فرآیند پیشبرد یک پروژه از شروع تا پایان
نویسنده: محمدرضا اسماعیل طهرانی
بهعنوان مدیر دفتر مدیریت پروژه شرکت دادهپرداز پویای شریف، فرآیند پیشبرد یک پروژه از زمان شروع تا پایان آن را بهتفکیک عنوان خواهم کرد و در شمارههای بعدی نیز به تشریح برخی از این مراحل میپردازم. هدف اصلی این مقاله ارائۀ یک شیوۀ مدون و مشخص است که بارها و بارها مورد آزمون قرار گرفته و پروژههای موفق زیادی از این فرآیند بهدست آمدهاند.
اولین موضوعی که لازم است در تمام شرکتهای نرمافزاری مورد بررسی و بحث اساسی قرار گیرد، تعیین شیوه و روش کاری است. مسئلۀ اصلی که در این میان مطرح است همگام حرکت کردن با روشهای روز است؛ زیرا، بدون تعارف، برخی از این متدها علیرغم موفقیتهای زیادی که در تئوری دارند، در عمل، با توجه به موضوعاتی چون مسائل فرهنگی که همۀ طرفهای پروژه را در برمیگیرد، به موفقیت چندانی دست نمییابند. بهعنوان مثال، قطعاً عدم ضرورت مستندسازی کل پروژه در مرحلۀ قبل از شروع در روش چابک (Agile)، موجب سوءتفاهم کارفرماهای نرمافزاری میشود و عملاً برای پیمانکار نیز این مشکل منجربه کاهش میزان کیفیت کار جهت تسریع در تحویل پروژه خواهد شد که با این رویکرد، هردو طرف متضرر خواهند شد.
لذا باید بهصورت واقعبینانه به انتخاب روش بپردازیم. تجربه نشان داده ما به مستندسازی نیاز مبرم داریم و نباید از این موضوع غفلت شود. این مستندسازی یک استاندارد و ساختار مشخص دارد که غالباً به آن SRS میگوییم که در شمارههای بعدی بیشتر درخصوص آن توضیح میدهیم.
فرض را بر اولین زمان تماس کارفرما جهت ارائه نیازمندی و سفارش خود گذاشته و مراحل را بهشرح زیر توضیح خواهیم داد:
- تماس کارفرما با مجموعه جهت ارائۀ نیازمندی: کارفرماها در این مرحله به دو گروه تقسیم میشوند:
- کارفرمایی که تیم فنی دارد: تیم فنی به تیمی گفته میشود که توانایی آنالیز و تحلیل نیازمندی و مستندسازی آن را داشته باشد. بااینحال، کارفرما با آگاهی به آنچه نیاز دارد به پیمانکار درخواست زمان و هزینه اجرا میدهد.
- کارفرمایی که تیم فنی ندارد: این موضوع باعث میشود تا تصمیمگیری درخصوص اینکه مستندسازی بهصورت مشاورهای یا برونسپاری انجام شود، مورد بحث و بررسی قرار گیرد.
- آماده شدن مستند طبق یک ساختار مشخص: برای پروژهها مستندات متفاوتی وجود دارد که بهاختصار در زیر به آن اشاره شده است:
- مستند RFP: شرح نیازمندیهای کلی مشتری به زبان خود ایشان که غالباً هیچ زاویه فنی ندارد.
- مستند پروپزال: اضافه شدن زمان و هزینه تخمینی طبق موارد مندرج در RFP که اصلاً نهایی نیست.
- مستند CRS: مستندی که از روی RFP نیازمندی را بهصورت ماژولهای مجزا و تفکیکشده تقسیم میکند.
- مستند SRS: مستندی که از روی CRS با جزئیات، هر ماژول و ویژگیهای آن را تشریح میکند.
- مستند وب استراتژی: مستندی که از روی SRS به طرحهای بخشبهبخش پروژه میپردازد.
- مستند SDD: مستندی که قبلاز پیادهسازی بهصورت فنی به راهحلهای مسئله میپردازد.
- اعلام ریز متره پروژه: این بخش بهصورت کلی به دو قسمت تقسیم می شود:
- اعلام زمان توسط دفتر مدیریت پروژه: در این قسمت نقشهای موردنیاز در پروژه اعماز برنامهنویس، مدیر پروژه، کارشناس کنترل پروژه، امنیت، طراحی، پشتیبانی و غیره، تعیین میشوند و همچنین برای بخشهای قیدشده در مستند SRS، اعلام ساعت موردنیاز انجام میشود.
- اعلام هزینه توسط تیم مالی: برحسب زمانهای اعلام شده توسط دفتر مدیریت پروژه، هزینه به تفکیک بخش برای کارفرما محاسبه میشود.
- عقد قرارداد: درصورت موافقت، مراحل حقوقی عقد قرارداد صورت میگیرد که هر قرارداد دو قسمت دارد:
- بخش حقوقی: که تعهدات حقوقی طرفین مورد بررسی قرار میگیرد.
- بخش فنی: که عین مستند SRS بهعنوان محل توافق در قرارداد قید میشود.
- ارجاع قرارداد به دفتر مدیریت پروژه
- تشکیل تیم فنی موردنیاز برای پروژه توسط تیم مدیریت پروژه
- اولین جلسۀ بررسی نیازمندیها و رفع ابهام تیم تشکیلشده که بهصورت داخلی است؛
- برنامهریزی اولیۀ تحویل پروژه به تفکیک بخش در مستند
- ارسال ایمیل درخواست جلسه جهت معارفه تیم و ارائه جدول زمانبندی پیشبرد پروژه؛ در این جلسه کارفرما بههمراه پیمانکار میتواند اولویتبندیهای تحویل را اصلاح نماید و درنهایت خروجی این جلسه باید یک برنامهریزی تحویل خرد خرد پروژه به کارفرما باشد.
- شروع تحلیل و مستندسازی SDD
- همزمان با شروع مستند SDD تیم گرافیک با کارفرما درحال مذاکره و برگزاری جلسات برای تنظیم طرحهای پروژه هستند.
- نهایی شدن طرحها و تنظیم مستند وب استراتژی
- تنظیم نمونۀ اولیه پروژه برحسب طرحهای تنظیمشده و نهاییشده توسط تیم گرافیک و کارفرما
- ارجاع طرحهای نهایی و تأییدشده به تیم فنی جهت شروع کدنویسی
- شروع کدنویسی پروژه
- تحویل بخشبهبخش پروژه طبق برنامهریزی صورت گرفته.
دقت شود که خیلی از مراحل بالا بهصورت موازی و همزمان پیش میرود، لذا دغدغهای برای دیرکرد و یا طولانی بودن پروسه نخواهیم داشت. بهعلاوه اینکه مستندات مطرحشده هیچکدام خللی در پیشبرد پروژه ازنظر فنی نخواهند داشت و صرفاً با هدف آیندهنگری، توسعۀ سریعتر و البته پشتیبانی بهتر، تنظیم میشوند.
در نسخههای آتی مجله، درمورد بندهای مختلف این مقاله توضیحات کاملتر و شفافتر ارائه میشود. سعی خواهیم کرد، راهحلهای هرکدام و ابزارهایی را که طی کردن این فرآیند را تسریع میکند ارائه کرده تا تعامل بیشتری برای موفقیت پروژهها با خوانندههای خود داشته باشیم.
