چطور یک روش مدیریت پروژه انتخاب کنیم؟ بررسی اجمالی روش‌های مطرح در مدیریت پروژه
گزینه‌های مختلف و سرگیجه‌آوری برای روش‌های مدیریت پروژه وجود دارد. اینکه بدانید کدام برای شما بهترین کارایی را دارد، به‌اندازه خود پروژه چالش‌انگیز است.
روش‌های مدیریت پروژه را مثل یک طرح آماده در نظر بگیرید که با دستورالعمل‌های قدم‌به‌قدم آن می‌توانید تیم را در اجرای یک پروژۀ موفق راهنمایی کنید. اما با این‌همه تفاوت در رویکردهای مدیریتی و گاهی اوقات تداخل آن‌ها اگر بخواهیم پیچیدگی‌های یک برنامۀ پروژه را مدیریت کنیم، چطور می‌توانیم بفهمیم کدام رویکرد مناسب پروژه، تیم یا سازمان ماست؟
بررسی اجمالی برخی از روش‌های کلیدی مدیریت پروژه:
- چابک (Agile) برای پروژه‌هایی به وجود آمد که به‌سرعت و انعطاف‌پذیری بالا نیاز دارند و از «اسپرینت‌ها» (چرخه‌های کوتاه تحویل) تشکیل شده‌اند. شاید بهترین کاربرد اجایل برای پروژه‌هایی است که به کنترل کمتر و ارتباطات بلادرنگ و مجموعه‌های خودانگیز تیمی نیاز دارند. سطح تکرارشوندگی اجایل بالا است و امکان تنظیم و انطباق سریع در طی پروژه را فراهم می‌کند. (مقایسۀ چارچوب‌های کاری چابک را مطالعه کنید.)
- واترفال (Waterfall)، طبیعت این روش، توالی است. در بسیاری از صنایع و بیشتر، در توسعۀ نرم‌افزاری به‌کاربرده می‌شود. از فازهای ایستا (تحلیل نیازمندی‌ها، طراحی، آزمون، پیاده‌سازی و نگهداری) تشکیل شده است که طبق یک ترتیب معین اجرا می‌شوند. در واترفال امکان کنترل افزایشی در هر فاز وجود دارد اما درصورتی‌که انتظار می‌رود در ادامه تغییراتی به‌وجود بیاید، ممکن است انعطاف‌پذیری مناسبی نداشته باشد.
- روش مسیر بحرانی Critical Path method (CPM) یک روش قدم‌به‌قدم است که برای پروژه‌هایی که فعالیت‌های آن‌ها به‌طور داخلی به‌هم بستگی دارند به‌کار برده می‌شود. در این روش فهرستی از فعالیت‌ها وجود دارد و از یک ساختار شکست کار (Work-Break-Down Structure (WBS))، گاه‌شماری که باید تکمیل شود، وابستگی‌ها، مایلستون‌ها و اقلام تحویلی تشکیل شده است. در روش مسیر بحرانی، فعالیت‌های بحرانی و غیربحرانی با محاسبه «طولانی‌ترین» مسیر ممکن (بر مسیر بحرانی) و کوتاه‌ترین زمان (شناوری-تعلیق) برای تکمیل وظایف نشان داده می‌شوند و تعیین می‌شود که چه فعالیت‌هایی بحرانی و کدام بحرانی نیستند. (بیشتر در مورد روش بحرانی بخوانید)
- مدیریت پروژۀ زنجیرۀ بحرانی (Critical Chain Project Management (CCPM)) با روش مسیر بحرانی (CPM) تفاوت دارد؛ تفاوت آن تمرکز بر استفاده از منابع درون یک پروژه، به‌جای فعالیت‌های پروژه است. برای حل مشکلات بالقوه در خصوص منابع، بافرهایی برای اطمینان از به‌موقع بودن پروژه و کم نشدن امنیت ساخته می‌شوند.
- شش سیگما (Six Sigma) را در اصل موتورولا (Motorola) برای جلوگیری از اتلاف و بهبود فرایندها و منافع بیشتر ساخت. این روش داده‌محور است و سه مؤلفۀ کلیدی دارد: DMAIC (تعریف: define، اندازه‌گیری: measure، تحلیل: analyze، بهبود: improve و کنترل: control) DMADV (تعریف: define، اندازه‌گیری: measure، تحلیل: analyze، کنترل: control و بررسی: verify) و DFSS (که مخفف “Design for Six Sigma” به معنای «طراحی برای شش سیگما» است و می‌تواند گزینه‌های قبلی را نیز داشته باشد، مثل IDOV – تشخیص: identify، طراحی: Design، بهینه: optimize و بررسی: verify). گاهی در جامعه‌ی مدیریت پروژه، شش سیگما یک روش محسوب می‌شود و مورد بحث قرار می‌گیرد.
