مدیر پروژه … یا مدیر برنامه؟ بیشتر ما مدیران پروژه و برنامه، همدیگر را ملاقات کرده‌ایم و خیلی از ما در تعجبیم که چه تفاوتی بین ما وجود دارد؟ خیلی گیج‌کننده است! زیرا در برخی از سازمان‌ها، کاری که مدیران پروژه‌ها انجام می‌دهند، بسیار شبیه کاری است که مدیران برنامه می‌کنند. به‌علاوه اسامی این دو نیز بسیار به هم نزدیک است؛ به همین دلیل تفکیک تعریف آنها دشوار است. البته سؤال این است که اصلاً اهمیتی دارد؟ بله، دارد!
اگر تابه‌حال به‌عنوان یک عضو تیم پروژه، کنجکاو شده‌اید که بدانید مدیر برنامه چه کار انجام می‌دهد، یا چالش جدیدی را برای شغل مدیریت پروژه‌ی خود می‌طلبید، به تفاوت‌هایی که قصد داریم در اینجا بیان کنیم توجه کنید. تازه‌کارها باید بدانند که اصول مدیریت درست پروژه، پایه‌ی گذر موفقیت‌آمیز برای یک مدیر برنامه شدن است. بنابراین از مبانی شروع کنیم.
برنامه دقیقاً چیست؟
بارها دیده‌ام که این کلمه به‌غلط به کار گرفته شده است. وقتی که محدوده فقط یک پروژه تعریف شده باشد، به یک عضو تیم عنوانی مثل «مدیر برنامه» داده می‌شود. اگر دوباره استاندارد موسسه‌ی مدیریت پروژه (PMI) را بادقت بررسی کنیم، می‌فهمیم که «پروژه تلاشی موقت برای ایجاد یک سرویس یا محصول منحصربه‌فرد است». برنامه «مجموعه‌ای از اشیای مرتبط است که به‌طور هماهنگ مدیریت می‌شوند و هدف از آن دستیابی به منافع و اعمال کنترلی است که تنها با مدیریت یک پروژه امکان‌پذیر نبود.»
شاید به نظر برسد که اجرای یک برنامه، مثل اجرای دسته‌ای از پروژه‌ها است، اما چند تفاوت کلیدی بین نحوه پیشروی یک پروژه و یک برنامه در چرخه حیاتی پروژه وجود دارد.
در اینجا برخی از این تفاوت‌ها را به آماده‌سازی، برنامه‌ریزی، اجرا و بستن مراحل چرخه حیاتی دسته‌بندی می‌کنیم.
مقایسه آماده‌سازی پروژه با آماده‌سازی برنامه
در ادامه برای تشخیص برنامه‌ها از پروژه‌ها چند وظیفه کلیدی مطرح می‌شود. حامیان مالی برنامه و پروژه بسیار مهم هستند، هرچند که شاید مدت چرخه‌ی تأمین وجه، ساختار سازمانی و حمایت مالی بیشتر طول بکشد.
| وظایف پروژه- آماده‌سازی | وظایف برنامه- آماده‌سازی |
· شناسایی حامی مالی پروژه · تخصیص بودجه · شناسایی ذینفعان کلیدی · تعیین یک مدیر پروژه | · ارزیابی مورد انگیزه تجاری برنامه · شناسایی ساختار مدیریت برنامه · شناسایی حامیان مالی برنامه · بررسی منابع تأمین وجه · تعیین یک مدیر برنامه |
عمدتاً می‌توان به پروژه‌ها سریع‌تر از اکثر برنامه‌ها وجه تخصیص داد و آنها را آماده کرد زیرا اکثراً بودجه، حمایت مالی و ذینفعان آن کمتر از برنامه‌ها هستند. معمولاً یک پروژه، در محدوده‌ی تیم یا مرز سازمانی قرار دارد. یک برنامه غالباً از سازمان‌های چندگانه عبور می‌کند و این بر ذینفعان، حامیان ملی و منابع تأمین وجوه و حتی بر تعیین مدیر برنامه مناسب تأثیر زیادی دارد.
در پروژه، مدیر پروژه از اول مسئول حوزه، هزینه و گاهشمار (تایم لاین) است. در برنامه، مدیر پروژه نیز یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) را برای کمک به مدیریت محدوده‌ی برنامه، هزینه‌ها و خط زمانی کل به‌کار می‌گمارد. به دلیل اینکه آماده‌سازی برنامه مانند تعریف مفهوم آن زمان بیشتری را می‌گیرد، ممکن است لازم باشد که سازمان، اعتبار مورد انگیزه تجاری را بسنجد تا مطمئن شود اهداف پروژه هنوز ارزش پیگیری را دارند.
