بسیاری از مدیران پروژه گزارشدهی پروژه را بیش از یک کار روتین و کلیشهای نمیبینند. میدانند که نیاز دارند گزارش تهیه کنند. میدانند باید مشتریان و ذینفعان را دربارۀ هزینه، تأخیرها، پیشروی و مشکلات پیش رو پروژه مطلع کنند. بنابراین در آخر هر هفته، ماه یا فاز پروژه باید یک گزارش پروژه بنویسند، شاید با چند گراف و یا یک نمودار گانتی که نشان میدهد «اکنون کجا هستیم».
مشکل اینجاست که تهیه گزارش پروژه غالباً یک روش کمارزش و بیثمر فرض میشود. بسیاری از مدیران پروژه حداقلِ اطلاعات را با ذینفعان بهاشتراک میگذارند تا فرایند بهسرعت پیش برود. کسانی که برای تهیۀ گزارشهای پرجزئیات پروژه وقت صرف میکنند، وقتی میبینند که ذینفعان فقط یک نگاه سرسری به آن میاندازد یا آن را عمیقاً نمیخوانند، دلسرد میشوند. حس میکنند که فقطوفقط وقتشان را تلف کردهاند.
بااینحال تهیه گزارش پروژه چیزی نیست که بتوان نسبتبه آن کمتوجه بود. دلایلش شاید ظاهراً بهچشم نیاید. بنابراین وقتی هنگام نوشتنِ گزارشهای پیشروی پروژۀ خود وحشتزده شدید، به خودتان یادآوری کنید که خواهان سه منفعت زیر هستید.
سه منفعت پنهان تهیۀ گزارش پروژه
وقتی گزارشهای پروژه بهدرستی تنظیم شوند، ارزششان بیش از یک دسته اطلاعات است. درواقع برای سازمان ارزش فوقالعادهای دارند؛ از شما دربرابر ادعاهای ناعادلانۀ ذینفعان محافظت میکند. به سه دلیل مهم، تهیۀ گزارش ضرورت دارد:
۱ بازنگهداشتن کانالهای ارتباطی
یک گزارش پروژه فقط دربارۀ خود سند نیست. راهی است برای حفظ پیشروی ارتباطات با ذینفعان. با کار سادهای چون فرستادن یک گزارش، پیشروی مکالمات آغاز میشود. غالباً مشتریان عقب میکشند؛ و شما میمانید و پروژهای که باید تکمیل شود. این درواقع بد نیست؛ اما اینکه مکالمات ادامه داشته باشند مهم است، زیرا مشتری میتواند بداند چه اتفاقی میافتد و اگر ناگهان درخواست تغییری داشت، یا حس کرد که به جهت اشتباهی میرود، این مشکل را میتوان حل کرد.
میتوان ذینفعان را، که کمتر به پروژه نزدیک هستند، با فرستادن یک گزارش پروژه در ارتباط با آنچه درحال وقوع است قرار داد. و مجدداً اگر سؤال یا نظری داشتند، با گزارش پروژه میتوانید به نظرات و نگرانیهای آنها واکنش مناسبی نشان بدهید.
نکتۀ کلیدی: گزارش را به دیدِ سندی نبینید که مجبورید تکمیلش کنید. نکات مهم و موارد موردعلاقه را لحاظ کنید. با تهیۀ یک گزارش برای ذینفع به مشتریان کمک میکنید که بفهمند پیشروی کار چگونه است. بهعلاوه امکان ارائۀ پیشنهاد یا درخواست تغییر در کار را مییابند.
۲ گزارشهای پروژه از شما حفاظت میکند
همه با مشتریانی که عین کابوس میمانند کار کردهایم! این نوع مشتریها را میشناسید:
- مشتریای که دائماً تأخیر دارد و انتظار دارد که زمانهای تحویل حتماً رعایت شوند.
- مشتریای در سازماندهی بسیار ناتوان است و دربارۀ کار موردنظر شفاف نیست؛ اما مسئولیت طرف خودش را بهعهده نمیگیرد.
- مشتریای که شما را برای تأخیرها سرزنش میکند و تهدید به اقدام قانونی میکند؛ درحالیکه خودش مسبب تأخیر بوده است.
