در مقالات قبلی خط دید روشهای متعدد مدیریت پروژه را بررسی کردیم، همینطور عوامل سطح بالایی که موجب موفقیت در مدیریت پروژه میشوند.
اگر مایلید که از تمام مقالات آموزشی و تحلیلی خط دید در موضوعِ روشهای مدیریت پروژه بهرهمند شوید، مقالات زیر پیشنهاد میشود تا بتوانید با تطبیق اطلاعات و بررسیهای مقالهها گوناگونِ خط دید، دانش خود را از روشهای مدیریت پروژه تکمیل کنید:
بررسی اجمالی روشهای مدیریت پروژه
مقایسۀ چارچوبهای مدیریتی چابک
بررسی چارچوبهای مقیاسگذاری چابک
مجموعهمقالات انتخاب رویکرد توسعه
چهار تاکتیک برای ترکیب دو روش چابک و آبشاری
این روشها تکرارپذیر و مؤثرند و فرایندهای پربازدهی هستند که در فعالیتهای اصلی مربوط به پروژهها در سازمانها به کار میآیند. ازآنجاکه این فرایندها را میتوان پس از توسعه، مستند و تکرار کرد، کمتر وقت سازمانها صرف تمرکز بر نحوۀ اجرای پروژههای بعدی میشود؛ ازین رو میتوانند بیشتر بر اهداف و اقلام تحویلی پروژه متمرکز شوند.
لازم است که فرایندهای مدیریت پروژه کاملاً ارزیابی و مستند شوند؛ انتخاب روشگان [۱] مناسب برای هر پروژه در ابتدای امر، زمانبر، پیچیده و مملؤ از جزئیات است؛ اما اگر بهترین روش مدیریت پروژه انتخاب شود، ارزش خود را در آخر کار نشان میدهد.
ملاحظات کلیدی برای تعیین بهترین روش
بیتردید روشهای مدیریت پروژه نمیتوانند ویژگیِ «همهمنظوره بودن» داشته باشند، حتی در یک شرکت، برای یک نوع پروژه یا در یک نوع صنعت. ممکن است در یک موقعیت یک روش معین مؤثر باشد و در دیگر موقعیتها بهکارگیری روش دیگر یا حتی یک روشگان تلفیقی [۲] کارسازتر باشد. بعید است که یک روشگان برای تمام پروژههای یک سازمان کارساز افتد. بهترین کاری که میتوانیم انجام بدهیم، استفاده از یک فرایند کارآمد برای ارزیابیِ روشگان [۳] (MAP) است تا بتوان تعیین کرد، بهترین رویکرد برای هر پروژه کدام است. توجه شود که این فرایند خود به ارزیابی و اصلاحاتی نیاز دارد؛ چراکه عوامل تجاری تغییر میکنند.
باید در ارزیابی چه چیز را درنظر داشت؟
در توسعۀ سازمانی، همینطور در پروژهها، از این لیستِ معیارهای ارزیابی استفاده میشود. همین معیارها وقتی که انتخاب یک روشگان مطرح است نیز باید در نظر گرفته شوند. این معیارها را میتوان به دو دستۀ معیارهای داخلی و خارجی تقسیم کرد؛ بهعلاوه میتوان هر کدام را در دستهبندیهای فرعی قرار داد.
فرایند ارزیابی
وقتی در یک تصمیمگیری یکی از معیارهای ارزیابی را در نظر گرفتید، فرایندِ تشخیص بهترین گزینۀ روش مدیریت پروژه را برای یک پروژۀ معین بپیمایید. همانطور که قبلاً عنوان شد، این فرایند گهگاه نیاز به بازبینی و اصلاح دارد؛ تا بتوانیم نیازهای ذینفعان و نیازهای کلی تجاری را دنبال کنیم. در ادامه چند قدم کلی معرفی میشود:
- ابتدا رانندگان تجاری [۴] را تعیین کنید، اهداف اولیه و اولویتهای پروژه را بسنجید و تشخیص بدهید.
