توانایی بسیاری از تیم‌ها برای برنامه‌ریزی و کنترل زمان‌شان نسبتاً متوسط است. شاید این تیم‌ها بگویند: «بر این مشکلات در گام بعدی کار می‌کنیم» و با توجه آن شاید انتظارات نسبتاً معقولی نیز داشته باشند.
نوعی از برنامه‌ریزی‌هایی که در اسکرام به‌شدت متداول است برنامه‌ای است که می‌گوید: یک کار پرشتاب را برنامه‌ریزی کن و تغییرات را در نظر نگیر.
اما زمانی که نتوان تغییرات را از برنامه‌ها جدا کرد، تیم‌ها باید چه کنند؟
در این مقاله می‌خواهیم این موضوع را برای دو نوع تیم مختلف بررسی کنم:
- تیمی که وقفه‌های گاه‌به‌گاه اما نه بیش‌ازحد دارد.
- تیمی که وقفه‌گرایی بالایی دارد.
برنامه‌ریزی با حاشیۀ امنیت متوسط
بسیاری از تیم‌ها از ایجاد حد متوسطی از حاشیه‌ی امنیت در یک حرکت روبه‌جلو بهره می‌برند و اساساً این تیم‌ها نباید تصور کنند که می‌توانند تمام تغییرات را ازابتدا و به‌صورت یکباره اعمال کنند.
مثلاً یک تیم ممکن است درحین برنامه‌ریزی یک دورۀ خود بخواهد برای موارد زیر جایی قرار دهد.
- برطرف کردن مشکلات حیاتی عملیاتی مانند اختلال و از کار افتادن سرور
- برطرف‌سازی باگ‌های حاد
- پیاده‌سازی یک یا دو سطح پشتیبانی فنی
شاید نمونه‌های مشابه دیگر نیز باشند که باید برای آن‌ها محیط خود را در نظر بگیرید. در اصل تیم‌ها زمانی واقعاً بهترین کارها را در پروژه‌های خود انجام می‌دهند که بازه‌های زمانی اختصاص‌یافته‌ی زیادی داشته باشند که در آن‌ها توقف ایجاد نشده یا نشود. لذا برای رسیدن به هدف تنها چیزی که نیاز است، در نظر گرفتن زمان احتمالی بروز مشکلات و یا به‌عبارتی زمان ریسک پروژه است.
سه موضوع که باید در هر دوره بررسی شود عبارت‌اند از:
- سربار شرکت
- زمان برنامهریزیشده
- برنامه‌ریزی‌نشده
توضیحات موارد فوق:
- سربار شرکت: زمانی است که برای مواردی مانند جلسات همگانی شرکت، پاسخ دادن ایمیل های مربوط به پروژه یا پروژه‌های گذشته و غیره صرف می‌شود. تعدادی از این فعالیت‌ها ممکن است ضروری باشند که البته در بسیاری از سازمان‌ها زمان زیادی صرف آن می‌شود.
جلسات اسکرام (برنامه‌ریزی، اسکرام روزانه و غیره) در دستۀ سربار شرکت قرار دارد.
- زمان قابل‌برنامه‌ریزی: دومین موردی است که در یک دوره قرار می‌گیرد. این زمان تماماً به تیم متعلق است. اما تیم نمی‌خواهد کل زمان باقی‌مانده در برنامه‌ی دوره‌ی خود را با زمان قابل برنامه‌ریزی پر کند. نیاز مبرمی به درنظر گرفتن زمان برنامه‌ریزی‌نشده وجود دارد و باید در برنامه‌ی زمان‌بندی‌ها، برای این زمان نیز برنامه‌ریزی کرد.
- زمان برنامه‌ریزی‌نشده به سه چیز اختصاص دارد:
- موارد اضطراری؛
- کارهایی که زمان بیشتر از آن چیزی که تیم فکر می کند نیاز دارد؛
- کارهایی که هیچ‌کس در طول جلسات برگزارشده در دوره، به آن فکر نکرده است.
سؤال کلیدی این است که باید برای هر سه عامل بالا در برنامه‌ریزی‌ها، زمان در نظر گرفت و درصدی از بودجۀ پروژه را به این زمان‌ها تخصیص داد، اما چه درصدی؟
بعد از هر دوره این موضوع که چگونه زمان برنامه‌ریزی‌نشده‌ی تیم را با زمان برنامهریزیشده تطبیق دهیم مطرح می‌شود که این کار برای یک برنامۀ کوتاه‌مدت لازم است. درنهایت حداقل و حداکثر زمان برای یک دوره تنظیم خواهد شد.
این چیزی نیست که یک تیم بتواند همیشه آن را کاملاً دریابد.
در این‌باره باید با میانگین زمانی عمل کنیم؛ به‌عبارتی تیم نیاز دارد مقداری از زمان را برای کارهای برنامه‌ریزی‌نشده به‌طور میانگین ذخیره کند. در بعضی از دوره‌ها کارهای برنامه‌ریزی‌نشده بیشتری اتفاق می‌افتد و در بعضی از دوره‌ها کارهای کمتر. هنگامی که تعداد کمتری اتفاق می‌افتد، تیم باید در کارهایش جلو بیفتد بنابراین آن‌ها برای هنگامی که کارهای برنامه‌ریزی‌نشده‌ی بیشتری اتفاق افتاده است، آماده می شوند.
هنگامی که تیمی وقفه‌ی زیادی در انجام و عبور از دوره‌های برنامه‌ریزی شده دارد چه باید کرد؟
توصیۀ قبلی برای اکثر تیم‌های چابک -برای تیم‌هایی که مقدار متوسطی وقفه در امور هر دوره دارند- به‌خوبی کار می‌کند. اما برخی تیم‌ها میزان قابل‌توجهی از کار خود را با خطا تخمین زده‌اند.
اگر شما عضو تیمی هستید که توقف اجرایی بالا در امور دارد، معمولاً چند چیز دیگر وجود دارد که معمولاً بازم است در نظر بگیرید.
اول اینکه شاید لازم باشد طول برنامۀ دوره را تنظیم کنید. یک گزینه، انتخابِ یک برنامۀ بلندمدت برای دوره است. افزایش طول دوره مزیتی دارد که باعث می‌شود میزان توقف ایجادشده، بیشتر قابل‌پیش‌بینی باشد. زیرا تغییرات از یک دوره به دوره‌ی دیگر خیلی زیاد نیست.
گزینۀ دیگر اتخاذ برنامه‌ی کوتاه‌مدت است؛ یعنی یک برنامه‌ی دوره‌ای یک‌هفته‌ای و فقط لحاظ موقعیت‌های غیرقابل‌پیش‌بینی است. تیم با این زمانِ داده‌شده کمتر قادر است به کارفرمایان اطمینان بدهد که «ما این کار را انجام خواهیم داد.». اما این گزینه معاملۀ سودمندی است.
دوم ، تیمی با وقفه‌ی بالا باید فعالیت برنامه دوره‌ای را سبک کنند. برنامه ریزی دوره سریع باید تلاش کند که زمان مواردی که تیم فکر می کند در هفته آینده انجام می دهد را بگیرد، این زمان باید بسیار کم باشد حدود ۱۵ تا ۳۰ دقیقه برای هر تیم.
برنامه ریزی دوره های سریع برای تیم هایی با توقف اجرایی بالایی دارند باید بیشتر شبیه آخرین مورد باشد. سریع ، آسان و به اندازه کافی موفق باشد.
