیدا کنید. در غیر این صورت این وظیفه‌ی شماست که اطلاعات مرتبط را تطبیق دهید و تصمیم بگیرید که آیا اهداف پروژه قابل‌دستیابی است یا خیر.
در اینجاست که مهارت‌های ذکرشده کارآمد خواهند شد – اگر چیزی غیر قابل‌دستیابی باشد ( به خاطر منابع، ضرب‌الاجل و یا هر چیز دیگری)، شما باید این مسئله را به فرد مسئول اطلاع داده و متعاقباً عکس‌العمل آن‌ها را متحمل شوید. توانایی‌های مذاکره کردن، حل منازعات و ارتباط عمومی در اینجا بسیار مهم خواهند بود.
فهم مسائل اساسی
دانستن مسائل اولیه و پایه‌ای، اساس برنامه‌ریزی درست برای موفقیت پروژه است. به سؤالات زیر و مسائل مرتبط به آن دقت کنید:
- چه کسی طراحی، ساخت و بررسی/تست تحویلی‌ها را بر عهده دارد؟
- محصولاتی که باید تحویل داده شوند، چه فرمی خواهد گرفت؟
- چه زمانی این محصولات باید تحویل داده شوند؟
- کار به چه شکلی انجام می‌شود؟
زمانی که پاسخ این سؤالات و دیگر سؤالات مربوط به افراد، زمان‌بندی و مسائل این‌چنینی را یافتید، می‌توانید برای شروع به کار بر روی چیزهایی مانند زمان‌بندی، مدیریت ریسک و احتمالات تمرکز کنید.
شما همچنین باید اولویت‌بندی‌های پروژه را بدانید – چه چیزهایی باید اول انجام شوند تا بقیه‌ی کارها آغاز شوند؟ چه منابعی برای استارت پروژه لازم است؟ زمانی که آگاهی لازم از این مسائل ابتدایی پیدا کردید، تفکر به مسائل پیچیده‌تر آسان‌تر خواهد بود.
بررسی مکرر
مشخصاً تعیین یک برنامه‌ی نهایی پروژه و انتظار پیش رفتن پروژه بر اساس آن تا آخر، تصوری بیش نخواهد بود. شما به‌مرور مکرر برنامه در طول مسیر پیشبرد پروژه جهت ارزیابی پیشرفت نیاز دارید و دقیقاً در ای ارزیابی‌ها معلوم خواهد شد که چقدر بهتر یا بدتر نسبت به پیش‌بینی در حال پیشروی پروژه در هستید. شما می‌توانید برای تطبیق دوباره‌ی منابع، یا عقب انداختن ضرب‌الاجلی برای کاهش فشار به تیم تغییراتی ایجاد کنید.
برنامه‌ریزی برای تکامل
نحوه‌ی اتمام پروژه دقیقاً به‌اندازه نحوه‌ی شروع آن مهم است. بستن یک پروژه به افراد تیم و ذی‌نفعان هر پروژه که درگیر باشد، تأثیر دارد؛ به همین خاطر مهم است که از هر لحاظ بدون اشکال باشد. نقطه‌ی پایانی باید به‌وضوح برای پروژه تعیین شود تا همه از آن مطلع باشند. این دستاورد ممکن است متغیر باشد، بنابراین همه باید از این تغییرات و نحوه‌ی تأثیر آن بر پروژه مطلع باشند.
این استراتژی‌های برنامه‌ریزی پروژه ممکن است برای بعضی واضح باشد. اما پروژه‌های زیادی وجود داشتند که به خاطر عدم رعایت چند نکته کوچک از ریل خارج شدند. اطمینان از فهم پروژه، مهارت‌های لازم برای برنامه‌ریزی مؤثر و مرور مکرر آن تا تکامل پروژه مسیر را برای موفقیت پروژه بسیار هموار می‌کند.