- بعد از تعیین رانندگان تجاری/نیازمندیهای پروژه و اهداف، تمام معیارهایی را که بر یک روشگان تأثیر میگذارند و (برعکس) شناسایی کنید.
- تمام روشگانهای ممکن و قابل دسترسی را که بیشترین ارتباط را با پروژه دارند شناسایی کنید.
- برای یک پروژه زمانی را صرف مقایسه و بررسی تفاوتهای هر روش مدیریت پروژه کنید.
- بررسی کنید که کدام روش بهترین نتایج را میدهد و کمترین ریسک را به همراه دارد.
- بازخورد [۵] و موافقت [۶] کسب کنید.
- روشگان و پایههای منطقی آن را مستند کنید.
- روش را اجرا کنید.
- برحسب نیاز، نظارت و اصلاح کنید.
هرچند ممکن است بزرگترین عامل ریسک، میزان آمادگی و قابلیتهای سازمانی باشد، اگر از یک نیازمندی کلیدی پروژه تعدی شود، چهبسا هر معیار دیگری مشکلات عمدهای را ایجاد کند.
همچنین برخی روشگانها با انواع بخصوصی از پروژهها تنظیم میشوند، اما همیشه نمیتوانند برای هر نمونهای مفید باشند. در اینجاست که باید گزینههای تلفیقی (ترکیب بیش از دو روشگان) در مراحل مختلف یک پروژه را در نظر گرفت.
نمونهای از ابزار مدیریت پروژه
چابک یا Agile بیشتر در پروژههای توسعۀ نرمافزار به کار برده میشود، تشخیص مسائل با چابک سریعتر است و میتوان بهجای انتظار تا زمان آزمون، زودتر اصلاحات را اعمال کرد. در چابک، فرایندها تکرارپذیر هستند؛ ریسک کاهش مییابد؛ امکان بازخورد فوری وجود دارد؛ بازگشت کار [۷] سریع است؛ و پیچیدگی کاهش مییابد.
در آبشاری مرحلۀ برنامهریزی رسمیتر است؛ روش آبشاری شانس دستیابی به تمام نیازمندیهای پیشِ روی پروژه را بالا میبرد، و از دست رفتن اطلاعات کلیدی و نیازمندیها را در مرحلۀ اولیه کاهش میدهد.
برای برخورداری از هردو روشگان میتوان از یک راهکار و روش تلفیقی [۸] استفاده کرد.
تشخیص اینکه اولویتها کدام هستند، روشگانها چه هستند و چه موقع و کجا و چگونه هر روشگان بیشترین تأثیر مثبت را ایجاد میکند، کلید موفقیت پروژه است. در اینجاست که مدیران پروژه سازمانها را در بهبود نحوۀ اجرای پروژهها، به مؤثرترین و کارآمدترین شیوه و توأم با کاهش ریسک، یاری میکنند.
شایان ذکر است که یک راهکارِ ثابت برای تمام موارد وجود ندارد، حتی در یک سازمان. تجربۀ مدیر پروژه تعیینکننده است؛ چراکه تجربۀ او از مزایا و معایب هر روشگان، میتواند در پیشبرد موفقیتآمیز پروژهها در سازمان، با حداکثر پتانسیل برای ذینفعان، مفید واقع شود.
[۱] روِشگان یا Methodology به سیستمِ روشها گفته میشود؛ هرچند هردو اصطلاحِ فارسی روشگان و روششناسی، برگردانِ متدلوژی هستند، روششناسی به عمل و علم تشخیص روشها اشاره دارد و واژۀ مصوبِ «روشگان» به سیستمی از روشها اطلاق میشود.
[۲] Hybrid methodology
[۳] methodology assessment process
[۴] Business drivers
[۵] feedback
[۶] Buy-in
[۷] turnaround
[۸] Hybrid
