مدیریت پروژه برای استارت‌آپ‌ها و کارآفرینان: یک راهنمایی سریع برای شروع (بخش دوم)

پروژه را اجرا کنید

اکنون وقت آن رسیده که پروژه را به مرحله اجرا ببریم. یعنی اینکه تیم خود را روی پروژه رها کنید. اغلب اوقات زمانی که مردم و سازمان‌ها به اوج کارایی نمی‌رسند، از روی دو گام اول پرش می‌کنند و مستقیماً سراغ مرحله مدیریت پروژه می‌روند. مشکل این کار این است که آن‌ها از خود نمی‌پرسند “چرا؟” برای مثال، اگر می‌خواهید ماکتی از ویژگی جدید بسازید، آیا از خودتان پرسیده‌اید “چرا من این ویژگی جدید را می‌خواهم؟ چرا می‌خواهم محصول جدیدی بسازیم؟ چرا با یک ماکت کار می‌کنم و نه چیز دیگری؟”

منابع را هدر ندهید

یک سازمان ناکارآمد (استارت‌آپها نمی‌توانند هزینه ناکارآمد بودن را بدهند)، می‌تواند زمان زیادی صرف توسعه منابع روی چیزهایی شود که از همان اول نباید منابع ارزشمندی دریافت می‌کردند. این احتمالاً یکی از مهم‌ترین مواردی است که باید در مدیریت پروژه وجود داشته باشد: کار سخت پرسش از خود در مورد کجا، چرا، چه زمانی و چگونه پیش از آغاز هر پروژه‌ای. تا مرحله اجرای واقعی پروژه، اگر شما یک برنامه کامل ایجاد کرده باشید و از مهلت زمانی تا ایجاد یک جدول زمانی واقع‌گرایانه و لیست وظایف رو به عقب حرکت کنید، همه‌چیز برای شروع و حرکت در مسیر باید آماده باشد. البته، شما می‌خواهید پیشرفت پروژه را مشاهده و گزارش کنید تا از رسیدن به معیارهای خودتان مطمئن شوید.

تحت نظر گرفتن پیشرفت

چگونه موفقیت خود را بر اساس جدول زمانی و نقاط عطف اندازه خواهید گرفت؟ این سؤالات را از خود بپرسید: “آیا برنامه و نقاط عطف هنوز هم مرتبط با دستیابی به هدف و نتایج هستند؟ آیا ما طبق جدول زمانی جلو می‌رویم یا از آن جلو هستیم یا عقب هستیم؟ آیا نتیجه مرتبط با کسب‌وکار ما هست یا فقط چیزی را که شروع کردیم کامل می‌کنیم؟” شما باید دائماً این سؤالات را از خود و اعضای تیمتان بپرسید تا زمانی که به هدفی که دارید برسید. علاوه بر پرسیدنِ این دست سؤالات، باید KPI  ها و دیگر مشخصه‌ها را در سراسر پروژه تحت نظر بگیرید. یک داشبورد پروژه هنگام اندازه‌گیری مشخصه‌ها می‌تواند کمک بزرگی در هنگام ردیابی معیارها به‌صورت روزانه باشد.

بدانید چه زمانی پروژه را بشکنید

یکی از موانع پیشروی که کارآفرینان و کسب‌وکارها با آن روبرو هستند، عدم تمایل به شناخت و قبول هزینه‌های غلط است. منظور این است که هدف و نتیجه شما دیگر متناسب نیست، اما آن‌قدر زمان برای پروژه گذاشته‌اید که نمی‌خواهید آن را کنسل کنید، ممکن است که تصور کنید روی تیمم تأثیر منفی داشته باشد. بهترین کار این است که چیزهایی را که باید رها شوند، ترک کنیم. دانستنِ زمان خارج شدن خودش یک هنر است. اگر در حال کشمکش با این موضوع خارج شدن هستید کتاب Seth Godin به نام The Dip را بخوانید. او در مورد دانستنِ زمان خروج و زمان ادامه دادن می‌نویسد.

جمع‌وجور کردن پروژه

درنهایت باید پروژه را جمع‌وجور کنید. در این نقطه، شما باید به نتیجه‌ای که می‌خواهید رسیده باشید و چیزی برای نمایش در حد زمان و منابعی که اختصاص داده‌اید داشته باشید.

اسناد خود را آرشیو کنید

درس‌های آموخته‌شده را در چهارچوبی جمع کنید تا بتوانید در پروژه‌های آینده از آن‌ها استفاده کنید. مواردی که به نتیجه رسیده و آن‌هایی را که به نتیجه نرسیده یادداشت کنید. برای فکر کردن درباره جدول زمانی و استفاده از منابع زمان بگذارید و در مورد چیزی که انتظار داشتید و چیزی که به آن رسیدید یادداشت‌برداری کنید.
ممکن است بخواهید جدول‌های زمانی ارتباطات، گزارش‌ها و دیگر اسناد را برای ساخت قابل پروژه‌های آینده جمع‌آوری کنید.

درس‌های آموخته‌شده برای پروژه‌های آینده

ایجاد یک منبع که به شما کمک کند تا پروژه‌های آینده را سریع‌تر جمع کنید، کلید به پایان رساندنِ یک پروژه به شکل خوب است. بسته به ماهیت و سازمان شما، این اسناد ِ جمع‌آوری‌شده ممکن است پیچیده یا بی‌قاعده و بی‌ربط باشند. دوباره تکرار می‌کنیم، مهم‌ترین نکته این است که مطمئن شوید مواردی را که به دنبالش هستید یا نیاز ندارید، جمع‌آوری کنید تا مجبور نباشید همه‌چیز را هنگام شروع یک پروژه دوباره بیاموزید. فکر می‌کنم اگر به پروژه خودتان به چشم چهار فاز ساده نگاه کنید، برای شما استفاده از اصول مدیریت پروژه را آسان‌تر خواهد کرد و این موضوع به شما اجازه می‌دهد تا نه‌تنها مدیریت پروژه را سریع اضافه کنید، بلکه به‌طور مؤثر این کار را انجام دهید. کارآفرینان و استارت‌آپ‌ها به یک نرم‌افزار چابک و سریع برای برنامه، تحت‌نظرگرفتن و گزارش پروژه‌های سبک خود نیاز دارند. سایت ProjectManager.com راهکار مدیریت پروژه مبتنی بر فضای ابری است که داشبوردی زمانِ واقع  و نمودار گانت آنلاین دارد که به شما انعطاف‌پذیریِ لازم برای پاسخ سریع به تغییر را می‌دهد.