- اسکرام (Scrum) (این واژه از ورزش راگبی گرفته شده) بخشی از چارچوب‌کار چابک است و طبیعت تکرارشونده‌ای دارد. از «جلسات اسکرام» یا «اسپرنیت‌های ۳۰ روزه» برای تعیین اولویت وظایف استفاده می‌شود. به‌جای یک مدیر پروژه از یک اسکرام‌مستر (Scrum Master) برای تسهیل کار استفاده می‌شود. شاید برای تمرکز بر وظایف معین، تیم‌های کوچکی به‌طور مستقل تشکیل شوند و سپس با اسکرام‌مستر برای ارزیابی پیشروی و نتایج و اولویت‌بندی وظایف در بک‌لاگ(backlog) جلسه داشته باشند.
چند روش دیگر وجود دارند، مانندِ
- روش زنجیره رویداد (Even Chain Methodology (ECM))،
- کریستال (Crystal)،
- توسعۀ ویژگی‌محور (Feature Driven Development (FDD))،
- توسعۀ سیستم‌های پویا (Dynamic Systems Development (DSDM))،
- توسعۀ نرم‌افزار تطبیقی (Adaptive Software Development) (بیشتر در مورد توسعۀ تطبیقی بخوانید)
- فرایند یکپارچه منطقی (رَشِنال) (Rational Unified Process (RUP))، (RUP را در خط دید بررسی کنید)
- توسعۀ Lean (توسعۀ ناب) (Lean Development (LD)) PRINCE2
و غیره.
خوب، بهتر، یا بهترین؟
ازآن‌جهت که نمی‌توان روشی را انتخاب کرد که برای تمام انواع کسب‌وکارها، مقیاس‌ها و تمام صنایع مناسب باشد، راه‌هایی برای تعیین اینکه از چه روشی استفاده شود و چگونه آن را به‌طور مؤثری به کار برد وجود دارد. هنگام ارزیابی روش‌ها، فقط باید معیارهای مهم را به‌دقت در نظر گرفت:
- اهداف راهبردی سازمانی و ارزش‌های اصلی
- پیش‌‌برندگان اصلی تجاری
- محدودیت‌ها
- ذی‌نفعان
- ریسک‌ها
- پیچیدگی
- هزینه و مقیاس پروژه
برای راهنمایی در این زمینه مؤسسه مدیریت پروژه (Project Management Institute (PMI))، مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)) را که اکنون یک استاندارد شناخته‌شده در سطح جهانی است عرضه کرده است؛ سازمان‌ها برای تشخیص، سنجش و بهبود ظرفیت‌های مدیریت پروژه، استاندارد کردن فرایندها، اطمینان از خروجی‌های موفقیت‌آمیز از پروژه و درنهایت تعیین بهترین روش‌ها و تقویت برنامه‌ریزی راهبردی و اجرای پروژه، آن را به‌کار می‌برند. در OPM3 بر بازدهِ کلی راهبردی سازمان تمرکز می‌شود و پروژه، برنامه و مدیریت پورتفولیو به‌هم ملحق می‌شوند. این استاندارد در ۲۰۰۸ و مجدداً در سال ۲۰۱۳ به‌روزرسانی شد و در مؤسسه استانداردهای ملی آمریکا (ANSI) به‌عنوان یک استاندارد ملی پذیرفته شد.
سازمان‌ها باید بادقت ارزیابی کنند که چه روشی برای بیشینه‌کردن منافع راهبردی پروژه آن‌ها مناسب است.
مزایای مدیریت پروژه سازمانی (OPM)
هدف OPM3 هم‌تراز شدن با راهبردها است و به دلیل اینکه موفقیت خروجی‌های پروژه به‌شدت به این هم‌ترازی بستگی دارد، به‌کارگیری OPM3 در کسب‌وکار توجیه‌پذیر است.
سازمان‌ها برای اطمینان از مناسب بودن روششان برای افزایش بهره‌وری، رضایت مشتری، کسب مزیت رقابتی و بهبود کنترل هزینه و ارتباطات و پیش‌بینی عملکرد، در جلسات برنامه‌ریزی سطح‌ِبالا به EPMO–ها (دفاتر مدیریت پروژه سازمانی) نیاز خواهند داشت. EPMO درنهایت موجب بهبود و تسریع تصمیم‌گیری‌ها و حفظ هم‌ترازی با اهداف شرکتی خواهد شد.
روش‌های مختلف مدیریت پروژه نقاط قوت و نقاط ضعف مختص به خودشان را دارند؛ شاید لازم باشد سازمان‌ها استفاده از چند روش مدیریت پروژه را برحسب پروژه و دیگر عواملی مذکور در نظر داشته باشند و بهترین و انطباق‌پذیرترین روش‌های استاندارد را به‌کار بگیرند.
کلید اصلی موفقیت در مدیریت پروژه، تشخیص نحوۀ هم‌تراز شدن با اهداف کلی سازمانی است؛ بعد از آنکه عوامل تأثیرگذار بر موفقیت یا شکست اهداف سازمان را تعیین کردید، مناسب‌ترین روش‌ها را بیابید؛ سازمان شما با این روش‌ها باید بتواند به نتیجۀ تجاری مطلوب خود با حداکثر بازدهی و کارایی دست بیابد.
