محتوا کلید خروجی‌های مدیریت پروژه IT است (بخش اول)
من اخیراً با قطار به لندن رفتم، سفر باقطار زمان زیادی در اختیار شما می‌گذارد. به‌محض اینکه داخل قطار نشستم، دوست دارم کارکنم، روزنامه بخوانم، آخرین پست‌های سایت CIO.com را ببینم و آخرین دیدگاه‌های مربوط به موضوع PMI را بخوانم. بعدازاین کارها دوست دارم فقط چشم‌هایم را ببندم و تمرکز بگیرم. (هر وقت داخل قطار بودم و چشم‌هایم راکمی بستم، مطمئن خواب نیستم.)
از تجربه‌های قبلی، می‌دانستم برای مطالعه در قطار باید نشسته باشم. ناامیدکننده است اگر بااین‌همه نیات خوب وارد قطار شوید و جایی برای نشستن نداشته باشید- سعی کردم تا لپ‌تاپم را روی شکاف چمدانم بگذارم و مطالعه کنم، اما نشد. من سوار قطار شدم اما به واگن نادرست رفتم و دنبال صندلی خودم می‌گشتم.
زمانی که صندلی خودم را پیدا کردم، خانمی رویش نشسته بود… روی صندلی من. او لپ‌تاپش را بازکرده بود و با آن کار می‌کرد، پرونده‌ها و کتاب‌ها باز بودند و او قهوه و شیرینی بوفه قطار را هم تهیه‌کرده بود. من به بلیطی که کنار خودش گذاشته بود نگاهی انداختم و روشن شد که روی صندلی اشتباهی نشسته است.
من می‌توانستم عصبانی شده و از او بخواهم جایش را عوض کند. متناوباً هم می‌توانستم فضای زیبای اطراف را از پنجره قطار تماشا کنم.
متناوباً من می‌توانستم نگاهی به محیط اطراف بیندازم و ببینم که او سر جایش نشسته و در عوض جایش را بگیرم. یک مصالحه و توافق. در انتها من کار دوم را انتخاب کردم و به مدت دو ساعت به‌جای نشستن کنار یک مسافر عصبانی و در عذاب، کنار یک مسافر شاد نشستم. من هنوز کارهایی برای انجام دارم. باید دیدگاه‌های صنعت را بخوانم و بعد تمرکز با چشم‌های بسته‌ام را انجام دهم.
اما تمام این حرف‌ها چه ربطی به مدیریت پروژه IT دارد؟
خوب به زنی که در جای من نشسته به‌عنوان نقطه داده نگاه کنید. نقاط داده به پروژه شما محتوا می‌افزایند. محتوا کلید خروجی‌ها است.
مطالعه و سازش یک مهارت مدیریت ناسازگاری IT بوده و ارزشمند است. زمانی که شما دنبال راهکاری می‌گردید که همه طرف‌های درگیر پروژه را راضی کند، گاهی اوقات خروجی بهتری پیدا می‌کنید. صندلی که من درنهایت رویش نشستم از صندلی که رزرو کرده بودم، بهتر بود. یک صندلی کنار پنجره و در جهت مسیر حرکت ترجیح من بود، اما هنگام رزرو صندلی در دسترس نبود.
زمانی که تضادها را نتوان به شکل کامل حل کرد، سازش اجازه می‌دهد تا هرکسی برنده از زمین خارج شود. برای مثال، اخیراً یک مدیر پروژه فناوری اطلاعات که توسط یک مشتری به کار گرفته‌شده بود، فهمید که پیچیدگی پروژه جدید فراتر از توانایی خودش است. او شخص بلندپروازی بود و لذا به دنبال یک دوره آموزشی رفت که باور داشت سرعتش را بالا میبرد.
مشکل اینجا بود شرکت بودجه این دوره را نداشت و تایمی که او مجبور بود صرف این دوره کند، اثر منفی روی نمونه کارها داشت. بعد ازلحاظ کردن نقاط داده‌ای متنی، مثل نیازهای کمپانی و پروژه و خودآگاهی مدیر پروژه و اشتیاق او برای پیشرفت، سازشی که ما پیشنهاد کردیم استخدام استعداد، باتجربه بیشتر در پروژه از PMaaS (Project Management as a Service) بود.
