5 اشتباه بزرگ مدیران تازه‌کار پروژه
مدیریت پروژه حرفه‌ای نیست که بتوان بدون سختی از آن کسب درآمد کرد. رخدادهای زیاد و آدم‌های فراوانی در گوشه‌وکنار هستند که باید درنظرشان گرفت. جای تعجب ندارد که مدیران تازه‌کار پروژه اشتباه‌های زیادی را مرتکب می‌شوند. بااین‌حال اگر از اشتباهی که یک‌بار مرتکب شدید بیاموزید، الزاماً این اشتباه‌ها حرفۀ مدیریت پروژۀ شما را به نفس‌های آخرش نمی‌رساند. درادامه پنج اشتباه بزرگ مدیران تازه‌کار پروژه را بررسی می‌کنیم و برای هرکدام راهکاری مطرح می‌کنیم.
1 گستردگی بیش‌ازحد محدوده
مسئول یک پروژۀ بزرگ بودن بسیار هیجان‌آور است؛ حس اهمیت و شهرت به‌همراه می‌آورد. البته عیبش این است همیشه تازه‌کارها لقمۀ بزرگ‌تر از دهنشان برمی‌دارند. با اشتیاق و شتاب‌زدگی می‌خواهند خودشان را اثبات کنند اما ناگزیر شکست می‌خورند.
محدودۀ پروژه نشانگر اقلام تحویلی و اهدافی است که تا آخر پروژه باید به آن دست یافت. در بسیاری از موارد، مدیران تازه‌کار پروژه می‌نشینند و مشخصات پروژه را در ذهن حساب می‌کنند و ازدیاد احتمالی مشخصات را، که از ویژگی‌های پروژه‌های بزرگ است، درنظر نمی‌گیرند. اما خیلی زود، پیچ‌وخم‌های پروژه از کنترلشان خارج می‌شود.
برای اجتناب از این مشکل، باید از ابعاد یک پروژۀ بزرگ کاست. کوچک‌ترین اهداف دسترس‌پذیر را شناسایی کنید و مدیریت خود را به آن اهداف محدود کنید. اهدافتان را با جدیت پیگیری کنید. از نه گفتن به درخواست‌های رئیس یا مشتری‌تان نترسید، خصوصاً به درخواست‌هایی که خارج از محدودۀ پروژه هستند.
ممکن است ترسناک باشد اما درنهایت تقسیم پروژه به تکه‌های مدیریت‌پذیر و پایبندی به این اهداف است که موفقیت پروژه را تضمین می‌کند. فراموش نکنید که نقش ما مدیریت یک پروژه است؛ باید مطمئن شویم که حتماً پروژه به‌موفقیت می‌رسد.
2 تعیین موعدهای تحویلِ زودهنگام
اشتباه دیگر تازه‌کارها متعهد شدن به یک موعد تحویل زودهنگام، بدون درنظرگرفتن زمان کمکی برای تأخیرهای غیرمنتظره است.
گاهی تکمیل پروژه در دورۀ موردنظر غیرممکن است، اما درنظرِ مدیر، همه‌چیز و همه‌کس طبق انتظار پیشروی می‌کند. بااین‌حال به‌ندرت همه‌چیز طبق انتظار پیش می‌رود؛ خصوصاً وقتی در یک دورۀ معین، افراد بسیاری در پروژه دخیل‌اند. احتمالش زیاد است که یک کارپرداز یا یک کارفرما نتواند طبق زمان‌بندی عمل کند و موجب اثر دومینویی شود. در تعیین موعدهای تحویل، یک زمان اضافی درنظر بگیرید تا بتوانید پروژه‌تان را به‌موقع تحویل بدهید و از استرس‌های وحشت‌آور عقب‌افتادن از زمان‌بندی مصمون بمانید. فکر می‌کنید پروژه یک ماه طول بکشد؟ محض‌احتیاط یک هفتۀ اضافی درنظر بگیرید. مدت‌ها را درست تخمین بزنید، تا در درازمدت رئیس یا مشتری‌تان تحت تأثیرِ به‌موقع بودن زمان‌بندی شما قرار بگیرند.
