نرم‌افزارهای مدیریت پروژه هم موجب انعطاف‌پذیری می‌شوند و هم انسجام؛ اما چگونه؟
اگر سیاست‌های یک شرکت قدیمی و سرشناس را درخصوص پیاده‌سازی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بررسی کنید تعجب می‌کنید. زیرا می‌بینید که نه‌تنها انسجام فرایندها و بهتر کردن گزارش‌گیری نکتۀ بارز آن است، بلکه انعطاف‌پذیری روند مدیریت پروژه نیز همان‌قدر ارزش دارد.
انعطاف‌پذیری در روند مدیریت پروژه به چه معناست؟
در اینجا منظورمان از انعطاف‌پذیری مدیریت پروژه توانایی مدیران پروژۀ یک سازمان در حرکت بین پروژه‌ها بدون توقف غیرضروری پروژه است.
حتماً ابرویتان را بالا می‌برید و می‌گویید که این ایده خلاف عقل و منطق است. معمولاً مدیر پروژه را جابه‌جا نباید کرد زیرا موجب هرج‌ومرج و سردرگمی خواهد شد؛ وقتی سرعت انتقال مدیر جدید پروژه بالا می‌رود باید انتظار تأخیر داشته باشیم. بااین‌همه اگر بتوانید این معایب را به‌حداقل برسانیم شاید به چند مزیت جالب دست یابیم.
شرکت‌های بزرگ و موفق به این موضوع پی برده‌اند؛ علاوه‌بر عملکرد موردانتظارشان، حفظ زمان و مزایای کیفی، مزایای زیر را نیز درنظر دارند:
* استفادۀ بهینه از بهترین مدیران پروژه- آن‌ها می‌دانند که کادر مدیران پروژه‌شان محدود است و مثل همیشه برخی قابل‌تر از بقیه هستند. آن‌ها دریافتند که می‌توانند، درصورت نیاز، یک مدیر پروژۀ باتجربه را از یک پروژۀ ثابت برای کمک به حل یک مشکل به‌کار بگیرند.
* بهبود راه‌اندازی پروژه- مدیران باتجربۀ پروژه می‌توانند یک پروژه را قبل از تحویل آن به یک همکار کم‌تجربه‌تر راه‌اندازی کنند.
* توسعه توسط مدیران بهتر پروژه- مدیران پروژۀ کم‌تجربه‌تر را می‌توان در جنبه‌های مشخصی از یک پروژه به‌کار گرفت تا مهارت‌های کلی خود را تقویت کنند. یک مدیر پروژه ممکن است با گیر افتادن در یک پروژۀ درحال‌شکست وحشت‌زده شود. تغییر سریع مدیر پروژه مانع این موضوع می‌شود. جوانب مختلف نقش مدیریت پروژه را می‌توان بین چند مدیر، متشکل از باتجربه و بی‌تجربه، تسهیم کرد؛ تا مدیر ارشد نظارت مؤثرتری داشته باشد. مدیران پروژه‌ای که در پروژه‌های آسان‌تر می‌آموزند اعتمادبه‌نفس بیشتری می‌یابند تا قبل از ورود به پروژه‌های بزرگ‌تر، قابلیت و ظرفیت لازم را بیابند.
* مدیران حرفه‌ای‌تر پروژه- مدیران حرفه‌ای پروژه مجبور نخواهند بود که زمان زیادی را صرف وظایف یکنواخت کنند و می‌توانند به ارزش‌افزایی تمرکز داشته باشند.
چگونه می‌توان به انعطاف‌پذیری در روند مدیریت پروژه دست یافت؟
کلید شرکت‌های موفق برای حل مسئلۀ انعطاف‌پذیری مدیریت پروژه ثبات و انطباق است. آن‌ها ابزار نرم‌افزاری‌ای را به‌کار می‌گیرند که امکان گزارش‌گیری و مستندسازی دائمی داشته باشد. این شرکت‌ها نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای را می‌خواهند که امکانِ تثبیت مستندات و فرایندهای منسجم و مقاوم را فراهم آورد. ایجاد ثبات و انطباق‌پذیری در گزارش‌ها و فرایندهای پروژه، عامل موفقیتی است که بلوغ مدیریت پروژه را ممکن می‌سازد.
به‌کارگیری ابزار نرم‌افزاری چارچوب منسجمی را برای تمام مستندسازی‌ها و نسخه‌های ممیزی تمام ارتباطات فراهم می‌کند، مانند ایمیل و مانند آن. به این طریق یک روند سریع ایجاد می‌شود که یک مدیر جدید پروژه بتواند خودش را به سرعتِ یک پروژه برساند؛ به‌این‌ترتیب معایب تعویض مدیران پروژه کاهش می‌یابد. گزارش‌گیری به دفتر مدیریت پروژه یا مدیریت موجب می‌شود که وقتی که روند یا عملکرد پروژه‌ها درحال شکست است بتوان مطلع شد. بهتر است که برای مدیران جدید پروژه در پروژه‌های امن‌تری که می‌توانند در آن اعتمادبه‌نفس پیدا کنند و پایۀ کار خود را استوارتر بنا گذارند بستر تجربه فراهم کرد.
دربارۀ ابزار مدیریت پروژه در خط دید بخوانید:
ده نکته برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه
یک راهنمایی فوری برای ابزار مدیریت پروژه
پنج ابزار مدیریتی که بهتر است تیم شما از آن‌ها استفاده کنند
پیشنهادی به مدیران پروژه: فرایند یا ابزار؟ رویکرد مناسبی را اتخاذ کنید