استعداد خارجی نه‌تنها توانایی‌های تیم داخلی را افزایش داد بلکه حتی تبدیل به یک مربی هم شد. نتیجه این بود که تیم، که به پروژه‌های کوچک‌تر و کمتر پیچیده عادت کرده بود، به اسفنجی از دانش تبدیل شد. آن‌ها انقدر یاد گرفتند که خیلی بیشتر از فرستادنِ یک مدیر به دوره آموزشی بود. به‌علاوه، ازآنجایی‌که تمام یادگیری‌ها در حین کار بود، ازلحاظ محتوایی به تیم و کاری که در این کسب‌وکار مشخص انجام می‌دادند، مرتبط بود.
ناگهان، گزینه سازش از ایده اصلی بهتر به نظر می‌رسید- دقیقاً مثل جای نشستن من در قطار- اما شما باید نیازهای همه افراد درگیر را درک کنید و دلیل پشت هر درخواست را قبل از اینکه راه‌حل سازش ارائه دهید، در نظر بگیرید.
یک‌بار از من خواسته‌شده بود تا روی یک پروژه مشاوره بدهم. مدیر این پروژه از برنامه‌ها جلوتر بود، منظور زمان‌بندی وظیفه است. مراحل مهمی در این پروژه وجود داشت، من‌جمله اندازه‌گیری پیشرفت، تاریخ‌های شروع، تاریخ تکمیل، زمان مجاز برای مقابله با اتفاقات غیرمنتظره. اما منابع اختصاص داده‌شده بودند و وظایف انتخاب‌شده بودند. روی کاغذ همه‌چیز عالی بود. سپس یکی از اعضای کلیدی تیم بیمار شد و از کار کنار گذاشته شد.
در این مرحله، کل طرح باید دوباره ارزیابی شود. وظایف باید دوباره زمان‌بندی و دوباره توزیع شوند، PMaaS می‌تواند فراخوانده شود، اما همه این کارها در برنامه حالِ شرکت وجود نداشته و تازه باید انجام شوند. آن‌ها پروژه را شخم زدند. یکی از استعدادهای درون شرکت، به این کار اختصاص داده شد تا کار عضو بیمار تیم را تکمیل کند، اما این یعنی کار خودش تأخیر پیدا می‌کرد. وظایف وابسته به هم سر موقع تکمیل‌نشده و پروژه مثل خانه‌ای پوشالی فروریخت.
همان‌طور که الآن در حال نوشتن هستم، طوفانی پنجره‌های اتاقم را می‌لرزاند و آخرین برگ‌های پاییز طلایی، لرزان روی درختان تکان می‌خورند و من یاد چیزی که دیشب در حال رانندگی به خانه دیدم می‌افتم. مردی که جلیقه رنگی بادید بالا تن کرده بود، با استفاده از یک دمنده برگ، برگ‌های افتاده را از پیاده‌رو به جاده انتقال می‌داد.
او منظورش را عالی به تصویر کشید. با توجه به اینکه پیش‌بینی‌های هواشناسی هشدار بادهای سهمگین را برای تمام هفته می‌دادند، عقلانی‌تر بود اگر این وظیفه از قبل طراحی‌شده، در زمان‌بندی مناسب‌تری صورت می‌گرفت تا تأثیر بیشتری داشته باشد. من امروز در همان جاده رانندگی کردم و باد دوباره برگ‌ها را از دو باند جاده به پیاده‌روها بازگردانده بود و صدها برگ تازه افتاده دیگر هم به برگ‌های قبلی اضافه‌شده بود. هنگامی‌که محتوا را به لیست وظایف اضافه می‌کنید، می‌توانید کارهای بی‌معنی و بی‌ارزش زیادی برای خودتان ذخیره کنید.
ادامه مقاله را از لینک زیر مطالعه بفرمایید:
