شما اینجایید
خانه > دفتر مدیریت پروژه > آیا اصطلاحات فنی مدیریت پروژه مانع ارتباطات حقیقی ما می‌شود؟

آیا اصطلاحات فنی مدیریت پروژه مانع ارتباطات حقیقی ما می‌شود؟

هر صنعتی زبان و اصطلاحات مخصوص به خودش را دارد؛ اما دنیای همکاری‌ها و تعاملات متفاوت است. همیشه چند کلمۀ رایج و مصطلح خودمان را بی‌مدارا ادا می‌کنیم و کسانی که خارج از محیط کسب‌وکار هستند گیج و سرگردان می‌شوند؛ البته نه فقط کسانی که خارج از محیط‌اند، چه‌بسا کسانی که داخل محیط‌اند از اصطلاحات ما مات‌ومبهوت می‌مانند.

اگر کمی عمیق‌تر به اصطلاحات مختلف کسب‌وکارها بنگریم، مشاهده می‌کنیم که بخش‌های مختلف دنیای کسب‌وکار مکالمه‌ها و لغت‌شناسی‌های مختص خود را دارند. دفتر مدیریت پروژه نیز در این‌ میان، عبارات و اصطلاحات خودش را به‌کار می‌گیرد.

معمولاً مستندهای رسمی‌ای داریم که در آن‌ها محدوده به‌‌وضوح تعریف شده است تا بتوانیم از خزش خطرناک محدوده [۱] جلوگیری کنیم. با چه شوروهیجانی دربارۀ مسیر بحرانی [۲] صحبت می‌کنیم؛ اینکه یکپارچه‌سازی جریان‌های کاری [۳] (یا ریسه‌های کار [۴] ( بیش‌از هرچیز برای ما ضرورت دارد. می‌گوییم بخش‌های مختلف را در کنارهم می‌گذاریم تا نقشه‌های راه [۵] و اقلام تحویلی [۶] را به‌هم نگاشت بدهیم.

سپس چند کار شگفت‌آورِ مدیریت پروژه را انجام می‌دهیم؛ تحلیل‌ هزینه و مزایا را انجام می‌دهیم و موردهای تجاری جذاب و  ROIها را توسعه می‌دهیم؛ نمودارهای مختلفی می‌کشیم؛ نمودارهای RACI، Pareto، گانت، ساختارِ همیشه‌مهم شکست‌کار (SWB). تا بتوانیم سعی می‌کنیم مؤثرانه ارتباط برقرار کنیم و ذی‌نفعانِ منتقد و شبکۀ تغییر خود را مدیریت کنیم. تمام این امور ما را به پایان مطلوبی می‌رساند: اقدامی که با موفقیت انجام می‌دهیم و ارزشی که سازمان انتظارش را دارد.

به‌هرحال در همۀ این کارها مجبوریم کسانی را مدیریت کنیم که ارزش برخی از این اصطلاحات را، یا بیشتر آن را، یا اصلاً هیچ‌کدام از آن‌ها را نمی‌دانند و خودشان یک لیستِ افزاینده از اولویت‌های حیاتی دارند که انباشته‌ شده و تمام انرژی ذهنی‌ آن‌ها را از اصطلاحات PMBOK ِ ما دور می‌کند.

اما رهبران سازمان‌ها دربارۀ اصطلاحات مدیریت پروژه چه می‌اندیشند؟ نظر این رهبران ازلحاظی غیرمنتظره و ازلحاظی مطابق‌انتظار است؛ اما اگر بخواهیم به خروجی‌های موفقی از پروژه‌هایمان دست یابیم خوب است دیدگاه آن‌ها را درنظر داشته باشیم.

«من فقط می‌خواهم مطمئن شوم که کار به‌خوبی، به‌موقع و مطابق بودجه انجام می‌شود. مشخصات لغت‌شناسی و روش‌شناسی برایم مهم نیست بلکه گاهی مزاحم مکالمه‌های موردنیازمان است.»

«صادقانه بگویم، مدیران پروژه‌ای که به‌بهترین‌نحو کارشان را انجام می‌دهند واقعاً از این چیزها صحبت نمی‌کنند. آن‌ها فقط کارشان را انجام می‌دهند؛ و سخت‌ترین مدیرانی که با آن‌ها کار کردم کسانی هستند که به زبان PMO با من سخن می‌گویند.»

«بهترین کار این است که فقط به‌سادگی اطلاعاتی را که نیاز دارم، با زبانی که می‌فهمم، به من بدهند تا بتواننم تصمیماتی بگیرم که تأثیر مثبتی بر کار داشته باشد.»

موضوع ارتباطات برای تمام فعالانِ کسب‌وکارهای پیچیده و مختلف نکتۀ پررنگی است. همیشه دربارۀ اهمیت ارتباطات می‌شنویم؛ اما واقعاً منظور از آن چیست؟ آیا دور از واقعیت است که اصطلاحات کسب‌وکارمان –همان اصطلاحات فوق‌العاده‌ای که همیشه در کار مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم و دوستشان داریم- کمی دست‌وپاگیر هستند؟ اگر از دید رهبران و مدیران ارشد کسب‌وکار نگاه کنیم، دقیقاً همین‌طور است.

این گفتۀ باارزش را فراموش نکنیم: «با مردم به زبان خودشان صحبت کنیم، نه به زبانی که برای ما راحت است.»

بنابراین برای ما مدیرانی که پروژه‌های کوچک و بزرگ را در شرکت‌هایمان مدیریت می‌کنیم، اولین قدم یافتن زبان تمام ذی‌نفعان کلیدی است؛ یعنی یک زبان غیرفنی و قابل‌فهم. سپس باید با این زبان با آنها سخن بگوییم، چه با این زبان راحت باشیم چه نباشیم. برخی از شرکت‌ها جداً پذیرای فرهنگِ پروژه‌محور هستند و استفاده از این اصطلاحات در این شرکت‌ها عادی است. در این موارد هرچقدر که دلمان می‌خواهد از این کلمات به‌کار ببریم؛ زیرا با فرهنگ شرکت هم‌خوانی دارد و بر ارزشِ موردتوجه شرکت تأکید می‌شود.

اما در برخی از سازمان‌ها، هرچقدر هم برای ما چالش‌آور باشد، نباید به زبانِ PMO صحبت کنیم؛ چرا که به‌کارگیری زبان غیرفنی به ‌بهترین‌شیوه بر موفقیت پروژه تأثیر می‌گذارد. تبدیل اصطلاحات PMO ِ به اصطلاحاتی که به زبان ذی‌نفعان است می‌تواند بهترین راه برای انتقال پیام‌ها و افزایش کارایی ما باشد.

می‌توانیم زبان پروژه‌ای خود را برای ساعت‌های خوشمان نگه داریم؛ یعنی وقتی که ذی‌نفعان به خانه‌شان می‌روند!


[۱] Scope creep

[۲] Critical path

[۳] Work stream

[۴] Work thread

[۵] Roadmap

[۶] Deliverable

پاسخ دهید

بالا