کلان‌تحلیل گزارش‌های چراغ راهنما: شاخصی برای وضعیت سبد پروژه (پورتفولیو)

چه به گزارش‌های چراغ راهنما علاقه داشته باشید چه خیر، کاربرد آن در صنعت همه‌گیر است. در اینترنت مقالات زیادی دربارۀ معیار قرمز یا سبز بودن پروژه موجود است؛ یا اینکه آیا وضعیت پروژه‌ها دقیق گزارش می‌شود یا خیر.

بیشتر PMOها که برای تیم‌ها خدمات هدایتی و پشتیبانی فراهم می‌کنند اقداماتی دارند، که وقتی پروژه‌ها به آستانه‌های معینی رسیدند، به‌کار می‌بندند. یک پروژه اگر برای چند هفته زرد یا کهربایی باشد، گزینۀ مناسبی برای وارسی است؛ یا پروژه‌ای که به وضعیت قرمز می‌رسد PMO را وامی‌دارد که پشتیبانی بیشتری برای پروژه فراهم کند. این اقدامات پروژه‌ها را به مسیرشان برمی‌گرداند یا کسب‌وکارها را ترغیب می‌کنند که با سرمایه‌گذاری‌هایشان به پروژه‌ای که امکان شکست دارند بیشتر کمک کنند.

بااین‌حال وضعیت چراغ راهنما را می‌توان برای کلان‌تحلیل‌ها به‌کار برد تا بتوانند روندهایی از سبد پروژه (پورتفولیو) را شناسایی کرد که PMO می‌تواند آن‌ها را بهبود بدهد.

وضعیت دوره‌ای

داده‌های زیر به شما وضعیت چراغ راهنمای سبد پروژه را در یک دورۀ 12 ماهه نشان می‌دهد.

می‌توانیم دراینجا مشاهده کنیم که دو سوم از وضعیت پروژه در طی یک سال سبز است. چه عالی! اما تحلیل‌های دقیق‌تر نشان می‌دهد که توزیع پروژه‌های قرمز در طی ماه تغییر می‌کند. حال داده‌ها را مرتب کنیم:

وقتی داده‌ها را به این شیوه مرتب می‌کنیم می‌توانیم الگویی را مشاهده کنیم. حدود سپتامبر شاهد افزایش تعداد پروژه‌های قرمز هستیم. اما چرا؟ این مجموعه‌داده‌ها حرف زیادی برای گفتن به ما دارد؛ اما می‌توانیم فرض کنیم که علت یکی از سه احتمال زیر است:

یک) پروژه یک عامل مشترک دارد (مثلاً منابع مشترک، کارپرداز‌ها، فناوری) که ریشۀ وضعیت روبه‌خرابی است؛

دوم) پروژه‌ها می‌توانند هم‌وابستگی داشته باشند؛ بنابراین یک مشکل در یک پروژه می‌تواند تمام پروژه‌های مربوط را به وضعیت قرمز برساند؛

سوم)  یک عامل خارجی وجود دارد که باعث افت وضعیت پروژه‌ها می‌شود.

دربارۀ سبد پروژه دو احتمال اول با قاطعیت حذف می‌شوند. جالب است که یک ضربۀ [1] مشابه در داده‌ها در سال قبل وجود داشته است. با مصاحبه‌ها با مدیران پروژه و چند جلسۀ گذشته‌نگری کاشف به‌عمل آمد که یک «طوفان کامل»، که سالانه رخ می‌دهد، قابل‌شناسایی است. منابع پروژه و تیم‌های PMO به تعطیلات تابستانه می‌روند. در این دوره بهره‌وری کاهش می‌یابد اما تیم‌های پروژه، تا آگوست و سپتامبر که منابع به اداره برمی‌گردند، هیچ‌وقت متوجه آن نبوده‌اند.

به‌علاوه سپتامبر زمان بحرانی در فرایندهای برنامه‌ریزی تجاری سالانه بود که درجهت راهبرد و منابع پروژه که به فعالیت‌های برنامه‌ریزی تجاری تبدیل می‌شود موجب تغییراتی می‌شد.

چند تحلیل که چندین ابتکار PMO را به‌همراه داشت به قرار زیر صورت گرفت:

1. تمام مدل‌های ظرفیت در Q2 بازبینی شدند تا بتوان مطمئن شد که تعطیلات تابستانه علت آن است؛
2. در برنامه‌ریزی تجاری، زمان موردنیاز برای منابع کلیدی رسماً مسدود شد؛
3. سلامت تمام پروژه‌های کلیدی تا ژوئن که خصوصاً بر آماده‌سازی تا سپتامبر تمرکز داشتند بررسی شدند؛
4. گرایش‌های کلان و علل آن و عللی که منجر به شکل‌گیری کسری‌های محلی می‌شد به اطلاع مدیران پروژه رسانده شد.

دیگر انواع تحلیل‌ها

چندین روش برای وضعیت چراغ راهنما وجود دارد که PMO می‌تواند آن را برای ایجاد محیطی برای موفقیت پروژه‌ها به‌کار بگیرد. در اینجا چند نمونه وجود دارد که می‌توانیم به‌کار بگیریم:

1. ریسک لاگ[2] و وضعیت چراغ قرمز- آیا لاگ‌های پروژه پیش‌بینی‌کننده‌های دقیقی از وضعیت چراغ‎های راهنمای آینده هستند؟ اگر مشکلاتی ناگهان رخ بدهند، عاقلانه است که نرخ‌های خطر پروژه را شاخص چنین اتفاقاتی قرار بدهیم. برحسب نتایجِ این تحلیل می‌توان تصمیم گرفت که آیا به آموزش بیشتری برای مدیریت ریسک نیاز است (درصورت نبودن بستگی) یا لازم است که پشتیبانی بیشتری برای پروژه‌هایی که ریسک خطر آن‌ها بالاست فراهم کنید. (درصورت وجود بستگی). همچنین می‌توانید با دیگر لاگ‌ها امتحان کنید، مانند لاگ‌های مسئله و تغییرات.
2. وضعیت چراغ راهنما برای موفقیت و شکست پروژه‌ها –تراکم وضعیت چراغ‌ راهنمای پروژه‌هایی را که «موفق» محسوب می‌شوند با وضعیت چراغ‌ راهنمای پروژه‌هایی که «شکست» محسوب می‌شوند مقایسه کنید. اگر رابطه‌ای وجود ندارد PMO می‌تواند از KPIهای اشتباه برای تعیین وضعیت پروژه استفاده کند.
3. وضعیت چراغ راهنما در فاز پروژه‌- اگر سازمان شما از فازهای استاندارد پروژه استفاده می‌کنند (تکوین، تحلیل، طراحی و غیره) می‌توانید روندهای کلانِ وضعیت چراغ راهنما را طی یک فاز تحلیل کنید. برحسب نتایج ممکن است تصمیم بگیرید بر ابتکار آموزش فنون مشخصی تمرکز کنید و درنظر بگیرید که چه سیستم‌های زودآگاهنده‌ای را می‌توانید به‌طور مناسبی به‌کار بگیرید.

آیا دفتر مدیریت پروژۀ شما نیز چنین تحلیل‌هایی را به‌کار می‌گیرد؟ نظرات خود را در بخش دیدگاه‌ها با ما درمیان بگذارید.

اگر برای توسعۀ نرم‌افزار نیاز به اطلاعات بیشتری دربارۀ روش‌شناسی‌ مدیریت پروژه دارید، مجموعه‌مقالات RUP (فرایند یکپارچۀ منطقی) را مطالعه کنید.

[1] spike

[2] Risk log