3 «منِ» زیاد «ما»ی کم
هیچ‌کس- چه زن چه مرد- یک جزیره نیست، خصوصاً در مدیریت پروژه. به‌عنوان یک مدیر تازه‌کار پروژه شاید فراموش کنید که چقدر دیگران از شیوۀ مدیریت شما تأثیر می‌پذیرند. جدایی از اعضای تیم، باید ذی‌نفعان را نیز درنظر بگیرید. در بسیاری از موارد، هدف پروژه‌ها برآوردنِ انتظارات بخصوص ذی‌نفعان است؛ بنابراین انتظارات ذی‌نفعان بخش جدایی‌ناپذیری از برنامه‌ریزی و مدیریت شماست.
اگر ندانید که ذی‌نفعان شما چه انتظاری دارند، یا بدتر، ذی‌نفعان شما که هستند، به سرازیری و بدبختی می‌شتابید. گاهی یا به اهدافی دست می‌یابید که موردعلاقۀ ذی‌نفعان نیستند یا اهدافی تعیین می‌کنید که خلاف انتظارات آن‌هاست.
تمام اشخاص مربوطه را، که مستقیم یا غیرمستقیم در پروژۀ شما سرمایه‌گذاری کرده‌اند، شناسایی کنید. اهدافتان را برای برآورد انتظاراتشان تنظیم کنید. از اول کار با آن‌ها مشاوره کنید. برای مطلع نگه داشتن آن‌ها، به‌روزرسانی‌های وضعیت را نمایش بدهید. شاید نتوانید تمام ذی‌نفعانتان را به یک‌میزان راضی نگه دارید، اما حداقل می‌توانید کمبود مراجع آینده را شناسایی کنید.
4 هدایت ناکافی
بسیاری از مدیران تازه‌کار پروژه به این دلیل در اهدافشان شکست می‌خورند که استاندارد کیفی تعیین نمی‌کنند. برای متجلی کردن ایده‌ها به یک نقطۀ شروع لازم است. با یک نقطۀ شروع می‌توانید به اهدافتان دست بیابید. اگر ندانید کجا هستید، نیاز ندارید بدانید که کجا می‌روید.
برای اینکه راه را گم نکنید، نیازمندی‌های پروژه را تعیین کنید و همیشه دربرابر تیم قرار بدهید. هنگام گزارش وضعیت پروژه، به این نیازمندی‌ها ارجاع بدهید. بحث کنید که آیا جهتتان هنوز در مسیر درستی است.
5 مدیریت ناکافی ریسک
ممکن است در پروژه هر کاری اشتباه پیش برود، صرف‌نظر از اینکه چقدر با دقت برنامه‌ریزی کرده باشید.
مدیران تازه‌کار پروژه غالباً مشکلات و موانع بالقوۀ مسیر را عمیقاً به‌بحث می‌گذارند. چرا؟ شاید به این دلیل که از بدبیاری در پروژه می‌ترسند. علتش هرچه باشد نداشتن یک برنامۀ (ب) برای روز مبادا می‌تواند هزینۀ زمانی و مالی بسیاری داشته باشد؛ می‌تواند جداً بر موفقیت پروژه اثرگذار باشد.
یک مثقال پیشگیری به یک کیلو درمان می‌ارزد. تمام سناریوهای ممکن را با اعضای تیمتان بررسی کنید. برای هر ناسازگاریِ احتمالی برنامه‌ای درنظر بگیرید. برای پیشگیری از هرکدام، یک عضو از تیم را تعیین کنید. برنامه‌ها باید ساده و انعطاف‌پذیر باشند تا بتوانید خودتان را با شرایط بخصوص احتمالی تطبیق بدهید. با یک برنامۀ مدیریت ریسکِ پر از جزئیات، بی‌شک مطمئن‌‌تر می‌توانید هر موقیعتی را مدیریت کنید.
نکتۀ اصلی:
مدیریت پروژه، آن‌قدر که آسان به‌نظر می‌رسد، آسان نیست. حتی ممکن است مدیران پروژۀ باتجربه نیز با مشکل مواجه شوند، زیرا عوامل بسیاری تعیین‌کنندۀ خروجی هستند. بعید نیست که مدیران تازه‌کار پروژه مرتکب چند اشتباه بزرگ بشوند. به‌هرحال باید از اشتباهاتمان بیاموزیم تا از رخداد دوبارۀ آن‌ها جلوگیری کنیم. به‌نظر شما مدیران تازه‌کار پروژه چه اشتباهات دیگری مرتکب می‌شوند؟ نظرات خود را با ما در بخش دیدگاه‌ها درمیان بگذارید.
مقالۀ مرتبط:
۸ اشتباه رایج مدیران ارشد فناوری اطلاعات از دید مدیران برتر؛ چگونه از این اشتباهات اجتناب کنیم؟
