چند نوع دفتر مدیریت پروژۀ متفاوت وجود دارند؟ چند راه برای طبقه‌بندی دفترهای مدیریت پروژه وجود دارد؟ در سطح تیمی، دپارتمانی یا سازمانی عمل می‌کنید؟ آیا PMO ِ پروژه هستید یا PMO سبدپروژه؟ آیا نتیجه‌محور هستید یا داده‌محور؟
درادامه بحث می‌کنیم که فقط به یک نوع دفتر مدیر پروژه نیاز دارید و آن یک دفتر کنش‌یار یا همان کاتالیزور [۱] است.
شاید از دبیرستان به‌یاد بیاورید که کنش‌یار چه بود. کنش‌یارها مواد شیمیایی‌ای هستند که سرعت واکنش‌های شیمیایی را افزایش می‌دهند؛ برای این کار مقدار انرژی موردنیاز برای رخداد واکنش را کاهش می‌دهند. نمودار زیر را مشاهده کنید:
دفترهای مدیریت پروژه دقیقاً همین عملکرد را دارند. میزان انرژی موردنیاز برای انجام امور را کاهش می‌دهند. بیشتر توضیح می‌دهیم؛ این آزمایش را سریعاً در فکرتان انجام بدهید: اگر ناگهان دفتر مدیریت پروژۀ شما ناپدید شود چه اتفاقی می‌افتد؟ وقتی این سؤال در یک گردهمایی یا کارگاه پرسیده شود، همیشه پاسخ‌های یکسانی می‌شنوید: «همه‌چیز متوقف می‌شود و هرج‌ومرج به پا می‌شود!»
اما واقعاً چه اتفاقی می‌افتد؟ پروژه‌ها همچنان تحویل داده می‌شوند، محصولات بازهم به بازار راه می‌یابند و افراد به رشد دادن کسب‌وکار ادامه می‌دهند… اما بدون یک دفتر مدیریت پروژه‌ای که درجای مناسب خود کار کند، همه‌چیز کندتر صورت می‌گیرد. بسامد بازگشت‌های اشتباه و آغازهای غلط بیشتر می‌شود؛ به‌علاوه افراد نمی‌دانند چگونه ایده‌های خود را به ارزش واقعی تجاری بدل کنند.
اینجاست که یک دفتر مدیریت پروژه پا در صحنه می‌گذارد و چه یک دفتر کوچک یک‌نفره چه یک دفتر عظیم‌الجثه باشد، انجام کارها را آسان می‌کند. خدمات متداول PMO را درنظر بگیرید:
- تحلیل سبدپروژه و اولویت‌بندی: برخی از تیم‌های ارشد پروژه سال‌هاست که پروژه‌ها و محصولات را اولویت‌بندی می‌کنند، و چه PMO باشد و چه نباشد، به کار خودشان ادامه می‌دهند. اگر دفترهای مدیریت پروژه در این فضا بتوانند موفق عمل کنند مثل یک کنش‌یار خواهند بود و انرژی موردنیاز مدیران ارشد را کاهش می‌دهند؛ با استانداردسازی، فرایندها را ساده می‌کنند و موجب تسریع فرایندها می‌شوند.
- مدیریت منابع- مدیریت منابع به‌معنای به‌کارگیری منابع مناسب برای کارهای مناسب آن منابع است. با کنترل مؤثر و نظارت و کنترل فرایند، PMOهای موفق می‌توانند اثبات کنند که چگونه منابع را برای پیشبرد در پروژه‌های مناسب آن منابع به‌کار می‌گیرند؛ در صورتی که اگر کسب‌وکار با اسباب آن رها می‌شد این سرعت دست‌یافتنی نبود. به‌عبارت‌دیگر دفتر مدیریت پروژه برای تخصیص منابع مثل یک کنش‌یار عمل می‌کند.
- شروع پروژه- فرایند شروع می‌تواند نامؤثرترین مرحله در چرخۀ حیات پروژه باشد؛ به انرژی و زمان زیادی برای طیِ درست آن نیاز است. اگر PMO مثل یک کنش‌یار عمل کند، با استفاده از پیش‌نمونه‌ها و دروازه‌های مراحل [۲] و با فراهم کردن تخصص لازم این فرایند را آسان می‌کند؛ این تخصص برای کاهش میزان انرژی موردنیاز برای عبور پروژه از فاز آغاز به فازی است که توانایی ارزش‌سازی دارد.
یکی از بهترین دلایل کنش‌یار بودن دفتر مدیریت پروژه این است که سنجش و ارائۀ مقادیری را که برای سازمان به‌همراه می‌آورد بسیار آسان می‌کند.
+تکنیک‌هایی مانند نگاشت جریان ارزش، ناگهان بی‌ارزش می‌شوند؛ چرا که معیارهای سنجشی هستند که بر زمان تحویل (Lead time) و زمان چرخه (Cycle Time) تأثیر می‌گذارند. با درنظر گرفتن این معیارها می‌توان هرکدام از خدمات دفتر مدیریت پروژه را ازلحاظ سرعت و تلاش موردنیازش سنجید.
نظر شما چیست؟ آیا دفتر مدیریت پروژۀ شما یک کنش‌یار است؟ آیا سرعت خدمات دفتر مدیریت پروژۀ خود را اندازه می‌گیرید؟ در بخش دیدگاه‌ها نظرات خود را با ما درمیان بگذارید.
مقاله‌های مرتبط:
چرا به یک دفتر مدیریت پروژه نیاز داریم
تفاوت‌های مدیر پروژه و مدیریت دفتر پروژه
[۱] فروکاونده، فروکاو، فروگشا از دیگر برابرنهادهای این واژه هستند.
[۲] stage gates