در این موارد، گزارشهای پیشرفت اهمیت دارند. داشتن یک سند دائمی که چه انجام دادهاید به این معناست که خود را دربرابر هر ادعای مشتری حفاظت میکنید. تأکیدِ گزارشهای دائمی پیشروی کار باید بر همبستگیها باشد و شاخصهایی که مشتری ازطریق آنها میتواند کار را پیگری کند، بهوضوح لحاظ شوند. اگر شما همیشه نشان بدهید که طرف تعهد خود را رعایت میکنید، کاری برای روبهرویی با شما ندارند.
نکتۀ اصلی: پیگیرانه، گزارشهای شفاف و دقیق فراهم کنید که نشان میدهد پول کجا و برای چه و چرا صرف شده است. اگر فقط چند اعلام اصلی موجود باشد یا نیازمندیهای مشتری ادامه بیابد، راه خوبی است که آن را در ابتدای سند قرار بدهید تا امکان نادیده گرفتن شدنش را پایین بیاورید. برای امنیت بیشتر، باید بعد از خروج از هر مرحلۀ پروژه از مشتری امضای تأیید بگیرید. بهاینترتیب آنها هم خوشحال خواهند بود که بعد از آن چه پیشنهاد خواهید داد.
۳ تجربۀ کاربری بهتری برای مشتریان خود فراهم کنید
بسیاری از صنایع معمولاً میفهمند که تجربۀ مشتری فراتر از خدمات رودررو و مستقیم با مشتری در خردهفروشیها و یا مراکز تغذیه و مانند آن است. کسبوکارها، روزبهروز بیشتر به تجربۀ مشتری تأمل میکنند: از قبل از زمان صحبتشان با مشتری، درحین کار و حتی بعد از تکمیل آن.
حرفهای بودن، معتمد بودن و شفاف بودن به مشتریها کمک میکند که به نمانامتان (برندتان) اعتماد کنند. و به این ترتیب گزارشهای پروژه بخش مهمی از تجربۀ کلی مشتری است.
اگر گزارشهای مداوم پروژه شفاف و فراگیر باشند، بهطور حرفهای ارائه شده باشند و بهآسانی درک شوند، به شما ازلحاظ حرفهتان اعتمادبهنفس میدهد. این دستاورد باارزشی است، درعینحال کمّی کردن آن دشوار است، با این گزارشها مشتری شما را نه یک فروشندۀ ساده، بلکه یک شریک قابلاعتماد میبیند، که همین کلید اصلیِ حفظ یک رابطۀ قدرتمند است.
نکتۀکلیدی: هرچند لازم نیست که گزارش شما یک قطعۀ هنری باشد، مهم است که گزارشهای شما طرح و سبک مختص خود را داشته باشد. از نمودارها و گرافهای خوانا بهجای صفحهگستردههای غیرقابلدرک استفاده کنید. دادههای کلیدی و شایستۀ تأکید را مشخص کنید و پیامهای کلیدی را در بالای گزارش خود قرار بدهید تا مشتریها بتوانند اطلاعات مهم را حینِ مطالعۀ آن دریابند.
تهیۀ گزارش پروژه یک امر روتین و کلیشهای نیست
برای بسیاری از PMOها و مدیران منابع انسانی، تهیه گزارش پروژه یک فعالیت ضروری است، که به نظرشان ارزشی ندارد. گزارش تهیه میکنیم، زیرا از ما انتظار این کار میرود، چرا که یک هنجار است. میدانیم که گزارش را برای مطلع نگه داشتن ذینفعان و مشتریها تهیه میکنیم؛ بااینحال چیزی است که هیچکسی از آن لذت نمیبرد، و کمترین انرژی را صرف آن میکنند.
بااینحال با تغییر نگرشمان به گزارشها، متوجه ارزش انکارنشدنی و حرفهای گزارشهای پیشروی میشویم. خطوط ارتباطات را با مشتریها بازنگه میداریم تا مشکلات قبل از وقوعشان حل شوند. وقتی که مشتری درخواست تأخیر در پیشروی دارد یا شما را تهدید میکند، تهیۀ گزارش از شما حفاظت میکند. گزارش دادن باعث میشود که مشتریها شما را شخصی قابلاتکا و حرفهای بدانند.
با تهیۀ گزارشهای فوقالعاده، کاری روتین و کلیشهای نمیکنید بلکه حرفۀ مدیریت پروژه خود را به سطح بالاتری نائل میکنید.
در خط دید بخوانید:
