کسانی در تیم‌های کوچک کار کردند، حتماً با این گفته‌ی اقتصاددان بریتانیایی ارنست فریدیک شوماخر که «آنچه کوچک است زیباست» موافق باشند.
تیم‌های کوچک (متشکل از ۱۰ نفر یا کمتر)، غالباً بر مشکلات بسیار پیچیده‌ای که نیاز به اعتمادپذیری بالا دارند (باید بتوان به صحت راهکارها اعتماد کرد)، در محیط‌هایی که سرعت پیشروی اهمیت دارد کار می‌کنند. یک تیم فوق‌العاده می‌تواند پروژه‌های فوق‌العاده‌ای را تحویل بدهد.
اما ممکن است اصلاً هیچ‌چیز مطابق انتظار پیش نرود!
تیم‌های کوچک نیز چالش‌های خودشان را دارند. اکثر مشکلات تیم‌های کوچک مشابه مشکلات تیم‌های دیگر است: اختلاف‌نظرها، تصادم شخصیت‌ها، اولویت‌بندی‌های ناواضح؛ اما چالش‌های دیگری هستند که مختص تیم‌های کوچک‌تر است.
در ادامه ۵ مشکل رایج تیم‌های کوچک در حین کار و چگونگی حل آن مطرح می‌شود. (اگر زودتر دست‌به‌کار شوید، شاید از برخی از آن‌ها بتوانید اجتناب کنید!)
- عادی شدن خدماتِ هم‌تیمی‌ها
وقتی برای مدتی در یک تیم کوچک کار می‌کنید، معمولاً همه‌چیز را بیش‌ازحد عادی می‌بینید زیرا می‌دانید می‌توانید از سپاسگزاری از افراد شانه خالی کنید. همیشه کسی هست که قهوه می‌گیرد، کسی هست که در مورد ورزش‌ها صحبت می‌کند و کسی که همیشه شکایت دارد؛ مثل یک خانواده، نقش و الگوهای خود را می‌سازید.
اما همان‌طور که گاهی در خانواده‌ها شاهد هستیم، در آخر خدمات یکدیگر برای شما عادی می‌شود.
عادی شدن ارزش یکدیگر بدین معنا است که وقتی کسی به شما کمک می‌کند یا کار فوق‌العاده‌ای در یک پروژه انجام می‌دهد، تحسین نمی‌کنید یا رضایت خود را نشان نمی‌دهید. رفتارها و خدمات افراد بعد از مدتی هنجار می‌شوند: شخصی هست که همیشه زمان مقرر تحویل را رعایت می‌کند، کسی هست که تغییرات برنامه زمانی را وقتی اتفاق ثانویه‌ای رخ می‌دهد گوشزد می‌کند، شخصی هست که وقتی ویژگی‌های اضافی افزوده می‌شود، تنظیمات را انجام بدهد. چه به خاطر اینکه عادی شده، چه اینکه سرمان شلوغ است، معمولاً توقف برای گفتن یک «متشکرم» یا «چه‌کار خوبی کردی» فراموش می‌شود. همه دوست دارند احساس اهمیت کنند؛ چه حسی دارید وقتی یک هم‌تیمی از کاری که انجام دادید تقدیر کند؟
برای حل این مشکل: همیشه به آسانی کاری که کسی برای یک تیم می‌کند دست کم گرفته می‌شود، خصوصاً اگر می‌بینید که همیشه بعد از یک روز کاری، نمره بیستِ خود را ارائه می‌کنند. گاهی در برنامه زمانی وقتی را برای ملاقات تیم مقرر کنید و موفقیت‌های خود را بررسی کنید- موفقیت‌هایی که چه فردی یا چه جمعی حاصل شده‌اند. به‌علاوه در برنامه پروژه‌ی خود زمانی را برای جشن کوچکی در پایان پروژه در نظر بگیرید. جشن پایان پروژه راهی آسان و زیبا برای تشکر ازهم برای تلاش‌های مربوط به پروژه است و فراموش نکنید که کلمات مهربانی را در صحبت باهم به کار ببرید، فقط چند ثانیه وقت می‌گیرد.
- تصادم شخصیت‌ها
در یک تیم بزرگ معمولاً می‌توان از افراد آزاردهنده ،که همیشه وقتی واقعاً مشغولید نصیحت کردنشان می‌گیرد، اجتناب کنید. اما در یک تیم کوچک نمی‌توانید از تصادم‌های شخصیتی یا سبک‌های کاری اجتناب کنید زیرا افراد همیشه حضور دارند.
تفاوت‌ها بیشتر به چشم می‌آیند زیرا افراد کمتری هستند که وجودشان مانع دیدن یک فرد بی‌ادب یا پرسروصدا می‌شود. تصادم سبک‌های کاری ممکن است فضای خصمانه‌ای را در کار ایجاد کند؛ ممکن است هر کسی برای انجام یک وظیفه به شیوه مخصوص خود اصرار کند، حتی اگر بهترین راه برای تیم نباشد.
حل این مشکل: بهترین راه برای اجتناب از تصادم‌های سبک‌های کاری و شخصیت‌ها دقت کامل در استخدام افراد است؛ واقعاً دقیق. اگر می‌توانید، افراد دیگر تیم را در روند استخدام دخیل کنید و علاوه بر مهارت‌هایشان، هم‌خوانی فرهنگی آن‌ها را نیز در نظر بگیرید. روش کارساز دیگر معلوم بودن روند هر کار، خصوصاً در وظایف مشترک با مدیریت پروژه است تا فقط یک راه برای انجام آن کار باشد؛ این‌گونه با ایجاد استانداردهای مشترک در بسیاری از موارد تصادم ایجاد نمی‌شود.
- دشواری جایگزینی افراد
وقتی تیم شما فقط متشکل از چند نفر است، از دست دادن یک فرد می‌تواند به انهدام بزرگی بینجامد. همکاری که غایب است، چه این غیبت یک روز یا یک هفته باشد (به دلایلی مثل آموزش دیدن، تعطیلات، بیماری) یا به دلیل ترک کردن شرکت باشد، حفره بزرگی را در تیم باقی می‌گذارد.
در تیم‌های کوچک، معمولاً هرکسی کار بیشتری را به عهده می‌گیرد یا هر فردی در یک زمینه تخصص دارد. به همین دلیل وقتی شخصی می‌رود، شما دانش، تسلط او به پروژه‌ها و نقشی را که به‌طور عملی و اجتماعی در تیم بازی می‌کند، از دست می‌دهید.
حل این مشکل: با سیستم‌ها، فرایندها و ابزار، ذخیره دانش سازمانی و اطلاعات پروژه آسان‌تر می‌شود. همه‌چیز را مستند کنید تا اگر شخصی از تیم به هر دلیلی خارج شد، بیشتر دانش او را به‌طور نظامند در ابزار مدیریت پروژه خود سازمان‌دهی کرده‌اید.
- مشارکت افراطی در امور
حتماً تعجب کردید، مشارکت در امور که یک مزیت است! خصوصاً اگر با روش‌های ناب (Lean) یا چابک (Agile) کار می‌کنید، در پروژه‌ها معمولاً پیش‌قدمی برای گرفتن مسئولیت‌ها و انجام کار لازم برای تکمیل آن‌ها مطرح می‌شود.
اما وقتی هرکسی از هر چیزی انتقاد دارد مشکلی هست، مثال آن وقتی است که دو نفر جداگانه با یک مشتری تماس می‌گیرند تا سؤالی بپرسند یا جلسه‌ای را برگزار کنند. هرچند پیش‌قدمی عالی است، مشارکت در بارکار بدون هماهنگی در مورد اینکه چه کسی آن را انجام می‌دهد، مشکل ایجاد می‌کند.
برعکس آن نیز مشکل‌ساز است؛ مثلاً هرکسی فکر می‌کند که دیگری قرار جلسه را تنظیم کرده، یا هم‌تیمی دیگری با مشتری تماس گرفته درحالی‌که هیچ‌کسی این کار را نکرده است. در تیم‌های کوچک وقتی از تیم انتظار دارید که خود را مدیریت کند، خطر نادیده گرفتن وظایف بیشتر است.
برای حل مشکل: خطوط ارتباطی را مشخص کنید. سازمان‌دهی مسئولیت‌های کاری واقعاً مشکل است. با نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌توان همه افراد را در سطح ارتباطی یکسانی قرار داد؛ تغییر در تعیین مسئولیت‌ها نیز آسان می‌شود، بنابراین اگر وظیفه‌ای باید انجام شود که جزء روال کار شما است، می‌توان آن وظیفه را در تیم دست‌به‌دست کنید. فکر نکنید چون فقط یک تیم کوچک هستید نیاز به ابزار مدیریت کار ندارید!
- کار مضاعف، زمان ناکافی
تیم‌های کوچک برای انجام کارها مجبورند تقلا کنند. شاید بارها و بارها شاهد این تقلاها در تیم خود یا تیم دیگران بوده‌اید. با منابع محدود هماهنگی تمام کارها بسیار دشوار است. به‌علاوه تیم‌های کوچک معمولاً از افراد بسیار متعهد و باانگیزه تشکیل شده که همه قصد عرضه بهترین خدمات یا محصولات را به مشتریان دارند.
اما وسواس در کار مضاعف مثل یک راهکار بیهوده است؛ یعنی علاوه بر کاری که باید در یک روز انجام شود، باید زمان زیادی برای تحقیق در مورد گزینه‌های فنی جدید و مانند آن صرف کنید.
برای حل این مشکل: برای هر پروژه دوباره چرخ را اختراع نکنید! از الگوهای آماده برای برنامه‌های زمانی و مستندسازی استفاده کنید. روال‌ِ کارهای خود را تا حد امکان ساماندهی کنید تا نیازی به تفکر در مورد آن‌ها نباشد و برای بالاترین حد یکپارچه‌سازی پروژه از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت کیفیت پروژه استفاده کنید.
وقتی افراد با هدف همکاری گرد هم می‌آیند، مشکلات کوچک گریزناپذیرند. اما امروزه می‌توانیم از ابزار و روندهای متنوعی استفاده کنیم و با دانشی پربار آماده جهش شویم؛ همیشه راهی برای برنامه‌ریزی در مورد مشکلات رایج و جهت‌دهی راهکارهای آن‌ها وجود دارد.
اگر نیاز به مطالعۀ بیشتری دربارۀ «مدیریت تیمی» دارید با پیوندهای زیر می‌توانید مطالب مرتبط را در خط دید نرم‌افزار مطالعه کنید:
پنج ویژگی که تمام تیم‌های موفق به اشتراک می‌گذارند