مقایسه برنامه‌ریزی مدیر برنامه با برنامه‌ریزی مدیر پروژه
هر کاری یک فاز برنامه‌ریزی دارد. برنامه معمولاً بر یک نقشه غلتان (قابل‌تغییر و منعطف) تکیه دارد، چراکه با تغییر کسب‌وکار نیاز است که برنامه‌های چندساله تغییر کنند. هرچند که برنامه‌ریزی در سطوح مختلفی اجرا می‌شود، اما محدوده، زمان‌بندی و منابع، هم به برنامه‌ها و هم به پروژه‌ها اعمال می‌شوند. مدیران پروژه برحسب عادت وظایفی را پیگیری می‌کنند که در تضاد با زمان‌بندی پروژه است. لازم است مدیران برنامه، مایلستون‌های متعارض با زمان‌بندی‌ها را در سطح برنامه پیگیری کنند.
| وظایف در پروژه- برنامه‌ریزی | وظایف در برنامه- برنامه‌ریزی |
| 1 توسعه‌ی نقشه‌ی مدیریت پروژه 2 تعریف محدوده‌ی پروژه 3 تعریف برنامه زمانی 4 تعریف منابع 5 تعریف مفصل بودجه | 1 توسعه‌ی نقشه‌ی مدیریت برنامه 2 تعریف محدوده‌ی برنامه 3 تعریف زمان‌بندی برنامه 5 تعریف مفصل بودجه‌ی برنامه |
در برخی از برنامه‌ها تیم‌ها اساساً به دلیل ابزار مورداستفاده‌ی خود (یا استفاده‌نکردن از ابزار بخصوصی) با توسعه‌ی یکپارچه زمان‌بندی‌های پروژه دست‌وپنجه نرم می‌کردند. نتیجه نهایی آن مشارکت اعضای تیم در به‌کار انداختن مکانیک‌های زمان‌بندی پروژه در مایلستون‌ها بود. در برنامه، ارتباطات تیم‌ها و مدیریت مایلستون‌ها بسیار مهم‌تر از پیگیری وظایف فردی پروژه است. اجازه بدهید که مدیران پروژه کار خود را مدیریت کنند و تیم مدیریت برنامه در راستای جریان‌های کار مدیریت کند.
مقایسه اجرای پروژه با اجرای برنامه
اجرای موفق همیشه با جزئیات همراه است. هم برای مدیران پروژه‌ها و هم برنامه‌ها جزئیات بسیاری وجود دارد، ازجمله اقلام قابل‌تحویل، زمان‌بندی‌ها، مسائل و ریسک‌ها. در زیر تعدادی از این تمایزات کلیدی نشان داده شده است.
| وظایف پروژه- اجرا | وظایف برنامه- اجرا |
| 1 مدیریت زمان‌بندی پروژه 2 مدیریت بودجه‌ی پروژه 3 مدیریت مسائل و ریسک پروژه 4 مدیریت ارتباطات 5 مدیریت محدوده و تغییر 6 مدیریت تیم 7 مدیریت کیفیت 8 مدیریت کارپردازی پروژه | 1 مدیریت مایلستون‌های برنامه 2 مدیریت بودجه‌ی برنامه 3 مدیریت مسائل و ریسک برنامه 4 مدیریت ارتباطات برنامه 5 مدیریت محدوده و تغییر برنامه 6 مدیریت منابع انسانی 7 مدیریت کیفیت 8 مدیریت کارپردازی برنامه · مدیریت ذینفعان · هدایت برنامه |
در PMBOK مدیریت یکپارچه‌سازی، عبارت است از مجموعه‌ای از فرایندهای مدیریت پروژه که برای اطمینان از هماهنگی مناسب پروژه‌ها به‌کار برده می‌شود. برنامه‌های پروژه‌ها، اجرای پروژه و تکنیک‌های کنترل تغییر، همگی برای هدایت هر پروژه در مسیر درستش به‌کاربرده می‌شوند.
یکی از نقش‌های کلیدی مدیر پروژه اطمینان از این است که تمام جریان‌های کار باهم مرتبط هستند. تیم‌های پروژه چشم‌انداز متمرکزتری بر کار مربوط با پروژه دارند؛ چشم‌انداز مدیر برنامه از تمام جریان‌های کاری گسترده‌تر است. این نقش بر یکپارچگی تمام «بده‌بستان‌ها» در طی خط زمانی نظارت می‌کند. یک مدیر برنامه باید درک مناسبی از وابستگی‌های اصلی در تیم‌های پروژه داشته باشد. الزاماً به‌عنوان یک مدیر برنامه، نیاز به یکپارچه‌سازی تمام زمان‌بندی‌های پروژه و هر وظیفه را ندارید اما باید یک نقشه در سطح برنامه داشته باشید که مایلستون‌های اصلی را یکپارچه می‌کند.
هر پروژه مسائل و خطراتی دارد. به‌عنوان مدیر برنامه نیاز نیست که تمام آن را مدیریت کنید و یا حتی بشناسید. مدیر برنامه نیاز دارد که همه‌چیز را در مورد خطرات و مشکلات در سطح برنامه بداند اما نیاز ندارد که از هر ریسکی که با هر پروژه‌ای همراه است مطلع باشد. راهبردی که ما از آن استفاده می‌کنیم، تمرکز بر مسائلی است که بر یک مایلستون تأثیر می‌گذارد. در غیر این صورت اگر هر مشکل یا ریسکی را در طی جلسات وضعیت برنامه مرور کنید، ساعت‌ها وقتی می‌گیرد.
برای بررسی تمام مشکلات و سطوح پروژه باید این مشکلات در دسترس مدیر تیم برنامه قرار بگیرد. جدولی برای خطرات و مشکلات معمول داشته باشید تا بتوانید آنها را دسته‌بندی کنید.
مقایسه بستن پروژه با بستن برنامه
فاز بستن، آخرین فاز است و مدیر برنامه یا پروژه باید رسماً پروژه را در این فاز ببندد.
| وظایف پروژه- بستن | وظایف برنامه- بستن |
| · جمع‌بندی برنامه را مدیریت کنید و درس‌های آموخته‌شده را انتقال بدهید. · راه‌حل را به تیم عملیات انتقال بدهید. · بازخوردهایی از عملکرد ارائه بدهید. · مدیریت ارتباطات · منابع را پراکنده سازید. · قراردادهای مالی را ببندید. · اسناد پروژه را آرشیو کنید. | · با ملاقات با رهبر پروژه یا دفتر مدیریت پروژه (PMO) نتیجه‌گیری از برنامه و درس‌های آموخته‌شده را انتقال بدهید. · راه‌حل را به تیم‌های چندگانه عملیات انتقال بدهید. · بازخوردهایی از منابع هدایت‌کننده‌ی پروژه/دفتر مدیریت پروژه (PMO) بگیرید. · هدایت‌کننده‌ی پروژه/دفتر مدیریت پروژه (PMO) را پراکنده سازید. · تمام قراردادهای مالی را ببندید. · اسناد برنامه را آرشیو کنید. |
هر پروژه در یک برنامه، مجموعه‌های درس‌های آموخته‌شده‌ی خودش را دارد؛ بااین‌حال دفتر مدیریت پروژه‌ی برنامه (PMO) یا هدایت‌کننده پروژه نیز مجموعه‌ای از درس‌های آموخته‌شده دارند. مدیران پروژه بازخورد از عملکرد را برای مدیران منابع مرتبط جمع‌آوری می‌کنند، مدیران برنامه نیز بازخورد از تیمی که دفتر مدیریت پروژه (PMO) را تشکیل داده تهیه می‌کنند. در یک برنامه IT، ممکن است گروه‌های چندگانه‌ی عملیاتی که نیاز به پشتیبانی سیستم‌های تحویل داده‌شده دارند وجود داشته باشند؛ ضمن اینکه بیشتر تیم‌ها به ارتباطات بیشتری نیاز دارند.
بستن امور مالی و آرشیو کردن اسناد در مدیریت پروژه و مدیریت برنامه یکسان است، فقط میزان (کار) در برنامه بیشتر است.
مدیریت پروژه نقش مهمی در سازمان‌های پروژه‌محور دارد. به‌علاوه چالش هیجان‌انگیزی در شغل مدیریت پروژه است. اگر در ابتدای آشنایی با مدیریت برنامه هستید و مدیریت برنامه را قدم بعدی در شغل خود می‌بینید، تشخیص تفاوت‌های دقیق این نقش‌ها از اهمیت برخوردار است. برنامه‌ها پیچیده‌ترند و نسبت به یک پروژه معمولی، به آگاهی سیاسی بیشتری نیاز دارند. بااین‌حال تحویل کار در سازمان‌های پیچیده تحسین‌برانگیزتر است!
